De uitrol van de digitale werkplek voor Stichting Cedergroep
Tijdens de zomerperiode van 2021 is Stichting Cedergroep overgestapt van hun oude IT omgeving naar hun nieuwe digitale werkplek, Workspace 365. Wij spraken met Jorrit Groenevelt, Teamleider ICT & financiën, over hun ervaring met de keuze voor een digitale werkplek voor educatie en de uitrol hiervan.
Met vijf locaties geeft Stichting Cedergroep onderwijs aan bijna zesduizend leerlingen en worden zij ondersteund door ongeveer 850 medewerkers. Het creëren van verbinding en uniformiteit tussen deze verschillende scholen is daarom een rode draad in de zoektocht voor de digitale werkplek voor ruim 6.800 gebruikers.
De start van de zoektocht: uniformiteit onder verschillende scholen
Vorig jaar startte Stichting Cedergroep de zoektocht naar een digitale werkplek, met als grootste drijfveer: uniformiteit creëren onder de verschillende locaties. Doordat de stichting uit verschillende scholen bestaat is het van belang dat deze op dezelfde eenvoudige wijze kunnen werken. Maar welk systeem of product werkt het beste voor verschillende scholen?
Na het vergelijken van verschillende aanbieders en producten kozen zij voor een trial van Workspace 365. Workspace 365 trok de aandacht als product door het gemak in beheer en de mogelijkheid tot verschillende integraties. Ook Single Sign-On speelde hier een grote rol in.
Voor de Cedergroep is het van belang dat medewerkers en studenten zo eenvoudig mogelijk kunnen werken. Ze moeten in één oogopslag alles kunnen zien op een centrale plek en hier slechts één keer voor inloggen.
“We willen het liefst dat je op een portaal binnenkomt en niet meerdere keren hoeft in te loggen”, aldus Jorrit Groenevelt.
Zelf aan de knoppen kunnen zitten
De uiteindelijke doorslag kwam doordat de werkplek dynamisch en overzichtelijk genoeg is voor Cedergroep. Andere aanbieders leverden een SharePoint omgeving, waarbij zij plug-ins gebruikten en alles kant-en-klaar opleverden. Dit was niet de dynamische oplossing waar de Cedergroep naar op zoek was.
Met Workspace 365 zijn zij in staat om ook zelf aan de knoppen te zitten en aanpassingen door te voeren. Deze mogelijkheid maakt de digitale werkplek nog aantrekkelijker voor organisaties die zelf over deze technische kennis beschikken.
Daarnaast is het voor gebruikers met weinig tot geen technische kennis, dankzij grote gebruiksgemak, mogelijk om hun eigen werkplek gemakkelijk te personaliseren.
Digitale vaardigheid van studenten en medewerkers
Niet alleen gemak in beheer, maar ook gebruiksgemak is voor de Cedergroep erg belangrijk. In een scholengemeenschap heb je te maken met verschillende gebruikersgroepen. Zij beschikken niet allemaal over dezelfde digitale vaardigheid.
Wanneer de Cedergroep begon over SharePoint en OneDrive, wisten medewerkers al niet waar zij dit terug konden vinden. En eenmaal gevonden, hoe ga je verder waar je gebleven was? Dankzij het document management systeem van Workspace 365 worden alle documenten samen gebracht van OneDrive, SharePoint en bijvoorbeeld de netwerkschijf. Hierdoor maakt het voor de gebruiker niet uit waar de documenten zich bevinden, om ze eenvoudig terug te vinden.
Met het document management systeem is het voor de gebruikers ook nog eens gemakkelijk om documenten intern te delen en in documenten samen te werken.
De uitrol op verschillende locaties
De Cedergroep is allereerst begonnen met de uitrol onder een kleine groep. Er werd een demo-omgeving klaargezet waar de werkplek werd getest, om te kijken hoe deze werd ontvangen. Vervolgens is er een werkgroep samengesteld waarmee de werkplek per school is uitgerold.
De reacties bij de scholen waren zeer positief.
“Met name de laatste vestigingen zeiden alleen maar: dit hadden we al een jaar eerder moeten hebben.” – Jorrit Groenevelt.
Eenvoudig aan te passen
Door het inzetten van een testgroep bleek al snel dat sommige processen niet handig waren. Jorrit: “Het is prettig dat je eenvoudig dingen kan aanpassen. Werkt iets niet zoals je het in eerste instantie voor ogen had, dan pas je dit aan”. Zo heeft Cedergroep dit vanuit de kleine testgroep steeds groter uitgerold.
Daarnaast heb je te maken met verschillende scholen. Na het succesvol uitrollen van de digitale werkplek, is ervoor gekozen dezelfde aanpak door te zetten naar de andere scholen. Daarbij werd duidelijk gecommuniceerd dat er per locatie de mogelijkheid was om dingen aan te passen.
English
