Is de toekomst van thuiswerken voorgoed veranderd?

Hoelang moeten we nog thuiswerken? Ondanks de bekende maatregelen speelt deze vraag en de onzekerheid bij veel mensen in hun hoofd. Er zijn geen auto’s meer op de snelwegen en de eerst zo stressvolle kantoortuinen zijn akelig stil. Voor hoelang zal dit zo blijven? Van veel partners en klanten ontvangen wij inmiddels vragen over tips voor thuiswerken en naar de manier waarop wij werken. In dit artikel deel ik mijn blik op de toekomst van thuiswerken en een aantal tips om dit te faciliteren.

Hoelang moeten we nog thuiswerken?

Pandemieën beïnvloeden de manier van werken

Helaas kan niemand deze vraag beantwoorden. De economie ontvangt flinke deuken door de isolatiemaatregelen om verspreiding van COVID-19 te voorkomen, dus wordt er continu geanalyseerd of het veilig is om maatregelen terug te draaien of af te zwakken. Echter blijkt ook uit een artikel van de BBC dat er hard gewerkt wordt aan een vaccinatie, maar dat het nog wel tot midden 2021 kan duren voordat deze op massale schaal geproduceerd is.

Doordat mensen meer reizen is de kans op een toekomstige pandemie dan ook niet ondenkbaar. Volgens een artikel door Atlantic is het de meeste realistische dreiging die onze manier van leven kan veranderen. De afgelopen jaren zagen we hoe de varkenspest (2009), Zika (2015) en Ebola (2018) snel opkwamen. Omdat de kans op een pandemie realistisch is, wordt het tijd om serieus na te denken over onze manier van reizen en werken.

Invloed van natuurrampen op remote werken

In plaats van proberen te voorspellen wanneer het thuiswerken eindigt, raden wij aan om te leren hoe je om moet gaan met thuiswerken. Globaal gezien zijn er al veel organisaties die medewerkers motiveren om thuis te werken, zodat zij bijvoorbeeld bij een natuurramp door kunnen werken. Volgens een artikel door CNBC is er ook een stijging in het aantal natuurrampen, van 6,2 natuurrampen per jaar in de periode 1980-2018 tot wel 15 per jaar voor de periode 2016-2018.

Concurrentie op de arbeidsmarkt

Naast pandemieën en natuurrampen is er ook meer concurrentie op de arbeidsmarkt. Zo zijn er organisaties zoals Gitlab die zelfs helemaal geen kantoren hebben en waar kenniswerkers vanuit huis of een andere locaties werken. Dit brengt voordelen, omdat er minder kosten zijn voor huisvesting en brengt een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde voor de medewerkers.

Voordelen en nadelen van thuiswerken

Er zijn al veel artikelen over de voordelen en nadelen van thuiswerken. Daarom deel ik graag deze lijst met jullie:

Voordelen van thuiswerken

• Geen stress meer door kantoortuinen
• Aantrekkelijkere werkgever voor (jong) talent
• Minder filestress en reistijd
• Bredere pool aan talenten
• Betere balans privé en werk

Nadelen van thuiswerken

• Niet geschikt voor iedereen

Naast deze nadelen horen wij vaak andere punten, echter zijn dit vaak dingen die oplosbaar zijn als er van te voren goed over nagedacht is en de processen en IT-omgeving erop ingericht is. Hieronder een aantal voorbeelden:

Schijn-nadelen

• Hoe zie ik of mensen werken? – Hoe doe je dat als je op vakantie bent, kijk je mee via een livestream? Maak mensen verantwoordelijk en richt zowel de doelen als processen zo in dat je niet op mensen hun vingers hoeft te kijken.
• Thuis is er afleiding – Bij sommige mensen is hun huis er inderdaad niet voor ingericht, dan kan er inderdaad afleiding zijn van spelende kinderen of bellende partners. Bied mensen daarom een budget om gebruik te maken van gedeelde kantoorruimtes of om te werken vanuit een café of bibliotheek.
• Het is niet veilig – Dat klopt, als je IT-omgeving slecht ingericht is.
• Je loopt niet bij elkaar binnen – Als je gebruikt maakt van videobellen en afspreekt altijd te bellen met het beeld aan, houd je persoonlijk contact.

Welke tips delen wij over thuiswerken?

Met onze digitale werkplek zorgen wij dat mensen vanaf iedere locatie kunnen werken. Maar hoe start je als organisatie met de adoptie van een digitale werkplek? Op onze Support Portal hebben wij trainingen, best practices en ons ‘Embracing Workspace’ programma geplaatst, zodat jullie al voor het aanschaffen van een digitale werkplek kunnen werken aan de adoptie.

Delen van kennis over thuiswerken

Naast het adoptieprogramma voor de digitale werkplek delen we ook regelmatig artikelen met betrekking tot thuiswerken en de digitale werkplek. Hierin behandelen we diverse onderwerpen zoals A.I. om de adoptie te verhogen, hoe Single Sign-On werkt en tips voor het creëren van een balans tussen werk en privé. Bekijk hier alle kennis artikelen.

Hoe ervaren wij het thuiswerken bij Workspace 365?

Onze IT-systemen waren er klaar voor

Als software ontwikkelaar van een digitale werkplek hebben we natuurlijk al ervaring met thuiswerken, zodoende was ons IT-systeem er helemaal klaar voor. Onze meetings met partners en klanten hebben we dan ook allemaal omgezet naar online meetings en ook sollicitatiegesprekken laten wij online plaatsvinden.

Meten van resultaten was al goed ingericht

Naast IT-systemen is het voor een organisatie belangrijk om duidelijke doelen te hebben. Voor ons is bij ieder team en teamlid bekend wat er van ze verwacht wordt. Daardoor kunnen we ook vanuit huis goed meten welke resultaten we behalen en waar we moeten aansturen.

Je loopt bij elkaar binnen

Bij ons lopen mensen nog steeds bij elkaar binnen, maar dan in de woonkamer via Teams met de camera dan. Voor vergaderingen gebruiken we zoveel mogelijk Microsoft Teams, behalve voor meetings waarbij het belangrijk is dat er meer dan 4 mensen in beeld zijn (zoals bij de digitale vrijdagmiddagborrel waar we met het hele team in beeld willen).

Thuis is er afleiding

Voor sommige collega’s geldt dit zeker, voor andere is het tegenovergestelde waar. Ondanks dat het belangrijk is om structuur vast te houden, is het ook belangrijk om je flexibel op te stellen. Wanneer je kinderen hebt is het handiger om een uur eerder te starten dan je kinderen opstaan (mits je stilletjes genoeg kunt zijn). Dit is voor onze collega’s ook nog een uitdaging omdat de kleinere kinderen minder rekening houden met je werk dan partners.

Evenementen zijn verplaatst

Tijdens evenementen spreek je met elkaar en is er interactie. Om te zorgen dat we ook feedback krijgen van organisaties die (nog) geen Workspace 365 gebruiken, organiseren wij daarom online sessies. Deze sessies zijn interactief, zodat we weten wat er speelt in de markt en deze kennis ook kunnen delen in een verslag met alle deelnemers.

Onze eerstvolgende sessie gaat over de toekomst van de digitale zorgwerkplek en vindt plaats op 15 april 2020 om 15:00 uur.

Nieuwe medewerkers starten

Ons team groeit hard, dus we zijn continu op zoek naar talentvolle mensen die zich aansluiten bij Workspace 365. Op dit moment starten deze mensen vanuit huis, zonder dat ze ons in het echt gezien hebben. We maken een account voor ze in Workspace 365, waardoor ze automatisch relevante applicaties, documenten en informatie hebben en sturen een laptop op. Daarnaast zijn er in de werkplek video’s en werkinstructies die zich automatisch aanpassen op basis van de rol. Hierdoor kunnen mensen naast begeleiding via video calls ook zelfstandig op gang komen, doordat de informatie eenvoudig beschikbaar is.

Hoe wordt Workspace 365 ingezet voor thuiswerken?

Natuurlijk werkt iedere functie op een andere manier met Workspace 365. Er zijn wel een aantal punten die wij binnen (bijna) alle branches terug zien komen:

• Flexibele werkplek met ingebouwde zelf-trainingsmogelijkheden voor zowel de werkplek als andere toepassingen
• Eenvoudig toegang verlenen tot bestanden uit zowel Office 365 en de netwerkschijf binnen één visuele weergave
• Samenbrengen van het intranetportaal, applicatieportalen en andere informatiesystemen in één werkplek
• Toegang tot alle applicaties op een veilige manier na een enkele inlog
• Applicaties aanvragen via een formulier in de digitale werkplek
• Snel nieuwe applicaties uitrollen op een slimme manier (de werkplek past zich automatisch aan op iemands rol, locatie, apparaat, browser keuze en meer)
• Mededelingencentrum inzetten voor communicatie richting medewerkers
• Onderhoudsmodus voor applicaties die geüpdatet of vervangen worden
• Verhogen adoptie van alle portalen door ze te combineren in één werkplek

De komende tijd zullen we meerdere artikelen schrijven over het inzetten van Workspace 365 als thuiswerkplek. Deze artikelen zullen we toespitsen per branche om een duidelijk beeld te schetsen van de manieren waarop je werk kunt vereenvoudigen.

Hoe ziet mijn dag als marketing manager eruit met Workspace 365?

Iedere dag zet ik na het ontbijt mijn laptop in een stand op de keukentafel en sluit ik mijn draadloze toetsenbord en muis aan. Door iedere dag het op- en af te bouwen voorkom je dat je continu in je ‘werkkamer’ zit.

Na de opbouw start ik als eerst Workspace 365 om te kijken of er nieuwe e-mails binnen zijn en hoe mijn dagplanning eruit ziet. Doordat ik alles in mijn agenda plaats heb ik een mooi overzicht en kan ik voorbereid onze dagelijkse stand-up in (een telefonisch overleg met het team om te bespreken wat we vandaag willen bereiken).

Op het moment dat ik mijn Workspace 365 omgeving open krijg ik soms een mededeling van onze CEO omtrent de huidige situatie of zie ik dat er nieuwe berichten staan in Yammer. Voor beide neem ik tijd om het te lezen en eventueel te reageren.

Na het inlezen en indelen van mijn dag start ik de programma’s die ik nodig heb op vanuit mijn werkplek. Bijvoorbeeld de webapplicatie van Recruitee (waarvoor ik niet opnieuw hoef in te loggen) om te kijken of er nieuwe sollicitanten zijn, mijn lokale Spotify applicatie om muziek te luisteren en open ik via de documententegel een blog waar mijn collega aan werkt.

Als de lunch voorbij is kijk ik naar de resultaten van onze campagnes. Hiervoor heb ik in Workspace 365 een statistieken dashboard gemaakt. Daarin zie ik bijvoorbeeld de resultaten van e-mailcampagnes, het aantal website bezoekers, het aantal inbound leads en meetings, de prestaties van onze advertenties en meer.

Aan het einde van de dag werk ik mijn agenda bij vanuit Workspace 365. Ik voeg een aantal taken toe aan mijn To-Do live tile en sluit gerust de werkplek, wetende dat ik morgen eenvoudig verder kan werken. Soms kijk ik s ’avonds op de bank nog even op mijn mobiel in de werkplek naar statistieken of open ik een applicatie om nog een actie uit te voeren.

Wil je Workspace 365 zelf proberen?

Ben jij benieuwd naar Workspace 365? Probeer dan gratis de demo of vraag de whitepaper aan om te leren hoe Workspace 365 mensen productiever maakt door ze eenvoudiger te laten werken.