De mogelijkheden en voordelen van HTML integraties in de werkplek

In update 3.1 introduceerde Workspace 365 de mogelijkheid om aangepaste HTML toe te voegen aan de werkplek, wat betekent dat je in wezen elke HTML code kunt toevoegen. Top – maar wat betekent dat? In deze blog bespreek ik een aantal dingen die je als Workspace 365 whitelabel partner kunt doen met deze functionaliteit en hoe deze niet alleen extra waarde geven aan jouw werkplek, maar jou ook kunnen ondersteunen om diverse processen te verbeteren.

HTML toevoegen: wat betekent het en hoe doe je dat?

Een manier om aangepaste HTML aan de werkplek toe te voegen, is in de configuratie van de werkplek. Dit is echter over het algemeen een vrij technisch proces en niet toegankelijk voor mensen buiten de IT-afdeling. Daarnaast zou je elke keer als je iets wilt toevoegen of aanpassen de configuratie van de werkplek moeten updaten. Gelukkig is er een gemakkelijkere en meer flexibele manier, die ook gebruikt kan worden door mensen met minder technische vaardigheden.

Deze gemakkelijkere en flexibelere manier is door hier een tool voor te gebruiken. De meest gebruikte voor dit doel is Google Tag Manager. Deze online tool stelt je in staat om één stukje code eenmalig aan jouw werkplek toe te voegen. Hierna kun gemakkelijk code toevoegen via de Google Tag Manager, die ervoor zorgt dat het werkzaam is in jouw werkplek; geen programmeervaardigheden nodig.

Dit is wat de Google Tag Manager zo’n geweldige tool maakt voor bijvoorbeeld marketeers of (interne) communicatiemanagers, aangezien zodra de Google Tag Manager code geïntegreerd is, er geen uitgebreide technische vaardigheden nodig zijn om nieuwe tools en services toe te voegen. Natuurlijk kun je, zoals eerder genoemd, ook vergelijkbare tools gebruiken of de code direct toevoegen.

Wil je meer weten over hoe je aangepaste HTML toevoegt aan de werkplek? Lees het op onze Support Portal!

Wat kun je doen met aangepaste HTML?

Het vermogen om met HTML gemakkelijk nieuwe tools toe te voegen aan de werkplek creëert een hele hoop mogelijkheden, maar wat zijn die precies? Om eerlijk te zijn, zijn de mogelijkheden zijn meer of minder eindeloos (Echt, als je zou willen kun je zelfs een klein mensje jou laten aanmoedigen, elke keer dat je ergens op klikt), maar ik zal het hier hebben over de meest voorkomende manieren waarop je deze functie kunt gebruiken en ervan kunt profiteren. Het voordeel van het gebruiken van Google Tag Manager hiervoor, is dat je op specifieke pagina’s kunt focussen. Hierdoor kun je tools en features beschikbaar maken in specifieke omgevingen op basis van de URL.

Integreer een Support Chat

Alles alles wat je nodig hebt om te werken in jouw werkplek geïntegreerd is, is het alleen maar logisch dat jouw support kanalen dat ook zijn. Met HTML kun je een support chat als Zendesk Chat of Intercom integreren in de werkplek, zodat mensen ondersteuning kunnen krijgen waar en wanneer zij dat het meest nodig hebben. Zo kunnen mensen bijvoorbeeld snel het resetten van een wachtwoord of updates over hun openstaande support tickets aanvragen of problemen als ingewikkelde printerverbindingen oplossen.

Niemand wacht graag uren (of zelfs dagen) op een e-mail met een antwoord op hun vraag. Daarnaast is het ook niet bepaald efficiënt. Met een support chat geïntegreerd in jouw werkplek, krijgen mensen snel een reactie en kunnen ze vlug weer aan het werk. Het heeft ook voordelen voor de mensen die de support doen: stel je de vermindering van e-mails eens voor.

Een ander voordeel van het integreren van een support chat in jouw werkplek met HTML, is dat het een krachtige manier is om flexibele en mobiele werknemers te ondersteunen, of ze nou werknemers op afstand zijn of bijvoorbeeld een zorgmedewerker die thuiszorg biedt. Zij krijgen meteen hulp, waar ze ook zijn, zonder eerst persoonlijk hun IT-afdeling te hoeven contacten of door lange processen te gaan.

Geautomatiseerde support met een Chatbot

Je kunt ook de last van de servicedesk een hoop verlichten door een groot deel van de support te automatiseren met een chatbot zoals Drift, Intercom Answer Bot en vele anderen. Vooral voor veelgestelde vragen, zoals hoe je een applicatie toevoegt of waar je de RSS feed URL van de bedrijfsblog vindt; waarom zou je steeds opnieuw dezelfde vraag beantwoorden? Door een chatbot te integreren, kun je ervoor zorgen dat deze vragen automatisch juist beantwoord worden, wat de servicedesk een behoorlijke hoeveelheid tijd bespaart.

Een ander voordeel van het integreren van een chatbot, is dat het snel informatie uit verschillende systemen kan trekken, zoals jouw intranet, documentensystemen of business apps. Bijvoorbeeld wanneer iemand zoekt naar een bepaald beleid of richtlijn; een chatbot kan snel de systemen scannen om de informatie te vinden waar die persoon naar zoekt, wat uren aan handmatig zoeken bespaart.

Een chatbot is ook een erg laagdrempelige manier voor mensen om informatie en ondersteuning te zoek. Het is altijd beschikbaar, rechtstreeks vanuit de werkplek. Er is geen barrière dat mensen bang zijn om iemand ‘lastig te vallen’ met vragen. De chatfunctie is erg makkelijk te begrijpen en in een format waar de meeste mensen al aan gewend zijn.

Meet de analytics

Een belangrijke factor van succes is de meetbaarheid ervan. Stel je voor dat je door een groot adoptieproces gaat, tijd en moeite steekt in training en communicatie om ervoor te zorgen dat de werkplek omarmt wordt… en dan? Een belangrijke manier om er achter te komen of jouw inspanningen een succes waren, is door het simpelweg te meten. Door HTML in de werkplek toe te voegen kun je het gebruik meten met tracking tools zoals Google Analytics, Matamo en anderen. Op deze manier kun je zien hoe de werkplek gebruikt wordt en de effecten van jouw inspanningen meten.

Zijn er interessante mogelijkheden van HTML toevoegen die niet besproken zijn in dit artikel? Laat het ons weten!

Als je dit artikel interessant vond, zijn deze misschien wat voor jou:

• Wat je kunt doen met iFrames – zeven voorbeelden!
• How to: Verbeter de digitale werkplek adoptie met A.I. en video
• Waarom zou ik SharePoint, OneDrive en de fileserver (netwerkschijf) samenvoegen?
• Complete gids voor HelloID: SSO, IAM, IdP en meer