Wanneer is een projectteam perfect?

Digitale werkplekprojecten kunnen een uitdaging zijn en er is een geweldig projectteam nodig om een succesvolle digitale werkplek te creëren. Een geweldige digitale werkplek ontstaat niet zomaar; het vereist getalenteerde mensen die goed kunnen plannen, aanleveren en ook vervolgens nog kunnen beheren. Met name het aanleveren is belangrijk.

Projectmanagement wordt meestal als zeer belangrijk beschouwd en organisaties investeren dan ook in projectmanagers. Vaak gebeurt dit met een Project Management Office (PMO) en project methodologieën. Apps en tools zijn ook essentieel bij projectmanagement en de digitale werkplek kan een belangrijke rol spelen bij het bieden van online omgevingen en mogelijkheden om de mijlpalen voor de projectteams te bereiken.

Waarom is een projectteam zo belangrijk?

Een projectteam samenstellen kost altijd veel tijd, omdat de organisatie het beste resultaat uit het projectteam wilt halen. In dit artikel wordt beschreven wat een projectteam succesvol maakt en wat de belangrijkste rollen en verantwoordelijk zijn binnen een projectteam.

Elk project en elke organisatie is anders. Om deze reden is het samenstellen van een projectgroep moeilijk vast te stellen. Budget, middelen, beschikbaarheid van personeel en projectmijlpalen zullen allemaal een bepaalde impact hebben op het projectteam. De manier van werken binnen een organisatie kan ook effect hebben op het team. Daarnaast variëren projecten van grote meerjarige projecten met externe organisaties tot kleine interne projecten. Deze kleine projecten kunnen uit slechts twee of drie personen bestaan. Er zijn echter een aantal benaderingen en consistente methodes die altijd van toepassing zijn op elk project.

De vier principes voor het selecteren van een projectteam

Er komt veel kijken bij het beheren van een project, waaronder middelen, strakke deadlines, projectrisico’s, virtueel beheer van projecten en toegang tot het juiste talent. Door het selecteren van het juiste projectteam, worden deze uitdagingen wat minder lastig. De volgende principes kunnen hierbij helpen:

1. Maak onderscheid tussen het kernteam en het bredere team

De meeste mensen denken bij projecten vooral aan het kernteam, terwijl er bij complexe projecten een veel grotere groep mensen zijn betrokken. Bij het overwegen van een teamsamenstelling is het verstandig om rekening te houden met zowel het kernteam als het bredere team. Alle teamleden zijn belangrijk en het is verstandig om zowel het kernteam als het bredere team goed te overwegen. Eventuele verantwoordelijkheden die niet goed worden uitgevoerd door het kernteam kunnen dan uitgevoerd worden door het bredere team.

2. Denk in termen van vaardigheden en ervaring

In projectteams brengt elk individu bepaalde vaardigheden en ervaringen met zich mee. Bedenk welke vaardigheden, ervaringen en specialismen het projectteam nodig heeft om tot het beste resultaat te komen.

3. Diversiteit levert betere projecten op

Het hebben van een divers projectteam met veel verschillende specialismen, perspectieven en ervaringen is krachtig. Het betekent dat teamleden ook van elkaar kunnen leren en er is vaak sprake van een breder kennisaanbod. Een team met veel diversiteit levert vaak betere resultaten op.

4. Controleer vooraf de beschikbaarheid

Het klinkt misschien voor de hand liggend, maar zorg er vooraf voor dat de mensen die je in je projectgroep wilt samenstellen ook daadwerkelijk beschikbaar zijn in het projectteam. Dit helpt het samenstellen van je projectteam te versnellen.

Samenstellen van het projectteam

Er zijn verschillende rollen en verantwoordelijkheden binnen een projectteam. Laten we beginnen met het kernteam.

De projectmanager

De belangrijkste rol binnen een projectteam is zonder twijfel de projectmanager. Dit is de persoon die iedereen bij elkaar brengt, de budgetten beheerd, vergaderingen coördineert, zorgt dat mensen hun taken uitvoeren en ga zo maar door. Een project kan mislukken zonder een goede projectmanager.
Een projectmanager heeft meestal een hele reeks aan verantwoordelijkheden, waaronder:

  • Een projectteam samenstellen
  • Vergaderingen coördineren en een plek creëren waar het projectteam kan communiceren
  • Een tijdlijn en gerelateerde projectstromen plannen
  • Rapporteren aan het management
  • Risico’s identificeren en beperken
  • Beheren van budgetten en middelen
  • Ervoor zorgen dat de mijlpalen worden behaald en aangepast waar nodig
  • Leiding geven aan het projectteam
  • Het project afronden en eventuele eindprocessen uitvoeren
  • Een miljoen andere kleine dingen die de andere projectleden niet kunnen!

Een projectmanager is kritisch en voor sommige organisaties is dat wat een werk formeel kenmerkt als een ‘project’; het heeft een toegewezen projectmanager.

De projectsponsor 

De projectkampioen of de projectsponsor wordt niet altijd beschouwd als een onderdeel van het kernteam. In de praktijk is deze persoon niet zo betrokken bij het projectteam als andere teamleden, maar zijn ze erg belangrijk en vormen de kern van het succes. Een kampioen of sponsor heeft de neiging meer senioriteit te hebben en is vaak degene die de budgetten beheert. Daarnaast kunnen ze een senior ‘sturende’ rol aannemen bij het leveren van input en besluitvorming. Ook kunnen ze het project en de belangen ervan vertegenwoordigen tegenover de andere senior stakeholders. In sommige grote organisaties of voor grote projecten kan er nog een hogere ‘Executive Sponsor’ zijn op bestuurs- of C-suite niveau, die dan optreedt als projectsponsor.
Een kampioen of projectsponsor heeft de volgende verantwoordelijkheden:

  • Neemt beslissingen op hoog niveau en geeft input bij belangrijke beslissingen
  • Sluit het project af of sluit een fase van een project af
  • Vertegenwoordigt het projectteam en de belangen met de andere senior stakeholders
  • Ondersteunt de projectmanager bij het oplossen van problemen
  • Geeft de goedkeuring van budgetten
  • Communiceert over het project in de hele organisatie en is de ‘kampioen’ voor het project.

Teamleden

Individuele teamleden hebben een eigen set aan verantwoordelijkheden die gerelateerd kunnen zijn aan hun vakgebied of dagtaak, maar deze verantwoordelijkheden kunnen evolueren tijdens een project. Een projectteamlid kan ook worden toegewezen aan een bepaalde werkstroom en zelfs een leidende rol hebben over deze werkstroom. De verantwoordelijkheden van de teamleden zijn:

  • Individuele taken uitvoeren
  • Geeft input, vooral op expertisegebied
  • Leidt een bepaalde werkstroom, indien van toepassing
  • Werkt als onderdeel van het algehele team op project goed op te leveren.

Bedrijfsanalist

Niet elk project heeft een bedrijfsanalist (BA), maar de projecten die op technologie zijn gericht, hebben meestal wel een bedrijfsanalist. Een bedrijfsanalist speelt een hele belangrijke rol bij het bouwen van vereisten en voor het uitvoeren van gebruikersonderzoek. Bij kleine projecten en kleine organisaties kunnen de rollen van een projectmanager en een bedrijfsanalist elkaar overlappen.

Ontwikkelaars en ontwerpers

Met digitale werplekprojecten heb je een aantal technische rollen die een integraal onderdeel zijn van het project. Dit bestaat vaak uit een front-end en back-end ontwikkelaar en vaak een ontwerper.

Derden

Vaak zijn er in projectteams derden betrokken bij verschillende onderdelen van het project. Soms zijn derden zelfs een onderdeel van het kernteam. Zo kan het zijn dat er wordt samengewerkt met een softwareleverancier of een digitaal bureau die technische ontwikkelingen levert, of een productleverancier die belangrijke ondersteuning biedt tijdens een project. Personen van een derde partij kunnen dus een onderdeel van het kernteam zijn.

Welke andere grote projectteam rollen zijn er binnen een bedrijf?

Laten we nu eens kijken naar het brede projectteam en dus de rollen buiten het kernteam. Deze verschillen in elk project.

Belanghebbenden (Stakeholders)

Elk project heeft verschillende belanghebbenden die mogelijk in verschillende mate betrokken moeten worden. Sommigen moeten wellicht input leveren voor specifieke beslissingen, terwijl anderen misschien gewoon op de hoogte moeten worden gehouden. Het RACI-matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) wordt gebruikt om het niveau van hun betrokkenheid bij een project te bepalen en geeft aan welk communicatie pad moet worden gevolgd.

Bestuur comité

Voor grotere projecten is er wellicht een cross-functionele stuurgroep die verschillende stakeholders vertegenwoordigt en input geeft. Daarnaast zijn ze betrokken bij de strategische besluitvorming. Een stuurgroep kan specifiek zijn voor een project of kan een bredere focus hebben, bijvoorbeeld dwars door een digitale werkplek of digitale transformatiestrategie. Een stuurgroep omvat doorgaans IT, HR, Communicatie, Financiën, onroerend goed, branches en meer. In sommige zeer grote organisaties en voor sommige grote projecten kunnen er twee commissies zijn: een senior en een operationeel. Een stuurgroep heeft de volgende verantwoordelijkheden:

  • Geeft input en maakt strategische beslissingen
  • Valideert en meldt af
  • Bespreekt en lost problemen op die zijn geëscaleerd
  • Zorgt ervoor dat het project de doelstellingen blijft behalen
  • Geeft feedback en zorgt voor de voortgang.

Experts op het gebied van communicatie en verandermanagement

Veel projecten, vooral in de digitale werkplek, vereisen communicatie en een veranderingsmanagementinspanning om te helpen met Go Live. Soms helpt het om de communicatieve vaardigheden en de expertise op het gebied van verandermanagement binnen een organisatie te benutten en hen input te geven voor jouw lancerings- en adoptieplan of deze zelfs uit te voeren.

Vak experts

Vaak is er input nodig van verschillende materiedeskundigen over een reeks onderwerpen. Over het algemeen zullen deze mensen:

  • Indien nodig specialistische input geven
  • Ondersteunen bij de besluitvorming
  • Indien nodig kijken naar een bepaalde uitvoering.

Power users

In technologieprojecten kunnen power users een zeer belangrijke groep zijn, aangezien dit de mensen zijn die feedback en input kunnen geven op basis van platformkennis en meestal een belangrijke rol spelen bij het stimuleren van gebruik en acceptatie. Krachtige gebruikers:

  • Geven feedback en inzichten
  • Zijn mogelijk betrokken bij testen
  • Zijn mogelijk betrokken bij lancerings- en adoptieactiviteiten
  • Zijn mogelijk onderdeel van een ondersteuning community na de lancering.

Eindgebruikersgroepen

Naast ervaren gebruikers kunnen groepen normale eindgebruikers essentiële feedback geven en betrokken zijn bij het testen, om ervoor te zorgen dat de oplossing is gericht op de behoeften van de gebruiker. Het betrekken van gebruikers geeft ook legitimiteit aan de inspanningen en kan de adoptie helpen stimuleren. Gebruikersgroepen zijn doorgaans betrokken bij:

  • Feedback en inzichten geven
  • Testen op bruikbaarheid

Kampioenen

Bij veel projecten voor digitale werkplekken zijn kampioenen betrokken, die vaak vrijwilligers zijn. Teams kunnen het enthousiasme en de energie van evangelisten gebruiken om adoptie te stimuleren; er kan enige overlap zijn met hoofdgebruikers en eindgebruikersgroepen. Doorgaans kunnen kampioenen:

  • Input en feedback geven
  • Optreden als ‘lokale’ experts en evangelisten voor een team, locatie of functie
  • Mee doen aan lanceringsactiviteiten

Het bouwen van het beste projectteam

Projectmanagement is essentieel en het bouwen van het juiste team is vaak het magische ingrediënt dat een project succesvol maakt. Hoewel elk project en elke organisatie anders is, hopen we dat sommige van deze tips jou helpen om het beste projectteam samen te stellen om projectmijlpalen te behalen en geweldige resultaten te behalen. Succes!

 

Ontvang ons nieuws


Snel up-to-date!

LinkedIn
Youtube
RSS
Twitter
Facebook

Mark Grasmayer
Product Evangelist
Heb je vragen over Workspace 365 of wil je partner worden? Neem contact op met ons team

Zelf de werkplek proberen?

Bedankt voor het aanmelden, de demo wordt na bevestiging verzonden naar je mailbox.