Mijn eerste ervaring met Workspace 365 – Collega aan het woord

Voor degenen die nog niet met Workspace 365 werken, is dit mogelijk een herkenbare start van de werkdag: je start de computer op, logt in en opent de programma’s die je vandaag nodig hebt. Daarnaast open je jouw internetbrowser om nog wat extra applicaties op te starten. Een van de programma’s vraagt om een nieuw wachtwoord in te stellen, maar wat was het huidige wachtwoord ook alweer? Op je scherm verschijnt een lastige vraag: Wat is je gebruikersnaam? Tja, welke gebruikersnaam hoort ook alweer bij dit programma? Na drie verschillende combinaties van je naam is het gelukt. Er wordt een link naar je mail verstuurd om een nieuw wachtwoord in te stellen. Dan krijg je de melding dat je één van de programma’s moet updaten waarvoor je je computer moet herstarten…

Goed begin van je werkdag? Oke, dat kwartiertje extra tijd ’s morgens om te genieten van de koffie die je collega voor je heeft gehaald, is wel lekker. Maar het liefst wil je dat je computer en de programma’s daarop gewoon doen wat jij wilt. Deze maand ben ik gestart als nieuwe collega. Er ging een wereld voor mij open toen ik ging werken met Workspace 365. Eindelijk lijkt er een oplossing te zijn voor veel nutteloze en tijdrovende taken.

Eerste contact met mijn collega’s en partners

Allereerst werd ik op Yammer warm verwelkomd door mijn nieuwe collega’s. Ik hoor je denken, Yammer? Wat is dat? Dat wist ik ook niet. Tot een paar dagen geleden. Yammer is een sociaal intranet voor bedrijven. Geen heen-en-weer mailen met collega’s, maar direct contact. Hierbij kunnen ook uitgenodigde partners, klanten of freelancers aansluiten. Perfect voor het delen van video’s, presentaties en artikelen met diverse teams. Of gewoon om een vraag te stellen. Je kunt zelfs via een poll meningen peilen. Handig om er achter te komen wat de kleur van jullie nieuwe huisstijl moet worden. Of welke hapjes er gehaald moeten worden voor de vrijmibo.

Met één enkele inlog toegang tot alles, overal

Dat gevoel dat je krijgt wanneer je smarties op kleur sorteert. Rustig en voldaan. Neurotisch of gewoon heel herkenbaar? In ieder geval geeft werken met Workspace 365 mij hetzelfde gevoel. Met één enkele inlog en klik toegang tot al je applicaties. Dit vind ik één van de grootste voordelen. Het bespaart je heel veel tijd. En frustratie. Geen neigingen meer om je laptop doormidden te breken of je computer uit het raam te gooien. Je opent je internet browser, logt in op je Workspace en hebt direct toegang tot alles wat je nodig hebt. In één oogopslag. Heel overzichtelijk en afgestemd op mijn rol, apparaat en locatie. Werkt een applicatie niet op een apparaat? Dan wordt deze automatisch verborgen of krijg je bericht waarom het niet werkt. Zo’n aangepaste Workspace is dan ook erg fijn, voor lichtelijk chaotische mensen zoals ik.

Doordat je inlogt via je internetbrowser, heb je overal toegang tot al je bestanden, informatie en applicaties. Zo kun je werken waar en wanneer je maar wilt, op elk apparaat. Iets wat natuurlijk niet meer weg te denken is uit deze tijd, toch? Nog altijd is het niet bij ieder bedrijf zo normaal.

Bespaar tijd door te automatiseren en maak het persoonlijk

Nooit meer eindeloos prutsen in een excel bestand. Ja, ik heb het over het doorgeven van je uren, ziekte of vakantiedagen. Bij Workspace 365 is er een Business App waarin je dit allemaal geautomatiseerd kunt doorgeven. Wat een verademing. Daarnaast kun je allerlei applicaties toevoegen die voor jou beschikbaar zijn gesteld vanuit de App Store en welke jij handig vindt om te gebruiken.
Om het echt persoonlijk te maken kun je alles naar eigen smaak inrichten (indien je daar rechten toe hebt). Zo heb ik mij helemaal laten gaan in mijn creativiteit en heb ik elke tegel een andere kleur gegeven. Al pijn aan je ogen bij het idee? Ik word er in ieder geval heel vrolijk van.

Altijd toegang tot documenten en online samenwerken

Bij andere bedrijven heb ik vaak gewerkt met een gedeelde netwerkschijf. Hierop zetten collega’s verschillende versies van documenten en ben je al snel kwijt in welke versie je moet werken. Zeker als er een versie 6a en versie 6a (computer Frank) ontstaan. Zeer frustrerend als je tegelijkertijd aan hetzelfde stukje gewerkt hebt. En zonde van je tijd.
In Workspace 365 zijn al mijn persoonlijke en gedeelde documenten beschikbaar. Ik kan tegelijkertijd met mijn collega’s schrijven aan één blog, zonder dat er meerdere versies ontstaan. Dit kan op mijn werklaptop, maar ook vanaf ieder ander apparaat (zoals thuis op mijn tablet). Daarnaast stuur je geen bijlages meer per mail, maar sturen we een link naar een document. Zo weet je zeker dat iedereen in de juiste versie werkt.

Mijn eerste week met Workspace 365

Gebruiksvriendelijk, efficiënt en daardoor tijdbesparend, dat is Workspace 365 voor mij. Ik werk er pas vijf dagen mee, maar kan nu al niet meer zonder. Het is erg leuk om te zien hoe iedereen let op de persoonlijke ervaringen van mensen. Het productteam voert zelfs discussies over de kleinste details, om het zo eenvouding mogelijk te maken voor iedereen. Ik kan niet wachten om nog meer te ontdekken in Workspace 365. Eén ding is zeker, ik ben om!