Office 365 inzetten als fileserver, waarom niet?

Geüpdatet op 21 augustus 2020

Zijn Office 365 en SharePoint overzichtelijk genoeg voor onderwijsinstellingen? Veel scholen bekijken de mogelijkheden van de gratis Office 365 licenties voor educatie ter vervanging van hun fileservers, toch zijn er scholen die hun lokale fileserver behouden. Waarom kiezen deze onderwijsinstellingen, vaak met een beperkte ict-budget, niet ervoor om met Office 365 fileservers te vervangen? Er zijn natuurlijk meerdere redenen, maar hier vind je een aantal belangrijke punten.

De interface van een Office 365 vs. fileserver

Wat is het gemak van een fileserver? In de meeste gevallen benader je bestanden op een fileserver via de Windows file-explorer. Dit betekent dat je vanaf een bureaublad of taakbalk een map aanklikt en vervolgens zowel je persoonlijke als gedeelde mappen aan de linkerkant verschijnen.

Hoewel je Office 365 op verschillende manieren kunt inrichten log je vaak in op de mailbox. Om bij je bestanden te komen moet je vervolgens links bovenin klikken op het keuzemenu. Hier zit het grootste verschil, een eindgebruiker moet hier kiezen voor OneDrive (dit zijn je persoonlijke bestanden) of Sites (SharePoint voor gedeelde bestanden). Hierdoor kunnen ze minder snel naar hun bestanden navigeren en is er eerst uitleg nodig om het verschil te leren tussen Sites (SharePoint) en OneDrive. De interface verschilt dus nog te veel van hetgeen wat zij vandaag gewend zijn.

Kracht van Office 365 en fileservers in Workspace 365

Door SharePoint, OneDrive en de fileserver te vereenvoudigen helpt Workspace 365 onderwijsinstellingen om de volledige kracht van Office 365 te gebruiken. Door het gebruiksvriendelijke overzicht van fileservers te combineren met de krachtige online mogelijkheden van Office 365 hebben we een Documenten app gemaakt binnen Workspace 365.

Hiermee krijg je zowel SharePoint, OneDrive als de fileserver binnen één consistente user-interface zodat mensen zonder training aan de slag kunnen met hun documenten. Door deze vereenvoudiging en andere vereenvoudigingen waaronder het toevoegen van een sluitknop aan bestanden kan iedereen eenvoudig werken met de online- of lokale Office apps, zoals ze gewend zijn.

Inrichten van werkplekken in Office 365 vs. Workspace 365 met Azure

Als Office 365-admin heb je beperkt invloed op het app-menu van de gebruikers, je kunt alleen de Office 365 apps beïnvloeden via licentie uitgave. Ontwikkeld Microsoft een nieuwe app? Dan pushen ze deze zonder pardon richting ieders startscherm. Andere applicaties moeten gebruikers zelf handmatig toevoegen in het app menu.

Om die reden bieden we Workspace 365-beheerders de mogelijkheid om de werkplek van leerlingen, docenten, klassen, etc. eenvoudig in te richten via App Groep Management. Door te synchroniseren met de Azure Active Directory blijft het beheer op één locatie en zijn alle gebruikers en groepen beschikbaar in Workspace 365.

Vervolgens kun je elk type web- en legacy applicatie toevoegen aan een App Groep en deze in één klik zichtbaar maken op dashboards van de leerlingen, klassen, docenten of andere medewerkers binnen een App Groep. Hierdoor is het mogelijk om alle leerlingen via Workspace 365 toegang te geven tot een bepaalde groep apps, maar kun je ook juist een tegel maken naar een bepaalde documentenmap voor een specifieke klas of jaargang.

De legacy applicaties kunnen worden toegevoegd als hosted applicaties (via bijvoorbeeld Clientless RDP of Citrix XenApp) of als lokaal geïnstalleerde applicaties. Door te verbinden met de Azure Marketplace is het mogelijk om Single Sign-On aan te bieden naar meer dan 3.300 web applicaties.

Speciaal voor het onderwijs

Met educatie instellingen, software ontwikkelaars en onze partners onderzoeken we de ideale werkplek voor leerlingen, docenten en medewerkers. Als onafhankelijke partij willen we samen met educatie instellingen kijken naar opties om diverse diensten (zoals AFAS, ParnasSys, Magister, etc.) te integreren en vereenvoudigen binnen een browser-based werkplek. Wil je hier meer over weten of meedoen aan het onderzoek? Bezoek dan onze Workspace 365 voor Educatie pagina. Wil je zelf Workspace 365 ervaren? Probeer dan de gratis demo.

Gratis demo