Hoe we het inplannen van (vervolg)afspraken vereenvoudigden met één enkele tegel

Door de juiste tools te gebruiken, zoals bijvoorbeeld Calendly, kun je het inplannen van afspraken een stuk makkelijker maken. Maar wat als er een manier is om het gebruik van deze tools nog makkelijker te maken? In deze blog leggen we uit hoe we het inplannen van afspraken vereenvoudigen door Calendly te integreren in de digitale werkplek.

Kijk je liever? Onze collega Jeannette zal je meer vertellen in deze video.

Waarom we Calendly gebruiken om afspraken te plannen

Wanneer mensen voor hun werk een meeting met iemand moeten inplannen, doen zij dit vaak persoonlijk of via email of telefoon, zodat ze de opties kunnen bespreken en een datum en tijd kunnen bepalen die werkt voor iedereen die betrokken is. Als je echter voor jouw werk meerdere meetings per dag moet inplannen, is dit niet de meest efficiënte manier.

Er zijn veel tools beschikbaar om jou te helpen om jouw (online) meetings te plannen. Wijzelf gebruiken de tool Calendly, waarmee mensen via een link jouw agenda kunnen bereiken en daar een beschikbare datum en tijd kunnen kiezen. Dit bespaart enorm veel tijd, aangezien je niet heen-en-weer hoeft te blijven gaan om de afspraak te maken.

Integreer jouw tools voor makkelijker plannen

Hoewel het sturen van een link een goede manier is om een eerste afspraak in te plannen, is het niet perfect voor het plannen van vervolgafspraken. In ons geval geeft ons team veel online demo’s. Als ze een link voor vervolgafspraken zouden gebruiken, zouden ze na het beëindigen van de demo een nieuwe link moeten sturen en dan wachten tot de andere persoon een nieuwe afspraak maakt.

Er is een makkelijkere manier.

Met de web content tegel in Workspace 365 hebben wij onze planningstool Calendly geïntegreerd in de digitale werkplek. Aangezien je tijdens de online demo al in de digitale werkplek bent, hebben we mensen een eenvoudige manier gegeven om een volgende meeting te plannen, terwijl de huidige nog niet afgelopen is. Vanuit de tegel kun je gemakkelijk het type meeting, een datum en tijd selecteren, een e-mailadres invullen en voilà, meeting gepland. Allemaal rechtstreeks vanuit de werkplek.

How to: integreer Calendly in Workspace 365

Je kunt een tegel als deze creëren in slechts een paar stappen:

Stap 1: Log in jouw Calendly account en ga naar “Event Types”

Stap 2: Klik op de pijl naast jouw Calendly link en klik op “Embed”

Je krijgt vervolgens een Embed code die je kunt kopiëren. Je zult opmerken dat in de embed code een minimum width (breedte) en height (hoogte) staan. Verander deze nummers (inclusief pixels, aangegeven als “px”) naar 100%.

Stap 3: Ga naar de App Store, klik op “Nieuwe app” en selecteer “Webinhoud”

Stap 4: Vul alle vereiste velden in, zoals app naam, en plak de embed code

Je kunt zelfs eventueel kiezen om Conditional Access in te stellen op deze app of gebruikers(groepen) Eigenaar te maken.

Stap 5: Sla de tegel op en je bent klaar!

Nu kun je snel en gemakkelijk meetings inplannen, rechtstreeks vanuit de web content tegel in jouw digitale werkplek. Zo vereenvoudig je het plannen van meetings met één enkele tegel.