Het intranet en de digitale werkplek zijn van oudsher wezenlijk andere concepten, die nu steeds meer naar elkaar toe groeien. Met een volledige, adaptive digitale werkplek hoef je niet te kiezen tussen deze twee: het is een digitale werkplek en een (sociaal) intranet in één. In dit artikel leggen we uit hoe je een succesvol intranet kunt opzetten binnen je digitale werkplek.

Het moderne intranet als sociaal netwerk

Het intranet is het afgelopen decennium steeds meer een sociaal netwerk geworden dat interactie en samenwerking ondersteunt en stimuleert, waarbij informatie juist wordt uitgewisseld in plaats van alleen maar verzonden. Een belangrijk aspect daarbij is dat het intranet te personaliseren is én je het kunt integreren met allerlei andere bedrijfsapplicaties.

Digitale werkplek als fundament onder de bedrijfsvoering

De digitale werkplek begon ooit vooral als een applicatieportaal. Een volledige, moderne digitale werkplek gaat echter veel verder. Applicaties, documenten, andere informatie, het intranet, taken, processen: het wordt allemaal samengevoegd en gepersonaliseerd aangeboden binnen één omgeving. Taken en informatie kunnen uit externe systemen worden gehaald en binnen deze omgeving worden geopend, bekeken en uitgevoerd.

Hoe zet je een goede combinatie op?

De kloof tussen de werelden van het intranet en de digitale werkplek wordt met de dag kleiner. In feite evolueren ze beide toe naar een hybride vorm, waarbij een geheel nieuw soort platform – door ons een adaptive workspace genoemd – ontstaat. Er is geen one size fits all-oplossing voor het ontwerpen en implementeren van een succesvolle hybride digitale werkplek. Wel zijn er een paar elementen en onderdelen waar je rekening mee moet houden. In chronologische volgorde:

1. Stel een dedicated projectteam op

Om te beginnen is het goed om een dedicated projectteam samen te stellen dat een representatie vormt van alle afdelingen en teams binnen het bedrijf. Dit team bepaalt onder meer waar jullie nu staan als organisatie, waarbij je een eigen maturity-model kunt uitwerken. Zodra je de volwassenheid van de huidige digitale situatie weet, kun je ook vaststellen hoe ver dat is van waar je wilt komen. Het projectteam buigt zich tevens over de benodigde tools, content, functionaliteiten en het design.

2. Formuleer duidelijke doelen

Wat zijn de bedrijfsdoelen? En welk verschil gaan ze maken voor het bedrijf? Dat moet worden onderzocht en vastgelegd door het projectteam. Op basis van deze inzichten kan worden nagedacht over de onderliggende pijnpunten die moeten worden opgelost. Denk aan het verbeteren van de interne communicatie, de kennis van de organisatie naar een hoger plan tillen, het beter betrekken van mensen bij de organisatie, efficiënter werken of het vergroten van de adoptie van bepaalde tools.

3. Zorg voor strak ownership en goede governance

Ownership, governance en een solide managementstructuur zijn bijzonder belangrijk gedurende het hele traject. Het project moet worden ‘ge-owned’ door een key stakeholder binnen het hogere management om te garanderen dat er voldoende autoriteit is en middelen zijn om het project te laten slagen.

4. Organiseer een pilot

Beter ten halve gekeerd dan ten hele gedwaald. Organiseer daarom een pilot. Zo verzeker je dat de hybride digitale werkplek volledig functioneel is en geschikt is voor de doelen die zijn gesteld. Dit is dé kans om kromme zaken recht te trekken en nog wat puntjes op de i te zetten. Zodra de oplossing live is, wordt dit allemaal een stuk moeilijker.

5. Train je medewerkers

Een nieuwe technologische oplossing is mooi. Maar als niemand ‘m gebruikt of wanneer hij verkeerd wordt gebruikt, dan is hij waardeloos of werkt ‘ie zelfs averechts. Je medewerkers trainen in het gebruik van de nieuwe digitale werkplek is niet alleen cruciaal voor verantwoord, efficiënt en effectief gebruik, maar ook voor grootschalige adoptie. Trainen wil niet zeggen dat je ze moet opsluiten in een vergaderruimte en klassikaal gaat onderwijzen, denk ook aan opleiden in de vorm van podcasts, uitlegvideo’s, webinars en quizzen.

6. Blijf monitoren en verbeteren

Hoezeer je ook je best hebt gedaan om alle puntjes op de i te zetten tijdens de pilot, na livegang loop je geheid nog tegen imperfecties en hiccups aan. Daarom is het goed om de hybride digitale werkplek met het projectteam te blijven monitoren en doorontwikkelen. Daarbij moet de oplossing op gezette tijden onder de loep worden genomen. Functioneert de werkplek helemaal en naar volle tevredenheid? Of moet hij bijvoorbeeld worden aangepast wegens veranderde bedrijfsbehoeften?

Voordelen van een hybride digitale werkplek

Wanneer je de bovenstaande aandachtspunten in acht neemt, kun je met een goede adaptive digitale werkplek een aantal voordelen realiseren. Denk bijvoorbeeld aan één centrale plek voor alle communicatie en informatie, geen silo’s meer tussen afdelingen, het versterken van de bedrijfscultuur en een eenvoudigere werkervaring voor medewerkers. Lees er meer over in ons artikel 7 voordelen van het intranet integreren in jouw digitale werkplek.

De adaptive digitale werkplek van Workspace 365

Workspace 365 is een adaptive digitale werkplek. Het combineert alles van het intranet en de digitale werkplek, maar ook alle componenten van het oude en het nieuwe IT-landschap: lokaal, web en hosted. Daarnaast is het aanpasbaar (‘adaptive’), de werkplek wijzigt dus bijvoorbeeld afhankelijk van het apparaat, de locatie, de browser en iemands rol.

Integreren van je intranet in de digitale werkplek

Hoe kun je binnen Workspace 365 je intranet integreren? Dat kan onder meer door je volledige bestaande intranet op te nemen in een Ruimte, oftewel een soort tabblad van de werkplek. Bij Gedeelde ruimtes kun je de ruimtes onderverdelen voor bijvoorbeeld bepaalde teams, afdelingen, doelen of functionaliteiten voor het (sociale) intranet. Op deze manier kun je functionaliteiten apart houden en ze toch tegelijkertijd naadloos integreren in de digitale werkplekomgeving.

In plaats van je gehele intranet kun je ook delen daarvan integreren. Wat ook mogelijk is: het verrijken van je digitale werkplek met sociale (intranet)elementen die niet per se uit een eigen intranet komen, zoals Mededelingen en Contactenzijbalk van Workspace 365, RSS-feeds, iFrames, Yammer en een verjaardagstegel. Het is zelfs mogelijk om Workspace 365 te gebruiken als app binnen Microsoft Teams.

Door (delen van) je intranet te verenigen met de digitale werkplek, krijg je één plek voor alle communicatie en informatie. Van nieuwsfeeds, video’s en podcasts tot statistieken uit Tableau, chat, social feeds, contacten en mededelingen.

Integreer je werkplek in je intranet

Daar blijft het allemaal niet bij: andersom kan het evengoed. Heb je een uitgebreid en goed werkend intranet staan? Dan kun je ook delen van Workspace 365 integreren. Zo behoud je je oude en vertrouwde intranet en kun je de voordelen van de digitale werkplek inbrengen binnen je intranet.

Optimaal gebruikmaken van huidige IT-investeringen

Tot slot: de hybride constructies die mogelijk zijn binnen Workspace 365 laten je optimaal gebruikmaken van je huidige IT-investeringen. Heb je bijvoorbeeld SharePoint-elementen in je Microsoft 365-licentie, dan kun je die gebruiken als bouwstenen om een intranet te ontwikkelen in Workspace 365. Om de maximale waarde te blijven halen uit IT-investeringen, zo leggen we ook uit in dit artikel, maakt Workspace 365 het daarnaast mogelijk om al je legacy-software te integreren binnen de digitale werkplek.

Ontvang ons nieuws

Snel up-to-date!

LinkedIn
Youtube
RSS
Twitter
Facebook
Georgien Modijefsky

Georgien Modijefsky

Master of Content

Wil je meer weten over Workspace 365? Bekijk dan ook onze andere blogs. Heb je vragen? Neem dan contact met ons op of neem een kijkje op onze Support Portal.

Waarom HR betrokken moet zijn bij digital employee experience

Waarom HR betrokken moet zijn bij digital employee experience

Digital employee experience is een cruciaal instrument voor organisaties om topmedewerkers te behouden en nieuw talent aan te trekken. Waar HR en IT traditiegetrouw eigen eilandjes zijn, zullen ze nauw moeten samenwerken om een digital employee experience te creëren...

Update: Nieuwe iconen en voorbereidingen voor 2023

Update: Nieuwe iconen en voorbereidingen voor 2023

Het opschonen van de codebase en het verwijderen van ongebruikte functionaliteiten is essentieel voor elk product. In deze release hebben we wat tijd besteed om precies dat te doen. Naast deze werkzaamheden, hebben we ook een nieuwe pictogrammen bibliotheek...