Oud en nieuw binnen het Onderwijs: Mbo’s met bewegend IT-landschap

Twee jaar geleden maakte dit ROC de keuze om vanaf 2017 VDI te implementeren. Kijkend naar de recente ontwikkeling van onlineapplicaties en de grote diversiteit aan apparaten wordt deze keuze nu in twijfel getrokken. Dit was een van de redenen waarom ze ons graag wilden spreken over ons onderzoek naar de moderne werkplek voor studenten en docenten en de validatie van onze toekomstvisie op deze digitale werkplek. Ik deel graag de uitdagingen die spelen binnen deze school en andere MBO-instellingen met als doel studenten te helpen beter te presteren door middel van een complete online werkplek.

Van een oude- naar een nieuwe IT-omgeving

Afgelopen week waren we te gast bij een ROC met meerdere locaties, 15.000+ studenten en medewerkers en een IT-landschap met ongeveer 100 beheerde applicaties. Ook deze school ziet een uitdaging in de keuze tussen en overgang van de oude wereld naar de nieuwe. De oude wereld wordt hierin gevormd door Windowsapplicaties, fileservers en veel managed devices. Aan de nieuwe kant zien we de trend richting browser-based HTML-applicaties zoals Office 365, Dropbox, Magister, et cetera en studenten die eigen laptops, tablets en smartphones gebruiken. Dit ROC ziet een uitdaging om naast de bestaande “oude wereld” over te stappen naar de nieuwe wereld. Eigenlijk missen ze de brug om van oud naar nieuw te komen waarbij beide werelden ondersteund worden en in hun eigen tempo kunnen worden overgezet of uit-gefaseerd.

Documentenbrug tussen fileservers en SharePoint

Veel onderwijsinstellingen zien de migratie van documenten uit fileservers naar bijvoorbeeld SharePoint als een grote uitdaging. Vragen die we rondom dit “migratieproject” vaak terughoren zijn:

1. Welke onderdelen wel/ niet migreren naar de nieuwe omgeving?
2. Wat is de beste methode om dit te doen?
3. Hoe zorgen we ervoor dat dit een beheersbaar traject wordt?

Maar moet je al die mappen met documenten wel willen migreren? Is het niet makkelijker de fileserver te integreren met het beschikbare DMS zodat docenten en studenten zelf de benodigde documenten kunnen migreren? Vanaf Q1 (dit jaar) is het mogelijk om bestaande file servers te integreren met het DMS van Workspace 365 voor Educatie. Binnenkort worden OneDrive, SharePoint (Office 365) en toegevoeg fileserver locaties in één overzichtelijk DMS weergegeven. Scholen kunnen op deze manier in korte tijd overschakelen naar een nieuwe hybride online omgeving, zonder hiervoor een document migratietraject uit te hoeven voeren.

Windows- en webapplicatie in één online omgeving

Het ROC waar we te gast zijn geeft aan dat, door de komst van webapplicaties en steeds meer eigen devices, het alleen aanbieden van een managed device met een remote desktop niet meer voldoende is. Het liefste zien ze een online omgeving waarbij zowel web- als Windowsapplicaties makkelijk te beheren zijn. Het beheer van managed devices en BYOD’s wordt hierdoor gelijkgetrokken en het biedt studenten altijd dezelfde herkenbare werkplek. Studenten krijgen hierdoor beter inzicht in hun studie, missen daardoor minder deadlines, merken roosterwijzigingen sneller op en zijn direct op de hoogte van hun laatste studieresultaten. Een algehele betere informatievoorziening met minder uitval tot gevolg.

Sommige instellingen maken een koppeling naar een online remote desktop. Dit maakt het beheren van managed devices makkelijker maar deze oplossing kent hoge licentie- & implementatiekosten. Daarbij wordt een remote desktop vaak als ongebruiksvriendelijk ervaren. In sommige gevallen dient de gebruiker zelfs nog een “cliënt” te downloaden voordat de remote desktop aangeroepen kan worden.

Tijdens het gesprek demonstreren wij hoe Workspace 365 voor Educatie de toegang tot applicaties vereenvoudigd. De student logt in op zijn online omgeving (dit kan op een school computer, eigen laptop of zelfs een ipad of telefoon) en kan vervolgens in één klik direct alle applicaties starten, het maakt niet uit of het een webapplicatie of een Windowsapplicatie op een remote desktop is. Ze openen eenvoudig de Windowsapplicaties zonder opnieuw in te loggen of het downloaden van een “cliënt”.

Workspace 365 voor Educatie & toekomstvisie

Alle bovenstaande IT-uitdagingen omtrent het migreren van documenten en benaderen van Windowsapplicaties lossen we op met Workspace 365 voor Educatie. Onderwijsinstellingen krijgen namelijk een platform waarin alle applicaties en documentlocaties (zowel SharePoint als Fileservers) op een flexibele manier beheerd en beschikbaar gesteld kunnen worden aan groepen medewerkers en studenten. Op deze manier kunnen de applicaties voor zowel managed als unmanaged devices beheerd worden. Hierbij besparen onderwijsinstellingen aanzienlijk op kosten voor bijvoorbeeld een virtual desktop omgeving of SharePoint migratietraject.

In de komende periode doen we onderzoek naar het direct zichtbaar maken van onderwijsinformatie voor studenten en medewerkers. We merken namelijk dat er behoefte is aan een overkoepelend systeem waarin studenten direct informatie getoond krijgen uit verschillende onderwijsondersteunende applicaties zoals Untis (rooster) en Magister (elektronische leeromgeving) op zowel hun mobiel als personal computer. Met als doel studenten te helpen beter te presteren en achterstand te voorkomen.

Zeer korte implementatie en lage opstartkosten

Workspace 365 voor Educatie kan nu al veel opleveren voor onderwijsinstellingen. Doordat er geen ontwikkel- of migratietraject aan vooraf gaat is het mogelijk om binnen één dag een Proof of Concept op te zetten. Daarnaast kunnen we ondersteuning bieden met een kosten-baten analyse en gebruikersevaluatie van de huidige t.o.v. de nieuwe werkplek om zo een gefundeerde keuze te maken.

Herken je deze uitdagingen en/of heb jij andere IT-uitdagingen binnen jouw onderwijsinstelling neem dan gerust contact met mij op. Wil je de werkplek zelf uitproberen? Vraag dan hier een gratis demo aan.

Vriendelijke groet,
Gijs van Hees
Opportunity Maker