Makkelijker declareren voor werknemers

Hoewel declaraties een belangrijk financieel proces zijn van elke organisatie met werknemers, heeft het geen goede reputatie. Werknemers declareren wel, maar doorlopen het proces niet van harte. Dat komt omdat dit nog bij veel organisaties niet efficiënt verloopt en er dikwijls iets fout gaat. De drempel om dit te verbeteren blijkt ook vaak hoog, terwijl het eigenlijk simpel en snel te verbeteren is.

In verrassend veel gevallen wordt er nog steeds gewerkt met declaraties op papier. Dit kan dus niet overal ingevuld worden (als mensen niet overal declaratieformulieren mee naartoe willen nemen), wat vaak resulteert in dat mensen vergeten waar ze de kosten precies voor gemaakt hebben – of hoe hoog de kosten waren. Daarnaast zijn de bonnetjes snel onleesbaar of ze raken kwijt. Dit kost niet alleen tijd en moeite voor degene die de declaratie indient, maar ook voor degene die ze verwerkt. Al met al is het declaratieproces bij veel organisaties nog achterhaald, arbeidsintensief en inefficiënt.

Wat mag een werknemer declareren?

Gemakkelijk onkosten declareren is dus belangrijk, maar wat zijn deze onkosten precies? Wat een werknemer mag declareren hangt simpelweg af van de werkgever. Hierbij zal de werkgever waarschijnlijk wel rekening houden met de nationale regels hierover.

In Nederland is dat de werkkostenregeling (WKR). Hierin staat dat werkgevers een ‘vrije ruimte’ hebben om tot 1,2% van de loonsom onbelast vergoedingen te geven die niet direct met werk te maken hebben, zoals bijvoorbeeld fitnessabonnementen. Niet alle kosten van de werknemer gaan ten koste van deze vrije ruimte. Zo zijn er gerichte vrijstellingen voor werk-gerelateerde kosten als reiskosten en zakelijke lunches, en nihil waarderingen voor noodzakelijke kosten, zoals computers en werkkleding.

Bekijk voor alle wetten en regels de website van de Nederlandse Rijksoverheid of jouw lokale wet- en regelgeving.

Het is belangrijk om in gedachten te houden dat wat mag van de overheid, misschien niet mag van jouw werkgever. Van de Nederlandse Belastingdienst mag je bijvoorbeeld prima die dure champagnebrunch met zakenrelaties declareren, maar je werkgever is daar mogelijk minder blij mee.

Declaratie Management

Hoe zorg je er voor dat werknemers makkelijk onkosten declareren? Er zijn een paar simpele stappen die je kunt nemen.

Digitaliseer het declaratieproces

Om te beginnen de belangrijkste stap: stop met het papierwerk en ga digitaal. Er zijn massa’s goede tools op de markt waarmee je jouw declaratieproces optimaliseert. Zo kun je meteen jouw bon scannen of fotograferen, de declaratie invoeren via jouw laptop of mobiel, en je bent klaar; wanneer de declaratie verwerkt is in het systeem ontvang je automatisch een bevestiging. Dit vereenvoudigt niet alleen het indien-proces, maar ook het verwerken, aangezien veel van dit soort tools gekoppeld kunnen worden aan jouw financiële systeem.

Verenig declaraties met alle andere processen

Door het declaratieproces te digitaliseren, zet je al een goede stap richting een soepel declaratieproces. Je kunt het nog verder vereenvoudigen door het stappenproces korter te maken, door jouw declaratiesysteem te verenigen met al jouw andere processen. Dit doe je door deze toe te voegen aan jullie intranet. Of nog beter, aan jullie adaptive workspace.

Zo heb je alles wat je nodig hebt op één plek, bereikbaar met één klik op elk apparaat, waardoor niemand ooit meer hoeft te zoeken naar programma’s, URL’s of wachtwoorden en altijd en overal jouw declaraties kunt invoeren. Je kunt bijvoorbeeld een Single Sign-On koppeling maken naar jouw declaratiesysteem, of je kunt het hele declaratieproces naar jouw werkplek halen, zoals wij gedaan hebben binnen onze werkplek.

Declaratie app in jouw werkplek

Wat als je niet meer naar een extern systeem hoeft te gaan om declaraties in te dienen, maar dat gewoon kunt doen vanuit je werkplek? Dit kun je realiseren door jouw complete declaratieproces te integreren in jouw werkplek. Sinds update 3.15 kun je web content toevoegen als volledig tabblad aan jouw werkplek. Dit betekent dat als jouw declaratiesysteem het toestaat, je deze volledig kunt integreren als tabblad in jouw werkplek.

Een andere optie is om een eigen Micro App te creëren met behulp van Microsoft Power Apps. Met de Power Apps van Microsoft creëer je eenvoudig applicaties voor het automatiseren van bedrijfsprocessen – zo ook het declaratieproces. Wil je meer weten over het integreren van Power Apps in jouw adaptive workspace? Bekijk dan dit artikel.

Meer weten over processen vereenvoudigen met Workspace 365? Bekijk onze andere blogs of leer meer over het gebruik van Micro Apps.