”Altijd alles toegankelijk op één plek vanuit de cloud.”

Administratie- en boekhoudingskantoor IDiNG uit Breukelen heeft alles op de rit. Toch zou het ICT-landschap wel eens onder de loep genomen mogen worden. Niet alle applicaties en toepassingen zijn gekoppeld aan elkaar en communiceren op een juiste manier. “Het werd tijd dat we met onze tijd meegingen,” vertelt Bram Iding, directeur van IDiNG. “Onze medewerkers willen altijd, overal en met elk apparaat op een veilige manier van één alomvattend systeem gebruik kunnen maken.” Tijd dus voor yellow arrow!

Eén cloud-oplossing: Workspace 365

“Ondanks het feit dat een dergelijke oplossing nog niet vaak gebruikt werd in de accountancy, wist yellow arrow meteen dat een combinatie van Workspace 365 en Microsoft 365 het beste pakket aan tools bood voor IDiNG. Een server is voor IDiNG niet meer nodig. Bram: “Wij werken zowel met MacOS- als met Windows-omgevingen. Het was daarom belangrijk dat iedereen het eigen apparaat kon blijven gebruiken, maar toch kon samenwerken. Door de cloud-structuur van Microsoft 365 gaat dit naadloos en blijft de flexibiliteit gewaarborgd.”

Optimaal gebruiksgemak zonder verlies van veiligheid

“Veiligheid is natuurlijk altijd belangrijk, maar als het om de financiële gegevens van klanten gaat, moet alles absoluut waterdicht zijn. “We waren bang dat de veiligheidsmaatregelen zoals wij die nodig hebben van invloed zouden zijn op de werkbaarheid van het systeem,” laat Bram weten, “maar het draait op een gestroomlijnde manier. Eigenlijk is alles positief veranderd: in een internetcafé aan de andere kant van de wereld op een privételefoon heb je nu te maken met dezelfde hoge mate van beveiliging en dezelfde gebruikerservaring als op kantoor.”

Bekende structuren ombouwen en inpassen

”Tijdens de implementatie van de nieuwe cloud-oplossingen was er sprake van een onvoorziene omstandigheid. Bram vertelt: ”In de accountancy is het gebruikelijk om bepaalde structuren te gebruiken. In het documentatiesysteem van IDiNG is het mogelijk om in één keer het complete dossier van een klant te zien. Dit systeem wilden en móesten we handhaven, maar dat was standaard niet aanwezig in Sharepoint Online van Microsoft 365. Hierop heeft yellow arrow een stuk maatwerk gemaakt binnen Sharepoint. Onze werkwijze kon hierdoor gelijk blijven, en dat tegen een fractie van de kosten. Als de digitale werkomgeving niet al je wensen kan vervullen, past yellow arrow het aan totdat het wel werkt. Dat is nog eens professionaliteit en maatwerk!”

Geen omkijken naar

Nadat de Workspace 365-omgeving was geïmplementeerd, was er eigenlijk geen regulier onderhoud aan het platfrom meer nodig. Daarom hoeft yellow arrow niet meer op locatie te komen. Bram: ”Natuurlijk staat yellow arrow altijd voor ons klaar als er iets aan de hand is, maar in feite is alles geautomatiseerd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan software- of beveiligingsupdates. Zo zijn wij altijd zorgeloos aan het werk en weten we toch waar we moeten zijn als er onverhoopt iets mis loopt.”

Begeleiding van het adoptieproces

”Iets nieuws kan in het begin best lastig zijn,” legt Bram uit. ”Door de manier waarop yellow arrow ons begeleid heeft, is de overgang heel soepel gegaan. Dat maakte echt het verschil. Doordat ze uitstraalden dat ze wisten waar ze het over hadden, was er veel onderling vertrouwen. We zijn redelijk zelflerend, maar we hebben toch veel aan de cursus van yellow arrow gehad. Het implementatietraject van de ene omgeving naar de andere was best intenstief. Hier heeft yellow arrow zijn toegevoegde waarde laten zien. Efficiënt, met weinig verlies van tijd en geld, en altijd vanuit een goed opgesteld plan zonder daarvan af te wijken.”

Samenwerking

”Eigenlijk zijn we er gewoon hartstikke blij mee,” vertelt Bram. ”Al het werk is bijzonder nauwkeurig uitgevoerd en yellow arrow is een prettige partij om mee te werken. Ze weten waar ze het over hebben en ze zijn bijzonder benaderbaar. Door ons tijdens de implementatie actief te begeleiden op een ontspannen manier, weten we ook zeker dat we alle nieuwe middelen goed gebruiken en het maximale uit het Microsoft 365-portal en Workspace 365 halen. Vanuit onze wensen en expertise zijn we tot deze mooie oplossing gekomen.”

Gebruikte toepassingen: Microsoft 365; Enterprise Mobility + Security Suite; Workspace 365; AvePoint Cloud Backup

Referentie als eerst verschenen bij yellow arrow.