Sociaal Intranet versus Digitale Werkplek: Waarom kiezen?

Veel bedrijven worstelen met de afweging tussen een sociaal intranet en een digitale werkplek. Maar ons standpunt is: waarom kiezen? In deze blog gaan we in op het verschil tussen een sociaal intranet en een digitale werkplek. We bespreken ook waarom je niet tussen de twee zou moeten hoeven kiezen; waarom ze combineren de juiste stap is en hoe je dat doet.

Traditioneel versus Sociaal Intranet

Om te beginnen is het belangrijk om te begrijpen wat we bedoelen met ‘sociaal intranet’. Veel mensen, wanneer ze denken aan een intranet, denken meteen aan een traditioneel intranet: een statisch platform, dat doorgaans gefocust is op het zenden van informatie en bestanden. Er is weinig tot geen interactie of samenwerking, en de informatie erop verouderd snel. In elk geval is dit type intranet achterhaald, en veel organisaties doen er al afstand van.

Vandaag de dag draait het allemaal om het sociaal intranet. Een cruciale factor van zo’n intranet is dat het – verrassing – sociaal is. Dit betekent dat het niet alleen een platform is voor het top-down verzenden van informatie; het komt van twee kanten. Een sociaal intranet hoort communicatie, interactie en samenwerking tussen collega’s te stimuleren. Daarom zou het interactie moeten toestaan.

Sociaal Intranet versus Digitale Werkplek

Werk is niet een plek waar je naartoe gaat, het is iets wat je doet. De technologie van tegenwoordig stelt mensen in staat om overal te werken, vooral wanneer ze gebruik maken van een digitale werkplek: één plek met al jouw applicaties, informatie en documenten, die je overal met één klik kunt bereiken.

Voor veel mensen zijn het sociaal intranet en de digitale werkplek twee verschillende opties, wat kan zorgen voor een aantal dilemma’s: gebruiken we het één, of het ander? Of gebruiken we ze allebei, in welk geval: hoe maken we het gebruikersvriendelijk om tussen de twee te wisselen? En hoe zorgen we ervoor dat informatie niet decentraliseert?

Waarom je niet zou moeten kiezen tussen een sociaal intranet en een digitale werkplek

De hiervoor genoemde dilemma’s zijn precies de redenen waarom je het sociaal intranet en de digitale werkplek niet als twee verschillende dingen moet zien. Om zo productief en efficiënt mogelijk te werken, zowel alleen als met collega’s, wil je beiden gebruiken. Alleen kan het naast elkaar gebruiken ervan zorgen voor verwarring. Dan moeten mensen constant heen-en-weer tussen verschillende platformen, weten ze niet wanneer ze welke moeten gebruiken en waar ze bepaalde informatie moeten vinden en plaatsen. In het kort: het is verwarrend en chaotisch. Daarom raden we aan om niet te kiezen, maar te verenigen.

Verenig alles in één adaptive workspace 

Een digitale werkplek is een plaats waar je alles hebt wat je nodig hebt om te werken; dus waarom zouden jouw collega’s daar geen onderdeel van zijn? Het is niet logisch om het sociale aspect van werk te scheiden van het praktische, al helemaal omdat ze vaak overlappen. Wij geloven dat het sociale intranet en de digitale werkplek geen dingen op zichzelf zijn, maar allebei onderdeel zouden moeten zijn van dezelfde oplossing. Daarom verenigen we ze in één adaptive workspace.

Zo heb je één centraal startpunt van jouw dag. Eén plek waar je niet alleen projecten kunt bespreken met collega’s, maar ook aan deze projecten kunt werken. Waar belangrijke bedrijfsinformatie naast jouw zakelijk nieuws verschijnt, en waar jij en jouw collega’s tegelijkertijd kunnen samenwerken in en aan bestanden. De adaptive workspace biedt je één platform waar de digitale werkplek en het sociaal intranet niet alleen naast elkaar bestaan, maar naadloos samensmelten, zodat jij optimaal kunt werken.

Schaal het sociaal intranet

Eén van de grootste valkuilen van het sociaal intranet is het laten verouderen van informatie. Eén van de grootste redenen waarom dit gebeurt, is dat het intranet vooral is geïmplementeerd omdat “je een intranet moet hebben”. Veel organisaties implementeren een compleet sociaal intranet, terwijl ze eigenlijk slechts een aantal functionaliteiten nodig hebben. Dit resulteert in een intranet die voor een groot deel overbodig is.

Door elementen van het sociaal intranet te gebruiken in jouw adaptive workspace, kun je gemakkelijk jouw sociaal intranet op- en afschalen op basis van de behoeften binnen jouw organisatie. Hierdoor kun je alleen gebruiken wat je nodig hebt en wordt het overzicht niet in beslag genomen door functies die onnodig of ongebruikt zijn.

Het gebruik van Gedeelde Ruimtes

Als je alsnog een onderscheid wilt maken tussen functies van het sociaal intranet en de digitale werkplek, kun je de Workspace 365 Gedeelde Ruimtes gebruiken.

De gedeelte ruimtes binnen Workspace 365 stellen je in staat om meer structuur aan te brengen in de werkplek, door het in verschillende ruimtes te verdelen. Je kunt bijvoorbeeld een ruimte creëren voor een bepaald team, afdeling of voor een bepaald doel. Natuurlijk kun je ook een gedeelde ruimte creëren voor al jouw sociaal intranet functionaliteiten. Hierdoor kun je nog steeds de functionaliteiten apart houden op basis van hun doel, terwijl je ze ondertussen nog steeds naadloos samen laat werken binnen één adaptive workspace.

Integreer jouw bestaande intranet

Heb je al een intranet waarvan je nog geen afscheid kan of wilt nemen? Geen probleem, dat hoeft niet. Je kunt simpelweg (een deel van) jouw intranet in jouw adaptive workspace integreren. Door dit te doen kun je nog steeds de belangrijke elementen van jouw bestaande intranet combineren met de toegevoegde waarde van de adaptive workspace.

Dit werkt beide kanten op; het is ook mogelijk om (een deel van) jouw werkplek te integreren in jouw huidige platform. Neem contact met ons op om meer te ontdekken over de mogelijkheden.

Sociaal constant sterker

Binnen Workspace 365 hebben we verschillende sociale elementen geïntroduceerd om het sociaal intranet naar de adaptive workspace te halen, zoals:

• De contacten zijbalk
• Yammer
• Microsoft Teams
• Mededelingen & Mededelingen live tile
• SharePoint RSS feeds

En het sociaal intranet aspect van de adaptive workspace wordt alsmaar krachtiger. We zijn constant functionaliteiten aan het ontwikkelen en verbeteren om jou te versterken in jouw werk.

Welke sociaal intranet elementen zou jij graag in de adaptive workspace willen zien? Vertel het ons!