How to: Verbeter de digitale werkplek adoptie met A.I. en video

Eén van de belangrijkste factoren van een succesvolle digitale werkplek adoptie, is om ervoor te zorgen dat mensen weten hoe ze de werkplek en de functionaliteiten ervan moeten gebruiken. Er zijn veel verschillende manieren en middelen om het ze te leren, waarvan één van de meest effectieve met behulp van video en Adaptive Intelligence (A.I.) is. In deze blog leg ik je uit hoe je video en A.I. kunt gebruiken als een middel om je op weg te helpen naar een succesvolle werkplekadoptie.

Het belang van training over de digitale werkplek

Wat zou de grootste reden zijn om de nieuwe technologie waarmee jouw bedrijf je voorzien heeft niet te gebruiken? Misschien wil je gewoonweg niet, omdat je niet van verandering houdt of je het gevoel hebt dat je het niet nodig hebt.

Maar in veel gevallen is het omdat mensen niet weten hoe ze het moeten gebruiken. Zelfs als de technologie erg eenvoudig is en de voordelen van het gebruik groot zijn, moeten ze alsnog de tijd en moeite erin steken om bekend te worden met de technologie en het soepel te gebruiken. Als dit te lang duurt, geven mensen vaak op en vallen ze terug in oude gewoontes,

Daarom is het belangrijk om mensen te ondersteunen bij het zo snel mogelijk leren van de ins en outs van de nieuwe werkplek, met zo min mogelijk moeite. Er zijn veel verschillende manieren om dit te doen, bijvoorbeeld door ze een (online) handleiding te geven, trainingen te organiseren of door persoonlijke of groepssessies te houden. Of al deze manieren bij elkaar. Een geweldig middel om mensen op weg te helpen is video.

Video learning: een visueel leermiddel in jouw digitale werkplek

Wat maakt video nou zo’n geweldig leermiddel? En wat zijn de beste manieren om het in te zetten voor maximaal effect?

Stel je voor dat je leert te koken. Zou je dan liever een tekst lezen die de beweging van het kloppen van een ei beschrijft, of zou je liever het iemand zien demonstreren? Laten we er vanuit gaan dat je voor de laatste optie gaat – dat zou ik doen.
Het is een stuk makkelijker om te leren door te zien wat je moet doen en de acties te kopiëren, dan om een tekst te lezen over wat je moet doen, die informatie verwerkt en dan probeert die informatie om te zetten in actie, bijvoorbeeld door te proberen er achter te komen waar je precies moet klikken wanneer een tekst zegt “klik hierop”.

Daarnaast verwerkt ons brein visuele informatie sneller dan tekst. Het is daarom niet verrassend dat veel mensen de voorkeur geven aan een meer visuele leermethode, zoals video. Het is zelfs 75 procent waarschijnlijker dat een werknemer een video bekijkt, dan dat hij of zij een tekst leest. Onderzoek van Wyzowl wijst zelfs uit dat 68 procent van de ondervraagden de voorkeur geeft aan video om te leren over een nieuw product of service, in tegenstelling tot de 15 procent die de voorkeur geeft aan een tekst gebaseerd artikel. Dit maakt het aardig duidelijk dat video waarschijnlijk een effectiever en zeker een meer verkozen middel is, boven een handleiding.

Leren over de werkplek, in de werkplek

Laten we ervan uit gaan dat we onderhand hebben vastgesteld dat je video zou moeten gebruiken om de gebruikersadoptie van de werkplek te stimuleren. Dus, wat is de beste manier om dat te doen? Wij raden aan om het in de werkplek zelf te integreren.

Je zou een YouTube playlist kunnen creëren en integreren, maar er is een makkelijkere manier. In update 3.4 introduceerde Workspace 365 de How-to tegel. In deze tegel laat een serie video’s zien hoe je verschillende onderdelen van de werkplek vindt en gebruikt. Dit verbetert de werkplek vaardigheden en verhoogt de gebruikersadoptie om verschillende redenen.

Allereerst staat de How-to tegel middenin de tool waarover je wilt leren: de werkplek. Dit zorgt voor een laagdrempelige leerervaring, vanwege het feit dat mensen niet hoeven te zoeken naar leermaterialen.

Daarnaast is het ook een continue leerervaring, aangezien mensen snel kunnen vinden wat ze zoeken, de how-to video’s opnieuw en opnieuw kunnen kijken, en de nieuwe video’s kunnen zien wanneer ze verschijnen als er weer iets nieuws is om over te leren. Na het kijken van de video, kunnen ze meteen hun nieuwe vaardigheden toepassen en aan het werk gaan in de werkplek.

Dit is ook effectiever dan bijvoorbeeld video inzetten tijdens een eenmalige trainingssessie, omdat video misschien wel een effectieve tool is op dat specifieke moment, maar niet op de lange termijn. Gezien dat de gemiddelde medewerker 65 procent van de besproken materie zal vergeten in slechts zeven dagen na de trainingssessie. Na zes maanden klimt dat percentage zelfs op naar 90 procent.

Een ander voordeel van het integreren van how-to video’s in jouw werkplek voor leerdoeleinden, is dat het mensen in staat stelt om on-demand te leren.
Stel je voor dat je een drukke dag hebt met veel aan je hoofd, en je alles uit je handen moet laten vallen om naar een trainingssessie te gaan. Denk je dat je dan het meest uit deze sessie haalt? Of gaan jouw gedachten al snel naar de andere taken die zich opstapelen op dat moment? Het zou ook kunnen voorkomen dat je simpelweg niet in staat bent op bij zo’n sessie aanwezig te zijn. Of bedenk hoe het zou zijn als je elke keer dat je iets wilt leren over de werkplek, je tijd moet steken in het zoeken naar uitleg. Niet echt aantrekkelijk om dan te gaan leren, toch?

Door de How-to tegel te integreren kunnen mensen meer over de werkplek leren wanneer ze daarvoor de kans, tijd of behoefte hebben. Het fungeert ook als een constante reminder dat ze dat kunnen, en het zal ze meteen laten zien wanneer er iets nieuws is om over te leren.

Gebruik A.I. om de adoptie van jouw digitale werkplek te verhogen

Niet iedereen gebruikt dezelfde applicaties of heeft ze nodig. Het heeft daarom geen zin om alle beschikbare how-to video’s in één tegel te plaatsen en ze aan te bieden aan elke gebruiker.

Over het algemeen houden mensen er niet van om door bergen informatie te zoeken naar de informatie die ze nodig hebben. Of om over iets te leren, alleen om er achter te komen dat ze hun nieuwe vaardigheden niet eens kunnen gebruiken, omdat ze niet de bijbehorende middelen hebben.

Daarom gebruikt de How-to tegel Adaptive Intelligence (A.I.) om alleen de video’s te tonen die relevant zijn, gebaseerd op mensen hun permissies en wat beschikbaar voor hen is in de werkplek.

Video is een geweldige tool met veel toepassingen, waaronder learning. Op diens beurt is learning een essentieel onderdeel van een succesvolle werkplekadoptie. Door de juiste tools ervoor te integreren in de plek waar mensen over aan het leren zijn, is een belangrijke stap richting het omarmen van de werkplek.