Drie vormen van content in de digitale werkplek

Wanneer je een digitale werkplek of intranet oplossing inricht, zijn er verschillende vormen van content waar je rekening mee moet houden. In deze blog lichten we kort de diverse vormen toe en behandelen we hoe je deze kunt gebruiken binnen Workspace 365 om het werk van mensen eenvoudiger te maken.  

User-, automated– en managed content 

Bij bedrijven zijn er drie vormen van content die belangrijk zijn om te delen binnen de organisatie, specifieke teams of wellicht zelfs met specifieke individuen. Als je gekozen hebt voor een moderne oplossing, zoals Workspace 365, dan heb je de mogelijkheid om op basis van de rollen van personen de informatie, documenten en applicaties te tonen. Hiermee bespaar je mensen tijd en irritaties, doordat je alleen relevante content toont. Dit zorgt voor een hogere adoptie van jouw digitale werkplek of intranet oplossing. Sommige content in de werkplek is mixed content, waarbij het deels managed of door de user aangemaakt is, maar het automatisch vertoond wordt in de werkplek, zoals bijvoorbeeld afspraken in de Agenda. 

User–generated content 

Binnen de digitale werkplek is het mogelijk om mensen in staat te stellen om zelf content te delen. Hiervoor zijn diverse opties qua inrichting. De meest effectieve en moderne vorm is het integreren van een sociaal platform, zoals Yammer, waarin mensen eenvoudig posts kunnen plaatsen. Het voordeel van deze methode is dat de meeste mensen hier zonder training gebruik van maken omdat het eruit ziet als social media, zoals Facebook, waar zij al mee bekend zijn. Binnen de social feed zijn zij in staat om blogs, video’s, polls, vragen en updates te plaatsen, maar kunnen zij ook direct reageren op anderen. Een andere mogelijkheid is om een content managementsysteem (CMS) te koppelen aan Workspace 365 middels RSS of iFrames (hiervoor kun je bijvoorbeeld SharePoint of WordPress inzetten) zodat mensen zelf blogs kunnen publiceren.  

Een andere vorm die wij steeds meer zien bij klanten, is het toepassen van Microsoft Teams. Deze methode sluit vooral aan op de jongere medewerkers die gewend zijn aan chat tools. Door teams in te richten en deze te plaatsen als koppeling op de werkplek, stel je mensen in staat om snel te overleggen. Hierdoor verminder je de noodzaak voor vergaderingen en hebben mensen nog sneller antwoord op hun vragen. 

Managed content 

De laatstgenoemde vorm van user-generated content, is tevens een manier om managed content aan te bieden. Deze informatie wordt door de organisatie (bijvoorbeeld de communicatieafdeling) geplaatst. Zo kan een communicatiemedewerker blogs uit SharePoint of een andere CMS, maar ook video’s, podcasts en andere content met een paar klikken integreren binnen de werkplek.  

Binnen Workspace 365 integreren we middels RSS-feeds en iFrames, waardoor een organisatie een brede keuze heeft uit media-instrumenten en platforms. Het belangrijkste om te onthouden is dat Workspace 365 gebruik maakt van Azure voor de authenticatie van een werkplekgebruiker. Met andere woorden: als je wilt dat content alleen zichtbaar is voor mensen binnen de organisatie, is het belangrijk dat de plaats waar de content gepubliceerd wordt ook authenticeert met Azure, zodat we de informatie kunnen ophalen.  

Automated content

Er wordt de laatste tijd veel geschreven over Artificial Intelligence. Een sterke ontwikkeling die veel organisaties kan helpen, maar de meeste organisaties kunnen al eerder een sprong maken door gebruik te maken van Automated Content. Dit houdt in dat de digitale werkplek (of het sociaal intranet) informatie ophaalt die relevant is voor een specifieke werkplekgebruiker of groep.  

Hiermee kun je mensen dagelijks helpen door data te tonen die voor hen van belang is. Naast het tonen van statistieken als omzetcijfers, groeidoelstellingen, KPI’s die vastgelegd zijn in tools (zoals Power BI of Tableau), is het ook mogelijk om andere data op te halen uit applicaties van derden. Recentelijk hebben wij bijvoorbeeld een koppeling gemaakt om Support Tickets te tonen binnen de werkplek. Zo hoeven mensen die een hulpvraag hebben aan hun IT-afdeling niet meer in te loggen op aparte systemen om te zien wat de status van hun vraag is, maar krijgen zij deze informatie automatisch te zien in hun werkplek. Daarnaast stellen we mensen in staat om ook acties uit te voeren vanuit de werkplek, welke dan ook automatisch verwerkt worden in andere systemen, zoals bijvoorbeeld het aanmaken van een support ticket of aanvragen van verlof. 

Applicaties

Een van de functies van een digitale werkplek is dat het een compleet startpunt biedt. Hierin hebben mensen naast inzicht in organisatienieuws, social feeds, documenten en hun agenda ook toegang tot al hun applicaties. Met Workspace 365 hebben wij ons gespecialiseerd in het uitrollen van deze applicaties – zo maakt het voor een medewerker niet uit of het een lokale, web, of hosted applicatie is. Een medewerker logt in op de werkplek (eventueel met Multi-Factor Authenticatie) en kan vervolgens in één klik, zonder extra inlog, alle applicaties openen. Bij een goede inrichting zien medewerkers alleen die applicaties waar zij recht op hebben en worden ze beschermd wanneer zij bijvoorbeeld buiten het bedrijfsnetwerk of op een apparaat werken dat niet ondersteund is. 

Documenten

Hoe prettig is het als je zonder moeite een document vindt? In de digitale werkplek worden alle documentoplossingen samengebracht. Hierdoor heb je snel inzicht in je recent bewerkte of favoriete documenten. Hoewel veel organisaties onderzoeken hoe ze van de fileserver (Z-schijf) over kunnen naar Office 365, is het nog niet voor iedere applicatie of medewerker geschikt. Om die reden kun je zowel documenten van Microsoft SharePoint, OneDrive en je fileserver openen vanuit de Workspace 365 documenten app.  

Inrichten van de digitale werkplek

Voordat je start met de inrichting of migratie naar de digitale werkplek, is het belangrijk om vragen te stellen in de organisatie. Door deze vragen te beantwoorden, kom je er snel achter of de focus vooral ligt op applicaties, informatie, sociale feeds of automated content. Denk aan vragen als: 

• Willen we het aantal benodigde inlogmomenten terugdringen? 
• Willen we samenwerken in documenten en deze centraal beschikbaar stellen? 
• Willen we de informatiestroom naar medewerkers verbeteren? 
• Willen we werkprocessen vereenvoudigen, zoals verlofaanvragen of kilometerregistraties? 

In een eerdere blog schreven we over de adoptie van de digitale werkplek. Het is goed om deze te lezen voordat je als organisatie start met het inrichten van de digitale werkplek. 

Topfuncties exclusief maken

Om de adoptie van een digitale werkplek of intranetoplossing te stimuleren, kun je exclusieve functies maken. Zorg ervoor dat je bijvoorbeeld alleen via de werkplek verlofaanvragen kunt indienen, salarisstroken kunt opzoeken, kilometers kunt registreren of de favoriete applicaties kunt openen. Zo zorg je ervoor dat deze functies veilig beschikbaar zijn, op ieder apparaat en dat mensen de digitale werkplek ontdekken. De digitale werkplek, of een intranet, is namelijk niet alleen plek waar je organisatie nieuws deelt, maar voornamelijk een middel om mensen te helpen makkelijker en productiever te werken.  

De vijf meest gebruikte topfuncties

Bij sommige organisaties is de eerste discussie rondom een intranet over de look en feel. Alhoewel dit een belangrijk deel is, raad ik aan eerst te focussen op de inhoud. Zoals zojuist beschreven zijn er methodes om te achterhalen wat er belangrijk is voor jouw organisatie. Dit kun je onderbouwen met een onderzoek door Customer Carewords. Deze organisatie heeft namelijk een onderzoek gedaan onder 55 organisaties en 49 duizend werknemers en zijn zo gekomen tot vijf belangrijke componenten. 

1. Over mij: Hier voeren medewerkers taken uit als het aanvragen van verlof, bekijken van salarisstroken, werkkleding bestellen, kilometers registreren of bijvoorbeeld de menukaart te bekijken. Deze taken integreer je met Workspace 365 Business Apps. Verder staan hier de applicaties die zij nodig hebben om hun werk uit te voeren en zijn deze in één klik te bereiken.
2. Over het bedrijf: Hier staan de plannen en doelen voor de organisatie. Daarnaast vind je hier een organogram van de organisatie en de kantoorlocaties. Hiervoor kun je gebruik maken van automated content uit bijvoorbeeld Power BI. Zo laat je direct de status ten opzichte van een doel zien.
3. Mensen vinden: Hier vinden mensen alle contacten die zij zoeken. Daarnaast kunnen ze zelf contacten toevoegen, zodat zij deze makkelijk terug kunnen vinden. Het is hierbij belangrijk dat mensen niet alleen te vinden zijn op basis van hun naam, maar juist ook op basis van hun functie. Hierdoor zorg je dat mensen makkelijker contact leggen met andere medewerkers. Binnen Workspace 365 integreren wij hiervoor de persoonlijke bedrijfscontacten en werken wij momenteel aan dezelfde functie voor organisatie contacten.
4. Nieuws en social feed: In dit onderdeel vallen nieuwsberichten zoals blogs en video’s vanuit de organisatie (top-down) en nieuws vanuit de medewerkers via tools als Yammer (bottom-up).
5. Core tasks: Uiteraard zijn binnen een digitale werkplek of intranet de kerntaken een belangrijk onderdeel. Hieronder valt het beschikbaar stellen van de meest gebruikte applicaties middels één enkele inlog en het beveiligen van applicaties (bijvoorbeeld het instellen van voorwaardelijke toegang op een Elektronisch Patiënten Dossier buiten het netwerk van een zorginstelling), maar ook het helpen van de medewerkers door bijvoorbeeld lokaal geïnstalleerde applicaties alleen zichtbaar te maken als zij op een laptop werken. 

Conclusie: Digitale werkplek to-go

Voor je begint met het inrichten (of zelfs kiezen) van een intranet platform of digitale werkplek, is het belangrijk om te controleren of alle toptaken uit jouw organisatie hierin beschikbaar zijn of beschikbaar gesteld kunnen worden. Binnen Workspace 365 voeren wij continu analyses uit op honderden organisaties die de werkplek gebruiken, om te monitoren welke functionaliteiten we verbeteren. Op deze manier zijn onze partners in staat om een digitale werkplek te leveren die volledig afgestemd is op de wensen van jouw organisatie, medewerkersgroepen of zelfs individuen. Mis je nog een onderdeel binnen onze digitale werkplek? Wij horen het graag via onze Feature Request portal.

Probeer de live demo

Ben je benieuwd naar onze digitale werkplek? Probeer binnen een minuut de gratis demo:

Test de gratis demo

Vriendelijke groet,

Mark Grasmayer

Product Evangelist