How to: toegang krijgen tot bestanden op de netwerkschijf met gebruik van Office Web Apps

Hoe kan je toegang krijgen tot bestanden op de netwerkschijf met het gebruik van Office Web Apps? En hoe kan je dit doen zonder de Microsoft 365 licenties voor medewerkers te verhogen? Veel IT-managers lopen rond met deze vragen en vandaag helpen we je graag om antwoorden te krijgen! 

Aangezien je op dit artikel hebt geklikt, gebruik je waarschijnlijk nog steeds de netwerkschijf (fileserver) in je organisatie. Mogelijk komt dit doordat je organisatie niet de vaardigheden heeft om volledig naar de cloud te migreren of omdat je IT-afdeling nog niet klaar is voor de grote impact en de risico’s die het kan meebrengen wanneer er wordt overgestapt naar de cloud. Maar geen stress, er zijn genoeg IT-serviceproviders die je willen helpen om dit te bereiken! Hoe dan ook, een andere oplossing is om al je documentenoplossingen in een visuele weergave samen te brengen. 

Als je dit artikel leest, is de kans groot dat je nog steeds een netwerkschijf nodig hebt, dus laten we de focus brengen op hetgeen dat nu belangrijk is voor jou: toegang krijgen tot bestanden uit de netwerkschijf met het gebruik van Office Web Apps. 

Het enige waar je nog over moet denken is jouw redenatie hierachter. Waarom wil je toegang krijgen tot bestanden uit de netwerkschijf met Office Web Apps? Is het om kosten te besparen op Microsoft licenties of is het antwoord meer gefocust op het toegang verkrijgen op elk apparaat? 

Bespaar kosten op Microsoft licenties 

We hebben voorheen een artikel geschreven over de voordelen van het gebruik van Microsofts online editors in je netwerkschijf. Het beschrijft een casestudie waar front-line werkers alleen toegang hadden tot de netwerkschijf om samenvattingen van vergaderingen te lezen. Door toegang te geven tot de Office Web Apps werd er 10 euro per gebruiker per maand bespaart op Microsoft licenties. 

Verbeterde productiviteit voor front-line werkers 

Voor degene die werken als een front-line werker, vaak mensen zonder een vast bureau, is het van groot belang om toegang te krijgen tot bestanden zonder te veel gedoe. Hoe makkelijker het is om toegang te krijgen tot bestanden, hoe meer ze hun focus kunnen behouden op hun primaire taken. Dit kan enorm veel tijd besparen (soms wel een uur per dag) en maakt het werken van deze bureauloze werknemers efficiënter.  

Om toegang te krijgen tot bestanden van de netwerkschijf met Office Web Apps heb je een ‘licentie check’ nodig 

Organisaties die Workspace 365 gebruiken hebben de mogelijkheid om Office Web Apps in de netwerkschijf te gebruiken dankzij een ingebouwde licentiecheck. De documentenmap in Workspace 365 voert een validatie uit om te valideren of iemand rechten heeft om gebruik te maken van de online editors vanaf de netwerkschijf. 

Je kan dankzij de documentenmap gemakkelijk de netwerkschijf blijven gebruiken en de bestanden vanuit de cloud-opslag vinden. Hierbij kunnen mensen gemakkelijk OneDrive, SharePoint en de netwerkschijf in één oogopslag zien. Prettige bijkomstigheid voor de IT-afdeling: qua techniek verandert er niets. Het enige wat anders is, is het overzicht. Dit maakt het stukken makkelijker om te implementeren!

Het is gemakkelijker om documenten te vinden in de documentenapp in je persoonlijke werkplek, nadat de netwerkschijf met Workspace 365 is verbonden. Door te dubbelklikken op een document wordt het document geopend en krijg je de optie om het te openen via Office Web App of via de lokale applicatie van Microsoft Office.

Zullen mensen nu altijd hun netwerkschijf bestanden openen met de Office Web Apps?

Nee, dit hangt ervan af welke opties de beheerder beschikbaar stelt. Hij kan ervoor kiezen om toegang te verlenen aan beide de lokale en online editors. Bovendien hebben mensen ook de mogelijkheid om hun voorkeur Office-applicatie te selecteren wanneer er meerdere opties beschikbaar zijn.

Leer meer over het gebruik van Document Management 

Wil je de Documenten Applicatie van Workspace 365 proberen? Probeer dan nu gratis het documentmanagement systeem van Workspace 365 in een gratis demo-omgeving of neem een kijkje in de Product Tour van de Documenten App.