Zo maak je van Office 365 een digitale werkplek

Geüpdatet op 20 augustus 2020

Veel bedrijven oriënteren zich om over te gaan op Office 365. De grootste redenen hiervoor zijn het centraliseren van documenten, het in staat stellen van medewerkers om overal te kunnen werken op een veilige methode en om alle applicaties en nieuws centraal beschikbaar te stellen. Daarnaast brengt Office 365 handige communicatietools met zich mee, zoals Microsoft Teams of Skype. Ondanks het gemak dat Office 365 kan brengen, is het voor veel organisaties nog niet voldoende als digitale werkplek. Hieronder beschrijf ik hoe je meer haalt uit Office 365 door het te integreren binnen de digitale werkplek Workspace 365.

Rol-gebaseerde applicaties aanbieden

Momenteel is het niet mogelijk om applicaties binnen de Office 365-launcher aan te bieden op basis van rollen. Dit is al jaren één van de meest verzochte features binnen Office 365. Om die reden is het met Workspace 365 mogelijk om groepen aan te maken en hierin applicaties of informatie beschikbaar te maken aan deze groepen of aan individuen. Zo bied je toegang tot de juiste nieuwsfeed, stuurinformatie, applicaties of statistieken voor ieder individu in de organisatie. Workspace 365 past de werkplek automatisch aan op basis van jouw rol, jouw apparaat en locatie. De werkplek geeft hierbij relevante info die voor jouw rol van toepassing is.

Enkele inlog naar web- & hosted applicaties

Als de digitale werkplek eenmaal ingericht is aan de hand van de individuele behoeften van de gebruiker, is het natuurlijk fijn om in één keer op elke applicatie in te loggen. Daarom biedt Workspace 365 Single Sign-On, zodat je vanaf jouw dashboard met één klik veilig toegang hebt tot al jouw applicaties. Voor webapplicaties maakt Workspace 365 gebruik van de krachtige technologie van Azure, en onze eigen Single Sign-On tool voor de webapplicaties die niet door Azure ondersteund worden. Daarnaast kun je gebruik maken van Citrix XenApp of onze Clientless RDP om een enkele inlog te bieden naar hosted desktopapplicaties. Hiermee start je als individu in één klik een enkele applicatie, in plaats van een complete remote desktop.

Alle documenten bij elkaar

Hoewel in je digital werkplek, Office 365 alle documenten online beschikbaar maakt, is voor sommige mensen het verschil tussen OneDrive, SharePoint, Team-documenten en groepsdocumenten onduidelijk. Hoewel het allemaal zeer handige systemen zijn, kan de combinatie soms verwarrend en ingewikkeld zijn voor gebruikers. Daarnaast zijn niet alle organisaties klaar om van hun huidige fileserver af te stappen en kunnen zij deze niet integreren in Office 365.

Om deze uitdaging op te lossen, biedt Workspace 365 een eenvoudige documentoplossing op basis van OneDrive, SharePoint en de fileserver. We brengen alle documentoplossingen samen binnen een enkele documentenmap, zodat mensen eenvoudig leren hoe ze online werken met documenten. Zo gebruik je alle systemen, zonder er echt aan te hoeven wennen.

Meer inzicht in informatie

Een groot voordeel van een volledige digitale werkplek ten opzichte van Office 365, is dat je meteen na het openen ervan een overzicht hebt van al jouw belangrijke informatie, zoals nieuwe e-mails, jouw agenda, recent bewerkte documenten, nieuws vanuit het intranet en statistieken van bijvoorbeeld omzet of websitebezoekers. Welke informatie je meteen wil zien is bovendien te personaliseren. De beheerder of individuen kunnen eenvoudig nieuwstegels toevoegen met voor hen relevant nieuws.

Integratie en gelijkenis met oude systemen

De overstap naar Office 365 lijkt voor sommige bedrijven nog te groot, omdat – zoals eerdergenoemd – mensen er te veel aan moeten wennen. Daarnaast worden ze tegengehouden omdat een vereiste is dat ze koppelingen hebben met hun huidige IT-systemen. Daarom integreert Workspace 365 met nieuwe (Office 365 & clouddiensten) en de oude systemen (gebruikersmanagement, fileservers, remote desktops, on-premises omgevingen en meer). Workspace 365 brengt het nieuwe en het oude samen, zodat gebruikers altijd beschikking hebben over de benodigde programma’s en de overgang, voor zowel gebruiker als beheerder, makkelijk en soepel verloopt. De technologie op de achtergrond kan vervangen worden, zonder dat de gebruiker hier last van ondervindt.

Onafhankelijke digitale werkplek

Er zijn veel bedrijven die merken dat ze erg afhankelijk zijn van Microsoftdiensten, documenten in SharePoint, gebruikersbeheer in Azure, e-mail via Exchange, CRM in Dynamics en ga zo maar door. Niet alle IT-managers vinden deze gedachte prettig en zoeken daarom naar een ‘technologie onafhankelijk’ platform. Met het team van Workspace 365 zoeken wij continu naar nieuwe samenwerkingen om het product sterker te maken. Hiervoor gebruiken we deels oplossingen van Microsoft, maar ontwikkelen we ook integraties die los staan van Microsoft zoals de uitbreiding van Single Sign-On of het veiliger verzenden van persoonsgegevens via de mail. Heb jij zelf een idee waarmee Workspace 365 het werk van mensen nog verder kan vereenvoudigen? Laat het mij weten via [email protected] of stem op feature requests op onze support portal.

Adoptie digitale werkplek en gebruiksgemak

Adoptie en gebruiksgemak zijn twee onderdelen die aan elkaar verbonden zijn. Wanneer je een trial-omgeving van Office 365 aanmaakt, zal het je opvallen dat er standaard Officeapplicaties beschikbaar zijn. Echter is het voor een gebruiker niet duidelijk welke applicaties voor welk doel gemaakt zijn. Zo heb je Taken, Planner en To-do voor het bijhouden van activiteiten. Alle drie zijn het mooie apps die met elkaar verbonden zijn, echter is het voor iemand die geen verstand heeft van IT lastig om te beslissen welke ze dienen te gebruiken. Hetzelfde geldt voor SharePoint en OneDrive. Beide zijn het sterke oplossingen voor het samenwerken met documenten, echter hebben de gebruikers al een training nodig om de termen ‘SharePoint en OneDrive’ uit elkaar te houden. Voorheen werkten ze met een gedeelde schijf en een “Mijn documenten” map. Om die reden kun je al deze onderdelen ook integreren en een duidelijke benaming geven binnen Workspace 365. Hierdoor ziet een gebruiker die inlogt direct op zijn digitale werkplek alle applicaties, documenten en informatiestromen die voor hem of haar nuttig zijn.

Workspace 365 als ideale digitale werkplek

Afgelopen jaar hebben we een enorme groei meegemaakt in productontwikkeling, partners en klanten. Het voordeel dat wij vaak terug horen over Workspace 365, is de flexibiliteit die we bieden. Door diverse onderliggende technologieën te ondersteunen, kun je andere diensten eenvoudig integreren en uitrollen binnen een organisatie. Het wordt dan ook vaak gebruikt om een brug te slaan tussen de huidige en nieuwe IT-infrastructuur, zonder mensen hiermee te storen of van het werk te houden. Naast het werken met applicaties en documenten vinden mensen het prettig dat zij zelf de digitale werkplek kunnen inrichten en met één enkele inlog elke applicatie kunnen openen.