Hoe combineer je Workspace 365 met jouw sociaal intranet?

Geüpdatet op 1 september 2020

Het traditionele intranet, wat we allemaal kennen en ons allemaal aan ergeren, is veranderd in een dumpplaats voor informatie. De opkomst van het sociaal intranet was een geweldige ontwikkeling. In plaats van top-down informatie te pushen, staat het sociaal intranet interactie tussen mensen toe en is het een beter platform voor samenwerking en het delen van informatie. Maar je kunt meer halen uit jouw moderne intranet: door het te combineren met jouw digitale werkplek, kun je het sociaal intranet naar het volgende niveau tillen en een boost geven aan jouw productiviteit. Wij vertellen je hoe.

Waarom een sociaal intranet integreren in de digitale werkplek?

Wat is sociaal intranet? Wat is het verschil met een digitle werkplek? Het grootste verschil tussen een sociaal intranet en een digitale werkplek is dat een digitale werkplek alles wat je nodig hebt om overal en op elk device te werken, integreert. Dit is inclusief al jouw documenten, applicaties, telefonie en alle onderdelen van jouw sociaal intranet. Door het sociaal intranet te integreren in de digitale werkplek, welke mensen dagelijks gebruiken om hun applicaties met één klik te bereiken, verhoog je de adoptie van jouw sociaal intranet.

Integreer RSS feeds in jouw digitale werkplek

De RSS feeds in Workspace 365 geven je een grote hoeveelheid mogelijkheden om elementen van het sociaal intranet in jouw digitale werkplek te integreren. Bijvoorbeeld het delen van bedrijfsnieuws. Met de RSS live tiles kun je zowel extern nieuws, zoals blogs van jouw website en mailings, en intern nieuws uit SharePoint tonen op het dashboard. Hiermee kun je werknemers op de hoogte houden van zowel intern nieuws en ontwikkelingen en de externe communicatie van het bedrijf.

De RSS feed en SharePoint zijn ook een goede combinatie om belangrijke documenten en links te pushen met SharePoint list feeds. Dit kan nuttig zijn om werknemers makkelijk toegang te geven tot bijvoorbeeld beleidslijnen en procedures.

Een tekstdocument of handleiding kan heel handig zijn, maar sommige dingen zijn makkelijker uit te leggen met visuele middelen – met video. Belangrijke video’s, zoals instructievideo’s, kunnen in een playlist worden geplaatst die je kunt tonen in de RSS tegel. Er zijn hiernaast nog een heleboel andere dingen die je kunt doen met de RSS tegel. Daarom hebben wij een artikel geschreven over twaalf dingen die je kunt doen met de RSS feeds.

Integreer video’s, kaarten en meer met iFrames

Met RSS tegels kun je een playlist zien die je doorstuurt naar een video. Met iFrames kun je de video direct vanaf jouw dashboard bekijken. Hierdoor kun je video’s pushen naar individuen of groepen binnen jouw organisatie. En je kunt nog zoveel meer met iFrames: je kunt er bijna alle web content mee integreren, zoals informatie uit jouw zakelijke applicaties, Google Maps, Google Calendar, en nog veel meer.

Verhoog de adoptie van jouw (zakelijke) social media

Als je het hebt over een sociaal intranet, dan heb je natuurlijk iets van een communicatie element nodig. Daarom kun je binnen Workspace 365 Yammer integreren in jouw digitale werkplek, zodat je kunt communiceren, delen en samenwerken, rechtstreeks vanaf jouw dashboard. Door Yammer te integreren in jouw digitale werkplek, breng je het naar het dashboard dat mensen dagelijks bezoeken om al hun documenten en applicaties te bereiken. Daarom verhoogt het ook de zichtbaarheid en de adoptie van jouw sociaal intranet.

Yammer is een vorm van enterprise social media, dat de samenwerking tussen teams, afdelingen en locaties verbetert door hen één platform te geven om gebruik te maken van hun collectieve kennis en nieuws, tips en best practices te delen en feedback te verzamelen. In onze Yammer blog kun je alles lezen wat je moet weten over de voordelen van het gebruik van Yammer binnen jouw organisatie.

Maak jouw contacten toegankelijker

Met de contacten zijbalk in Workspace 365 kun je snel persoonlijke informatie vinden en deze meteen gebruiken. Deze zijbalk laat al jouw Office 365 en Exchange contacten zien. Je kunt op een contact klikken om al hun persoonlijke informatie te zien, zoals hun e-mail adres, bedrijf, functie en (bedrijfs)locatie. Naast het bekijken van deze informatie, kun je deze ook meteen gebruiken. Wanneer je klikt op een e-mail adres, opent er meteen een nieuw tabblad met een nieuw e-mail concept. Wanneer je klikt op een telefoonnummer, zal jouw telefoon applicatie (op jouw desktop jouw VoIP applicatie, op jouw mobiel gewoon de telefoon) meteen het nummer bellen. Je kunt ook op hun locatie klikken om deze te bekijken in Google Maps.

Deel en werk in documenten door het hele bedrijf

Je kunt SharePoint, OneDrive for Business en jouw fileserver integreren in de Workspace 365 documenten app. Dit geeft je de mogelijkheid om veilig deze bestanden te openen en te bewerken, waar je ook bent.

Met een intranet kun je documenten laten zien, zonder dat men deze kan editen. Dit kun je ook doen binnen de digitale werkplek. Als je een document wilt delen dat alleen om te bekijken is, kun je een gedeelde bedrijfsmap aanmaken. Door SharePoint te integreren kun je de documenten in een map voor individuen, groepen of iedereen in de organisatie plaatsen, zodat ze deze kunnen bekijken, maar niet kunnen bewerken. Deze mappen zijn makkelijk om te updaten, bij te houden en om te beheren wie wat wel of niet mag zien, wat betekent: geen verouderde of irrelevante informatie meer (pak aan, traditioneel intranet).

Versimpel jouw bedrijfsprocessen met Business Apps

Natuurlijk kun je met Workspace 365 al makkelijk documenten delen en bewerken, zelfs met meerdere personen tegelijkertijd, maar soms heb je ook andere apps nodig dan Office. Processen als het bijhouden van leads, projecten en activiteiten, kunnen beter gedaan worden met speciale apps en middelen, zoals de Business Apps.

Met de Business Apps kun je HR processen integreren. Belangrijke HR documenten kunnen opgeslagen en weergegeven worden op de manieren die we al besproken hebben, maar hoe zit het met de HR systemen en processen als het aanvragen van vakantiedagen, het registreren van ziektedagen of het aanvragen van werkkleding? Deze processen kunnen ook geïntegreerd worden in de digitale werkplek, waardoor ze overal en op elk apparaat toegankelijk zijn.

Workspace 365, jouw digitale werkplek die jouw sociaal intranet integreert

Eén van de krachten van Workspace 365 is dat het rol-gebaseerd is. Je kunt dus specifiek aangeven van welke individuen of groepen je wilt dat ze bepaalde informatie, applicaties, documenten, et cetera zien. Hierdoor hoeven mensen niet langer hun tijd te verdoen aan bergen irrelevante informatie.

Je hoeft je ook geen zorgen te maken over het toegang geven tot gevoelige bedrijfsinformatie via de digitale werkplek. Door het instellen van conditional access heb je complete controle over welke applicaties werken via een specifiek netwerk, apparaat of browser. Dit betekent dat je een applicatie met gevoelige informatie buiten werking kunt stellen voor iemand die deze probeert te bereiken buiten het bedrijfsnetwerk, of dat je mensen kunt helpen door ze te laten weten dat een applicatie niet zal werken op het apparaat dat ze gebruiken.

Met Workspace 365 werk je al makkelijk samen, echter door het integreren van een aantal sociale elementen, kun je jouw sociaal intranet naar de werkplek brengen en de adoptie van zowel het sociaal intranet als de werkplek verhogen. Je transformeert de digitale werkplek van een plek waar je productief en efficiënt kunt werken, naar een plek waar je ook kunt samenwerken en overleggen. Hierdoor krijg je één complete werkplek met alles wat je nodig hebt.