Onze werkdag staat vaak in het teken van documenten. Medewerkers besteden veel tijd aan het vinden van documenten. Vaak draait het bij een samenwerking ook om documenten. Van projecten tot managementrapportage, en zelfs tijdens het schrijven van dit artikel is alles gebaseerd op het documenten format!

Gezien onze collectieve afhankelijkheid van documenten is het verrassend dat de manier waarop we ze beheren en gebruiken vaak ongeorganiseerd, inefficiënt en kostbaar is. Hoe vaak heb je niet ondervonden dat er meerdere versies van hetzelfde document in omloop waren, of heb je urenlang aan een belangrijk document gewerkt, terwijl je het later simpelweg niet meer terug kon vinden? We hebben allemaal wel onze document horrorverhalen.

Enerzijds wordt hierdoor veel tijd verspild, maar anderzijds kunnen er ook ernstigere risico’s ontstaan wanneer mensen belangrijke beslissingen nemen op basis van documenten die achterhaald zijn. Er zijn maar heel weinig organisaties die een gecentraliseerd en effectief documentmanagementsysteem hebben die deze problemen kan helpen oplossen.

Eén van de hoofdoorzaken van deze problemen is dat er meerdere mogelijkheden zijn om documenten op te slaan. Netwerkschijven, cloud-opslagopties – waaronder zowel OneDrive als SharePoint – en zelfs lokale harde schijven bieden ons veel keuze, maar maken het moeilijk om te vinden wat we nodig hebben. Daarnaast slaan mensen documenten op als e-mailbijlagen en bij andere aanbieders van cloud-opslag, zoals Dropbox.

In dit artikel gaan we dieper in op enkele van de uitdagingen die samenhangen met documentmanagement, met name wanneer je zowel cloud documenten als offline documenten hebt. Ook gaan we een potentiële oplossing introduceren, waarbij we ingaan op de manier waarop Workspace 365 een zeer effectief documentmanagementsysteem biedt dat zeer snel en eenvoudig kan worden geïmplementeerd.

De uitdagingen van online en offline documenten

Er zijn een aantal belangrijke uitdagingen op het gebied van documentmanagement, vooral wanneer je beschikt over zowel cloud-opslag als netwerkschijven:

  • Documenten vinden: Het kan lastig zijn om het document te vinden dat je nodig hebt wanneer je meerdere mappen hebt om in te zoeken op verschillende plekken.
  • Versie controle: Met cloud documenten, netwerkschijven en e-mail in het spel, is het maar al te gemakkelijk om meerdere versies van hetzelfde document te maken, waardoor er geen efficiëntie is en er potentiële problemen ontstaan.
  • Toegang vanaf meerder apparaten: Dankzij cloudopslag hebben we toegang tot documenten vanaf meerdere apparaten, maar niet altijd tot netwerkschijven, dus het kan frustrerend zijn als we alleen maar toegang hebben tot een aantal van onze documenten op een mobiel apparaat of een andere laptop.
  • Transitie naar de cloud: Vele bedrijven zijn bezig met het verplaatsen van hun documenten van netwerkschijven naar cloud documentopslag, maar de overgangsperiode kan voor medewerkers verwarring veroorzaken met sommige documenten in de cloud en andere niet.
  • Snelheid, complexiteit en kosten: Bedrijven kunnen meerdere netwerkschijven hebben, vooral complexe bedrijven die door een overnames zijn ontstaan. Het verplaatsen van al jouw documenten naar cloudopslag kan langdurig, complex en kostbaar zijn.
  • Weerstand tegen verandering: Een groot aantal medewerkers is gesteld op hun huidige manier van werken en zal de manier waarop ze hun documenten opslaan niet willen veranderen als ze overstappen naar cloudopslag; sommige medewerkers willen bijvoorbeeld de structuur van mappen in lokale netwerkschijven behouden.
  • Slechte gewoontes: Wanneer de opslag van documenten inefficiënt en rommelig is, hebben teams de neiging om terug te keren naar hun eigen oplossingen, wat bijdraagt aan de chaos.

Waarom je online en offline documenten moet verenigen

Eén van de manieren om een aantal van deze problemen te verminderen en zelfs te elimineren, is door jouw online en offline documentopslag in één web gebaseerd documentmanagementsysteem te tonen. Er zijn meerdere voordelen verbonden aan de implementatie van een documentmanagementsysteem dat jouw netwerkschijven en cloud documentopslag samenbrengt.

Betere vindbaarheid

Dankzij één enkel overzicht van de online en offline documenten is het voor medewerkers veel gemakkelijker om de documenten te vinden die ze nodig hebben. Dit betekent minder tijdverlies bij het zoeken naar dat ongrijpbare bestand, wat de efficiëntie en productiviteit ten goede komt en de frustratie van de werknemers vermindert.

Minder risico’s rond documentversiebeheer

Daarnaast vermindert één enkel documentmanagementsysteem de bijbehorende risico’s van meerdere versies van documenten die in omloop zijn, aanzienlijk. De mogelijke risico’s van medewerkers die een verouderd document gebruiken zijn enorm en kunnen leiden tot kostbare fouten.

Een betere digitale werknemerservaring

De medewerkers willen op één plek toegang hebben tot de documenten die ze nodig hebben, met het vertrouwen dat ze aan de juiste documenten werken; ze willen niet naar drie verschillende applicaties hoeven te gaan. Eén enkele plaats om toegang te krijgen tot bestanden met een geweldige gebruikerservaring en een hoog niveau van vertrouwen ondersteunt een betere digitale werknemerservaring.

Bevordert betere praktijken op het gebied van documentmanagement

Meerdere versies van hetzelfde document ontstaan vaak omdat men een document vanuit een applicatie opslaat en het niet altijd duidelijk is waarheen het wordt opgeslagen. Ook kunnen medewerkers geneigd zijn om extra versies van documenten aan te maken, zodat ze deze vanaf verschillende apparaten kunnen benaderen. Door een overzicht te hebben van alle bestandslocaties op één plaats kunnen sommige van deze handelingen worden voorkomen en kan het beheer van documenten worden verbeterd.

Gemakkelijker, soepeler en goedkoper overgaan naar de cloud

De overgang naar cloudopslag kan complex zijn, maar door één enkel overzicht van online en offline documenten te creëren kan het proces eenvoudiger worden. We gaan hier later verder op in.

Kosten besparen op extra software en bijbehorende implementatiekosten

Soms kiezen organisaties ervoor om te investeren in aparte documentmanagementsystemen, wat duur en kostbaar kan zijn omdat het proces bestaat uit het migreren van documenten naar het systeem. Met een eenvoudige oplossing als Workspace 365, waarbij je jouw documenten niet hoeft te migreren, kun je de kosten aanzienlijk verlagen.

Het verenigen van online en offline documentopslag

Het verenigen van online en offline documentopslag in één eenvoudige interface verlicht veel van de gebruikelijke uitdagingen en ondersteunt een sterke digitale werknemerservaring. Het is bewezen één van de meest populaire aspecten van Workspace 365 te zijn en biedt een documentmanagementsysteem dat echt geliefd is bij gebruikers!

 

Het concept is eenvoudig – Workspace 365 brengt al jouw documenten samen in één web-gebaseerd documentmanagementsysteem, ongeacht of ze in de cloud of op netwerkschijven zijn opgeslagen. Hierdoor worden niet alleen online en offline documenten verenigd, maar worden ook de Microsoft cloud-opslagopties – OneDrive- en SharePoint-bibliotheken – samengebracht. Dit kan ook betekenen dat documentbibliotheken worden gekoppeld aan de ruimtes van Microsoft-teams die in onderliggende SharePoint-bibliotheken zijn opgeslagen.

Hiermee krijgen medewerkers één overzicht van de documenten dat intuïtief en eenvoudig te gebruiken is en 24/7 beschikbaar is vanaf elk apparaat. Het is vooral waardevol om het gebruik van cloud-opslagopties te stimuleren en de samenwerking te stimuleren; we weten dat oude gewoontes moeilijk te doorbreken zijn en dat er medewerkers kunnen zijn die terughoudend zijn om over te stappen van oude netwerkschijven. Dankzij het unieke Workspace 365-documentenbeheersysteem is het zeer eenvoudig om clouddocumenten te zien en het toegevoegde gemak heeft de neiging om elke aanvankelijke weerstand te doorbreken.

Gebruik van Workspace 365 voor uw overgang naar clouddocumenten

Veel organisaties maken de overstap naar de cloud vanwege de enorme voordelen die dit met zich meebrengt; het verplaatsen van documenten van de netwerkschijf naar cloud-gebaseerde opslag is echter moeilijk omdat het medewerkers die voor hun werk op deze documenten vertrouwen, stoort. Ook zijn er aanzienlijke uitdagingen op het gebied van verandermanagement bij het aanpassen van medewerkers aan het werken met documenten in de cloud.

Hier kan het samenbrengen van online en offline documenten in één overzicht helpen, niet alleen omdat gebruikers gemakkelijk en minder verwarrend toegang krijgen tot clouddocumenten, maar ook omdat je documentverzamelingen geleidelijk en gefaseerd kunt verplaatsen, terwijl medewerkers die nog steeds toegang hebben tot hetzelfde overzicht, wat zorgt voor een naadloze overgang.

Veel klanten gebruiken de Workspace 365 Documenten App voor dit doel en creëren zo een enkel overzicht dat documenten samenvoegt en veel van de verwarring wegneemt voor de medewerkers die gepaard kunnen gaan met de overstap naar cloud-gebaseerde opslag. Het stimuleert ook de buy-in en goede wil vanwege de betere digitale ervaring van de medewerkers.

Het Microsoft 365-teams zijn gemakkelijk in staat om in een geleidelijk tempo of in een gefaseerde aanpak over te gaan op cloud-documentopslag met minimale verstoring van de toegang tot de documenten voor de medewerkers. Dit betekent dat de overgang soepel en economisch verantwoord verloopt en maakt het leven van het 365-team een stuk gemakkelijker!

Het samenbrengen van online en offline documenten

Met een Workspace 365-documentmanagementsysteem kun je jouw medewerkers een betere ervaring bieden, de efficiëntie verhogen, de risico’s verminderen en uw overgang naar de cloud ondersteunen. Waarom zou je voor meer informatie niet een gratis demo proberen?

Workspace 365 Demo NL banner

Ontvang ons nieuws


Snel up-to-date!

LinkedIn
Youtube
RSS
Twitter
Facebook
Georgien Modijefsky

Georgien Modijefsky

Master of Content

Heb je verdere vragen over de demo omgeving, Workspace 365 of heb je feedback voor ons? Stuur een bericht naar: georgien@workspace365.net

Update: Nieuwe mobiele lay-out en uitgebreid adresboek

Update: Nieuwe mobiele lay-out en uitgebreid adresboek

In deze update laten we je een geweldige lay-out zien van de mobiele werkplek.  Het vernieuwde design maakt het gemakkelijk om documenten te creëren en te bladeren door je persoonlijke werkplek. In update 3.33 hebben we het vernieuwde adresboek geïntroduceerd. We...

Het gevaar van informatiestress (en hoe je het voorkomt)

Het gevaar van informatiestress (en hoe je het voorkomt)

Overspannenheid, burn-outs, depressies, verminderde productiviteit en creativiteit: de gevolgen van informatiestress zijn niet mis. Maar wat is informatiestress precies? Wat zijn de oorzaken? Tot welke schadelijke gevolgen kan het leiden? En hoe kun je het – als...

Het belang van goede mappenstructuren in de digitale werkplek

Het belang van goede mappenstructuren in de digitale werkplek

Vindbaarheid is altijd belangrijk geweest voor een positieve digitale medewerkers ervaring. Medewerkers moeten hun informatie snel en probleemloos kunnen vinden. Tijd die verspild wordt met zoeken naar slecht vindbare documenten, gaat ten koste van de productiviteit...

Zelf de werkplek proberen?

Bedankt voor het aanmelden, de demo wordt na bevestiging verzonden naar je mailbox.