Tips voor een geslaagde urenregistratie

Veel organisaties gebruiken urenregistratie om bijvoorbeeld uren te kunnen factureren aan klanten, (over)werk te compenseren of om inzicht te krijgen in hoe veel tijd medewerkers kwijt zijn aan specifieke taken. Dit is echter lastig wanneer medewerkers deze uren niet daadwerkelijk (volledig) registreren – iets wat helaas vaak gebeurt. In deze blog geven we tips om een geslaagde urenregistratie te realiseren binnen jouw intranet of digitale werkplek.

Tips voor een geslaagde urenregistratie

Het feit dat de urenregistratie vaak niet voldoende wordt ingevuld, kan de medewerker in veel gevallen niet kwalijk genomen worden, omdat inefficiënte processen het uren registreren een tijdrovende klus maken die hen van hun werk af houdt. Er zijn een aantal dingen die je kunt doen om te zorgen dat medewerkers adequaat hun uren registreren.

Maak uren registreren simpel

Een voor de hand liggende tip, maar bij veel organisaties is uren registreren nog een ingewikkeld en achterhaald proces. Door veel stappen en opties moet de medewerker elke keer opnieuw nadenken, wat resulteert in vergissingen of zelfs dat ze ‘maar wat gokken’.

Zorg er daarom voor dat medewerkers tijdens het registreren van uren zo min mogelijk na hoeven te denken en het proces snel kunnen doorlopen. Verminder de hoeveelheid stappen, opties en uitzonderingen tot een minimum en maak het super duidelijk wat geregistreerd moet worden en op welke manier. Dit verhoogt ook de kans dat ze daadwerkelijker hun uren zullen registreren en dit wordt opgenomen in hun routine.

Digitaliseer jouw urenregistratie – en dan bedoelen we niet met Excel

Wat jouw urenregistratieproces al gigantisch vereenvoudigd, is door het te digitaliseren. Zo elimineer je de stapels papierwerk die doorzocht, bijgewerkt en ingevoerd hoeft te worden, hoef je niet handmatig meer alles op te tellen en kan een groot deel van het werk geautomatiseerd worden. Zo heb je alles meteen in één duidelijk overzicht. Bovendien zijn veel urenregistratie systemen ook mobiel beschikbaar, zodat ook de medewerkers die niet of nauwelijks achter een computer werken makkelijk uren registreren.

Met online uren registreren is het wel belangrijk om een systeem te kiezen dat past bij jouw organisatie en werkzaamheden. In de meeste gevallen is alleen een Excel bestand niet afdoende – niet iedereen is hier even handig mee, het wordt vaak als ingewikkeld ervaren en het is niet overzichtelijk genoeg.

Voorbeelden van dit soort tools zijn:

• TimeChimp
• Harvest
• Replicon
• Workday
• Toggl
• Time:on
• Rodeo

Communiceer het belang van uren registreren

Mensen zijn meer geneigd een taak uit te voeren als ze weten waarom ze het doen en wat voor waarde het toevoegt. Want als de taak nutteloos is, waarom zouden ze er dan tijd aan verspillen? Laat jouw medewerkers daarom weten waarom ze hun tijd bijhouden en waarom het belangrijk is.

Je kunt het bijvoorbeeld koppelen aan doelen (niet in “wie de meeste uren heeft gemaakt”, maar zoals collectieve productiviteit), of regelmatig de resultaten laten zien van de analyse van de urenregistratie. Zo maak je het eindresultaat van hun tijd en moeite tast- en zichtbaar. Uiteraard is het hier ook belangrijk om zelf het goede voorbeeld te geven.

Verenig urenregistratie met andere processen

Als je wilt dat de urenregistratie onderdeel wordt van de routine, is het aan te raden het te koppelen aan andere werkzaamheden. Dit doe je door de urenregistratie te verenigen met alle andere processen, applicaties en informatie die iemand nodig heeft om te werken. Dit kun je doen door jouw urenregistratie systeem te integreren in jullie intranet of digitale werkplek. Zo maak je het makkelijker voor mensen om de urenregistratie te zien als onderdeel van hun werkzaamheden.

Bovendien zorg je er zo voor dat jouw systeem voor urenregistratie altijd en overal snel en gemakkelijk bereikbaar is, of je deze bereikbaar maakt met een snelkoppeling met Single Sign-On of volledig integreert middels een Micro App of in een volledig tabblad in jouw werkplek of intranet. Zo kunnen mensen altijd en overal hun uren bijwerken, vanaf elk apparaat, zodat ze niks vergeten en niet aan het einde van de dag alles in één keer hoeven te doen.

Wil je weten hoe wij het werk vereenvoudigen met Workspace 365, de adaptive workspace? Download dan onze whitepaper.