Hoe zorgklanten hun werknemers kunnen ondersteunen met de adaptive workspace tijdens COVID-19

Tijdens de COVID-19 crisis hebben veel partners en klanten uit verschillende industrieën ons gevraagd naar tips over het effectiever gebruiken van de adaptive workspace, nu voor veel mensen de manier van werken erg veranderd is (misschien zelfs voorgoed). Eén van de hardst geraakte industrieën is duidelijk de zorg, en we willen onze zorgklanten zo veel mogelijk ondersteunen. In dit artikel delen we een aantal suggesties van verschillende manieren waarop de adaptive workspace kan worden ingezet om zorgmedewerkers te ondersteunen.

Werk jij bij een zorgorganisatie? Wij willen helpen waar we kunnen. Neem contact met ons op om te bespreken wat wij kunnen doen om jou te ondersteunen.

Schaal jouw communicatiefuncties op voor interne informatiedeling

Ten eerste is communicatie essentieel. Voor de meeste organisaties is het al nodig om dagelijks met je team te communiceren om de situatie en plannen te bespreken. Een goede manier om dit te doen is door videoberichten te gebruiken, om mensen zich betrokken te laten voelen. Al helemaal nu mensen elkaar niet (zo vaak) meer zien. Als er ontwikkelingen zijn, zoals beleidsveranderingen of belangrijke updates over werkprocedures, moet deze informatie direct gecommuniceerd worden aan de medewerkers.

Relevantie boven lay-out: belangrijkste informatie eerst

Als je gedeelde ruimtes gebruikt om werkplekken te organiseren en je hebt er één speciaal voor intranet functies, is dit misschien de tijd om dat even te laten gaan. Om er zeker van te zijn dat deze informatie het eerste is wat werknemers zien wanneer zij de adaptive workspace openen, kun je de Mededelingen live tile vooraan en centraal op hun (persoonlijke) dashboard plaatsen. Urgentere mededelingen, zoals plotselinge beleidsveranderingen of toegevoegde veiligheidsmaatregelen voor het behandelen van patiënten, kunnen naar mensen gepusht worden als een pop-up, zodat ze het meteen zien wanneer ze hun werkplek openen.

Deel veelgestelde vragen

Als je meerdere keren dezelfde vragen krijgt, is er een goede kans dat er nog meer mensen met diezelfde vraag rondlopen. Of het nou over veranderingen in werkschema’s of processen gaat, strengere protocollen of andere werk-gerelateerde vragen. Dit soort vragen gaan bijvoorbeeld over het (niet) gebruiken van gezichtsmaskers, waar mensen aanvullende benodigdheden kunnen aanvragen, wat de regels en richtlijnen zijn rond vrijwilligers en hoe zorgverleners in verzorgingstehuizen om moeten gaan met groepsactiviteiten.

Gebruik de vragen die je ontvangt om proactief mensen binnen jouw organisatie te informeren. Je kunt dit doen in de vorm van een FAQ. Zo beantwoord je niet alleen proactief vragen voordat ze steeds opnieuw bij je binnenkomen, je laat ook zien aan jouw medewerkers dat je geeft om hun zorgen, onzekerheden en vragen, en dat je hen zo goed mogelijk probeert te informeren.

Communiceer en werk samen via Yammer

Het is belangrijk om verbonden te blijven. Om dit te doen kun je Yammer gebruiken om tips en ervaringen met elkaar te delen, uitdagingen te communiceren en er achter te komen of anderen daar ook mee te maken hebben en hoe zij daarmee omgaan. Crowdsource kennis en ideeën en vraag als dat nodig is om hulp, of dat nou bedrijfsbreed is of binnen een team of afdeling. Het is ook een goede tool om mensen een hart onder de riem te steken en waardering te tonen voor werknemers en collega’s tijdens de moeilijke tijden van de Corona crisis.

Yammer is het meest passende platform voor dit soort communicatie, maar je kunt natuurlijk ook Microsoft Teams gebruiken om te communiceren. In dit artikel kun je meer lezen over het verschil tussen Microsoft Teams en Yammer, en wanneer je welke gebruikt.

Maak protocollen gemakkelijk toegankelijk

In ingewikkelde situaties bieden protocollen helderheid en instructies. En als er ooit ingewikkelde tijden waren, dan is het waarschijnlijk nu. Dus als je dit nog niet gedaan hebt, zorg ervoor dat jouw protocollen gemakkelijk toegankelijk zijn, of je ze nou integreert in de Documenten app of een Single Sign-On koppeling toevoegt naar jouw protocollen database. In Nederland heeft Vilans bijvoorbeeld hun portaal met 500 KICK-protocollen gratis beschikbaar gesteld ten tijde van de Corona crisis. Als jouw organisatie er behoefte aan heeft, is het zeker aan te raden er gebruik van te maken.

Op het moment is Workspace 365 ook bezig met een Vilans KICK protocol integratie, die binnenkort uit wordt gebracht.

Voorlichten en opleiden met e-learning

Wanneer ineens nieuwe situaties, protocollen en processen zich voordoen moeten mensen vaak er niet alleen over ingelicht worden, maar ze moeten ook leren hoe ze werken en wat ze precies moeten doen. In veel gevallen moeten ze ook hun kennis opfrissen. Voormalig zorgverleners die bijspringen, mensen die omgeschoold zijn of mensen die een handje helpen op andere afdelingen kunnen allemaal extra leerondersteuning gebruiken. Je kunt (een gedeelde ruimte in) de adaptive workspace gebruiken als een plek voor e-learning, een soort leerportaal, om werknemers te leren over belangrijke onderwerpen.

Gebruik video als leermiddel

Je kunt mensen overladen met gidsen en handleidingen die alles stap-voor-stap uitleggen, maar vaak is het gemakkelijker om het ze te laten zien. Dus als je mensen wilt leren over bepaalde onderwerpen, is video een erg belangrijke tool. Binnen de adaptive workspace kun je enkele video’s of hele afspeellijsten integreren.

Als mensen bijvoorbeeld ineens de adaptive workspace (meer) moeten gebruiken omdat ze nu opeens thuis werken, zoals administratief medewerkers binnen de zorg, kun je ze leren over het gebruik van de werkplek met de How-to live tile.
Als je je zorgen maakt over hygiëne (en terecht), kun je proberen mensen meer te leren over hygiënemaatregelen. Dit kan zo simpel zijn als mensen laten zien wat de juiste manier is om hun handen te wassen. Het zou ook nuttig kunnen zijn om mensen te laten zien hoe ze naar behoren hun apparaten die ze gebruiken (en meebrengen naar patiënten) kunnen schoonmaken en desinfecteren, zoals hun smartphones en tablets.
Video kan ook een goede manier zijn om mensen te laten zien hoe ze voorzorgsmaatregelen kunnen nemen om zichzelf te beschermen tegen COVID-19, en hoe ze correct patiënten kunnen testen en bandelen.

Verhoog technische ondersteuning voor mobiele medewerkers en thuiswerkers

Zorgverleners hebben op het moment genoeg om zich mee bezig te houden. Laat ze niet door de rompslomp gaan van het zoeken van IT ondersteuning. Laat het in plaats daarvan naar hen toe komen.

Integreer een chatfunctie

Om ervoor te zorgen dat zorgverleners zich zoveel mogelijk op hun hoofdtaken kunnen focussen, kun je een chatfunctie of chatbot integreren in de werkplek. Zo kunnen mensen meteen hun vragen stellen vanuit de werkplek zelf, en direct ondersteuning krijgen. Dit beperkt hoe lang iemand hoeft te zoeken naar IT ondersteuning of moet wachten op een antwoord op die e-mail die ze een tijd geleden hebben gestuurd, en stelt ze in staat snel weer aan het werk te gaan.

Gebruik support software

Als je niet de tijd of capaciteit hebt om succesvol een chat service te gebruiken, of als het simpelweg niet goed past bij jouw organisatie, kun je ook overwegen om een support systeem als TOPdesk of ConnectWise te gebruiken. Beiden hebben een integratie binnen de adaptive workspace, zodat mensen altijd de status kunnen bekijken van hun openstaande support tickets, terwijl IT medewerkers ook altijd alle (open) tickets kunnen bekijken die aan hen toegewezen zijn.

Houd meetings en consulten online

Dit is misschien een voor de hand liggende, en als je het kunt doen doe je het waarschijnlijk al. Veel mobiele zorgmedewerkers houden bijvoorbeeld al hun dagelijkse meetings over schema’s en planning via video conferencing software, zoals Microsoft Teams. Als je dit echter nog niet doet, is het zeker de moeite waard om eens te gaan kijken naar video consult software en e-health tools. Op het moment bieden veel video consult software leveranciers hun software gratis aan tijdens de crisis. Hiermee kun je de hoeveelheid onnodige persoonlijke contacten verminderen. Zorg ervoor dat je software kiest die speciaal ontwikkeld is voor dit doel en voldoet aan de privacy wetgeving en beveiligingsnormen (zie GDPR). Onderwijs jezelf of schakel iemand in met veel kennis over dit onderwerp om je te adviseren.
Wanneer je software hebt gevonden die bij jouw organisatie past, voeg het toe aan jouw werkplek om het altijd gemakkelijk te kunnen openen, zonder opnieuw in te hoeven loggen.

Heb jij advies voor zorgorganisaties?

Deel het dan vooral. Niet alleen met ons, maar ook met andere zorgorganisaties. Als we jouw organisatie kunnen ondersteunen tijdens de Corona crisis, neem dan alsjeblieft contact met ons op.

Op 15 april hebben we een speciale interactieve sessie voor innovatie adviseurs, IT- en communicatiemanagers binnen de zorg, om te bespreken hoe A.I. en Micro Apps het werk van zorgmedewerkers kunnen vereenvoudigen. Je kunt je daarvoor hier inschrijven.