Transitie naar de cloud – eventverslag

Veel organisaties hebben moeite met de transitie naar de cloud, maar de cloud is hier en groeit elk jaar sneller. Maar hoe kan je jouw cloudtransitie naar een moderne werkplek versnellen en hoe helpt Workspace 365 je bij de transitie naar de cloud?

Tijdens de webinar van donderdag 27 mei sprak Product Evangelist Mark Grasmayer over waarom jouw organisatie waarschijnlijk zal overstappen naar de cloud, wat de eerste stappen zijn in een cloudtransitie en hoe Workspace 365 je ondersteunt in de transitie naar de cloud. In dit artikel bespreken we de hoogtepunten uit deze webinar.

Je kan ook de webinar on-demand bekijken!

Waarom stappen organisaties over naar de cloud?

Dus waarom stappen organisaties over naar de cloud? Er zijn hier veel redenen voor te bedenken, zoals financiële voordelen en flexibiliteit, maar de drie meest voorkomende redenen zijn:

1. Organisaties zijn hun transitie al begonnen met Microsoft 365.
   Eén van de redenen dat organisaties overstappen naar de cloud is omdat ze hun cloudtransitie al zijn begonnen door hun on-premise Exchange server te verplaatsen naar Exchange online. Hierdoor ontdekten veel IT-teams en business units de andere opties die Microsoft 365 heeft, zoals het gebruik van Azure AD, Windows Virtual Desktop, SharePoint online en meer.
2. Medewerkers verwachten dat ze kunnen samenwerken in bestanden.
   Het hebben van meerdere versies van documenten of het versturen van bijlagen zou tot het verleden moet behoren. Iedereen die is geboren na 1987 heeft tijdens zijn opleiding gewerkt met cloud storage oplossingen. Daarom verwachten medewerkers ook dezelfde management functionaliteiten op hun werk. Ze willen documenten gemakkelijk terugvinden, gelijktijdig samenwerken in bestanden en documenten gemakkelijk delen als links. Dit is niet mogelijk in de netwerkschijf, aangezien deze niet is ontworpen om samen te werken, maar als een oplossing voor het opslaan van bestanden.
3. De opkomst van webapplicaties stimuleert de adoptie van de cloud
   Met het open web is bijna iedereen in staat om snel een account te registreren voor LinkedIn, een online project management tool of andere applicaties om het werk te vereenvoudigen. In Europa hadden veel organisaties moeite met de snelle adoptie van WhatsApp binnen hun organisatie. Aangezien steeds meer applicaties als webapplicaties worden gelanceerd, hebben veel organisaties hun bestaande applicatie stack opnieuw bekeken om te kijken of ze al hun applicaties naar het web kunnen verplaatsen om de hoeveelheid updates en beleidsregels te verminderen en om snel gebruikerslicenties te kunnen opschalen.

Waarom organisaties hun legacy-infrastructuur moeten ondersteunen

Veel organisaties vinden het lastig om al hun gegevens naar de cloud te migreren. IT-leiders of andere besluitvormers maken zich hierbij soms zorgen over de beveiliging of de controle over hun gegevens. Daarnaast is er vaak nog behoefte aan specifieke virtuele applicaties of zijn er beperkingen vanuit techniek, beleidsregels, wetten of industriestandaarden waardoor organisaties niet volledig over kunnen naar de cloud.

En terwijl de cloud continu blijft groeien is het belangrijk om te beseffen dat het lang voorspelde einde van de virtual desktop, intranet en e-mail nog lang niet in zicht is. Die tools zijn dan ook vaak nog nodig om binnen de organisatie samen te werken en te kunnen werken vanaf iedere locatie en apparaat.

De adoptie van de virtual desktop

Het is goed om in gedachten te houden waarom je voor de virtual desktop hebt gekozen. De virtual desktop is gecreëerd om je op een veilige manier toegang te geven tot applicaties vanaf iedere locatie en op apparaten met een beperkte bandbreedte.

Voor sommige medewerkers is dit nog steeds cruciaal, aangezien zij toegang nodig hebben tot een specifieke applicatie, of wanneer zij op verschillende desktops werken en steeds één specifieke Windows applicatie nodig hebben.

Een cloud gebaseerde werkplek geeft je toegang tot al je webapplicaties, maar als je nog een steeds zo’n legacy Windows applicatie nodig hebt, is het goed om deze te integreren in je werkplek voor de medewerkers die dit nodig hebben.

Voor grote groepen medewerkers kan de virtual desktop een dure oplossing zijn. Iedereen weet dat sommige apparaten niet goed omgaan met de virtual desktop (probeer maar eens een virtual desktop te openen op je mobiel) en dat de opkomst van SaaS en Microsoft 365 webapplicaties een grote impact hebben op de virtual desktop. Wees er dus scherp op wie toegang moet krijgen tot virtual desktops en welke apparaten deze mensen gebruiken.

Cloudtransities : barrières en best practices

Met Workspace 365 hebben we meer dan 3.000 organisaties geholpen met hun cloudtransitie naar een moderne werkplek. Tijdens deze projecten hebben we geleerd welke uitdagingen of valkuilen er zijn en hoe je deze kunt overwinnen. Daarom willen we de drie meest voorkomende barrières van en drie belangrijke tips voor je transitie naar een cloud-gebaseerde moderne werkplek met je delen.

Barrières bij een cloudtransitie:

Barrière 1: Teveel focus op het technische doel in plaats van het doel voor eindgebruikers

Een veel voorkomende valkuil is om een project te starten vanuit een IT-perspectief: “we moeten onze documenten migreren naar SharePoint.” Maar waarom doe je dit? Wat is je doel?

Waarschijnlijk wil je mensen in staat stellen om samen te werken in documenten. Dat is je doel. Dus zou het niet geweldig zijn als je eerst mensen in staat kunt stellen om samen te werken in documenten en daarna focussen op de migratie van bestaande content?

Vroeger was IT puur techniek gefocust. Tegenwoordig betrekken IT managers vaak de eindgebruiker bij het project, om erachter te komen wat hun behoeften zijn. Het is dus belangrijk dat je de behoefte van de eindgebruiker niet moet verliezen bij technische uitdagingen.

Barrière 2: Onvoldoende onderzoek naar eindgebruikers

Sommige cloudtransities worden gedreven door de behoefte om oplossingen of IT-infrastructuren te vervangen die toe zijn aan vernieuwing. Maar meestal begint een transitie vanuit een zakelijke behoefte.

Hoewel de organisatie misschien denkt dat ‘mensen willen samenwerken in documenten’, is het cruciaal om een eindgebruikersonderzoek uit te voeren. Weet je zeker dat ze in documenten willen samenwerken? Of kan hetzelfde proces worden vervangen door een online formulier in je werkplek?

Barrière 3: Geen duidelijke doelstellingen en deadlines

Door eindgebruikersonderzoek te doen en een digitale werkplekgroep op te zetten, kan je een duidelijk stappenplan opstellen.

We hebben vaak organisaties gezien die een oplossing wilden implementeren, maar een maand moesten wachten omdat ‘John’ met een ander project bezig was. Het is dus belangrijk om een planning te maken op basis van een roadmap, zodat medewerkers in de digitale werkplekgroep tijd vrij kunnen maken in hun eigen planning.

Op deze manier kan je met deze medewerkers duidelijke doelstellingen formuleren en deadlines stellen om je uiteindelijke doel te bereiken. Ook moet het managementteam bereid zijn dit proces te prioriteren en verschillende middelen ter beschikking te stellen.

Best practices bij een cloudtransitie

Naast barrières van een cloudtransitie, hebben we ook een aantal stappen herkend die de snelheid van de cloudtransitie van organisaties hebben verhoogd.

Best practice 1: Begin met het gewenste resultaat voor ogen

Je moet een duidelijke visie hebben van wat je wilt bereiken met de transitie naar de cloud en hoe dit eruit zal zien voor jouw organisatie. Vooral met een digitale werkplek is het belangrijk om een visie te creëren van je werkplek voor de komende 5 jaar. Dit helpt je om het op te splitsen in stappen die je moet nemen om daar te komen. Het zal je ook helpen om het gewenste resultaat voor ogen te houden.

Best practice 2: Deel je traject op in stappen

De beste en snelste projecten zijn opgesplitst in stappen. Voor elke stap moet je team een duidelijk doel hebben, bijvoorbeeld:

• Stap 1: vereenvoudig de toegang tot applicaties
• Stap 2: laat mensen samenwerken in documenten
• Stap 3: migreer de oude documenten naar de nieuwe oplossing

Voor elke stap kan je mensen verantwoordelijk maken en je kunt het vieren als je een stap hebt voltooid. Zorg ervoor dat je deze stappen in meerdere niveaus verdeelt om ze af te stemmen op strategische, tactische en organisatorische doelen.

Best practice 3: Evalueer je doelen en blijf doorgaan

Na het bereiken van elk doel moet je evalueren wat goed ging en wat je beter kunt doen om het einddoel te bereiken. Heb je een technisch probleem opgelost? Of heb je bijgedragen aan de werkprocessen binnen de organisatie? Het is belangrijk om continu te monitoren of de technische problemen zijn opgelost en om te controleren hoe je medewerkers het ervaren en of het hun tijdsbesparing oplevert.

Om Laurens Holtkamp, onze Head Of Technical Success, te citeren: “Het gaat niet om het implementeren van een nieuwe infrastructuur, je doel is om complexiteit te overwinnen”.

Het is ook belangrijk om in gedachten te houden dat het een doorlopend proces is. Voortdurend verbeteren is essentieel!

Framework naar de digitale werkplek

Om jouw transitie naar de cloud soepel te laten verlopen, kun je onderstaande stappen aanhouden.

Stap 1: Start een team en visualiseer je ideale werkplek

De eerste stap is het starten van een digitaal transformatieteam. Met dit team creëer je doelen voor elke persona in je organisatie.

Binnen deze stap moet je veel onderzoek doen om een beeld te creëren van je ideale werkplek. Veel organisaties huren voor deze stap een ervaren consultant, UX-onderzoeker of Managed Service Provider in; iemand die in staat is om de grootste IT-frustraties onder je medewerkers te identificeren. Een ervaren medewerker binnen jouw IT-afdeling kan je ook helpen bij deze stap.

Met de informatie uit het onderzoek kun je een digital employee journey opstellen, die je helpt bij het maken van keuzes voor jouw transitie naar de cloud.

Wil je meer informatie over het selecteren van een team? Lees dan ons artikel ‘Rollen en verantwoordelijkheden van een projectteam’.

Stap 2: Vereenvoudig de toegang tot applicaties

Na het creëren van een digitale werkplekgroep en het stellen van doelen, beginnen veel organisaties met het onderzoeken of ze de toegang tot applicaties kunnen vereenvoudigen. Deze stap levert meestal grote winst op (soms wordt de toegang tot applicaties zelfs teruggebracht van meer dan 8 minuten per dag naar slechts een paar seconden).

In deze stap breng je in kaart welke applicaties relevant zijn voor medewerkersgroepen, stel je Single Sign-On in voor die applicaties en integreer je web-, virtuele en lokale applicaties binnen je digitale werkplek.

(Als je Workspace 365 gebruikt, kan je Conditional Access instellen. Dit zal applicaties tonen op basis van mensen hun rol, locatie, apparaat, browser, en nog veel meer).

Stap 3: Breng informatie, documenten en nieuws samen

Als je de eerste stappen al hebt gezet, zal je waarschijnlijk merken dat je ideale werkplek nu vorm krijgt. Vaak is de toegang tot applicaties gecentraliseerd, zodat er één plek ontstaat waar mensen met hun werk beginnen.

Documenten samenbrengen en samenwerking vereenvoudigen

Voor de meeste bedrijven is de volgende stap om ook hun netwerkschijf en cloud documenten op één plek te verenigen. Met Workspace 365 stellen we organisaties in staat om één Documenten App aan te bieden, waarin ze toegang hebben tot hun archief op hun netwerkschijf, terwijl ze ook toegang hebben tot bestanden van SharePoint, Teams en OneDrive in één uniforme Documenten App.

Eén plaats voor nieuws, sociale feeds en meldingen

Wanneer je al je applicaties en documenten op één plaats beschikbaar hebt, ben je er 100% zeker van dat medewerkers hun werkplek elke werkdag bezoeken.

Daarom kiezen veel corporate communicatie- en HR leiders er ook voor om hun bestaande intranet en/of social feeds te integreren binnen de werkplek (of zelfs gebruik te maken van ons CMS). Dit helpt hen om de nieuwsconsumptie voor eerstelijns (deskless) en gedistribueerde medewerkers te verhogen.

Stap 4: Processen verbeteren en meer zelfbediening

De laatste stap die we meestal zien voor de digitale werkplek is het verbeteren van het niveau van zelfbediening en het verbeteren van de werkprocessen van de medewerkers.

Verbeteren van werkprocessen

In deze stap identificeren en integreren organisaties de meest voorkomende processen of secundaire processen die het werk onderbreken.

Met Workspace 365 kunnen organisaties bijvoorbeeld hun ticketing oplossing integreren binnen een tegel in de werkplek. Dit zorgt ervoor dat mensen snel een ticket aan kunnen maken wanneer ze problemen ondervinden, werkkleding willen aanvragen, enzovoort.

We hebben ook veel onderwijsinstellingen gezien die studenteninformatie aanbieden binnen de werkplek en zorgorganisaties die het werkschema, cliëntendossiers en protocollen tonen binnen tegels in hun werkplek.

Onboarding en software-adoptie voor gedistribueerde en deskless medewerkers

Veel van onze klanten creëerden een ruimte binnen Workspace 365 om nieuwe medewerkers te onboarden en de adoptie onder gedistrib te vergroten. In deze ruimte combineerden ze sociale feeds, video playlists, een how-to tegel, een documentenmap en aankondigingen om mensen te helpen. Tijdens de wereldwijde lockdown merkten we dat veel van onze klanten de focus rond hun communicatiemiddelen verlegden naar video.

Een andere manier om de adoptie onder gedistribueerde medewerkers te vergroten en ze te ondersteunen is door een chatbot of echte ondersteuningschat op te nemen binnen je werkplek. Op die manier hebben mensen technische hulp, waar ze ook zijn.

Self-service voor medewerkers

Organisaties nemen vaak tools op in de werkplek om dingen als applicaties en werkkleding aan te vragen. Vaak integreren ze dit binnen de werkplek om te voorkomen dat mensen aan hun collega’s moeten vragen naar wie ze moeten gaan om iets aan te vragen. Dit brengt al hun processen samen in één werkplek.

Vier elke stap met je medewerkers

Na elke stap wil je een duidelijke beslissing nemen over wat je wilt communiceren met jouw organisatie. Wat heb je gedaan, wat heeft het opgelost en wat is de volgende stap? Hoe groter de stap, hoe meer mensen betrokken moeten worden bij het vieren ervan.

Je moet het ook vieren met je team om hen betrokken bij en enthousiast te houden over de transitie naar de cloud en je ultieme digitale werkplek.

Hoe ondersteunt Workspace 365 je transitie naar de cloud?

Een stap die we meestal zien, is dat klanten hun traditionele IT en hun nieuwe IT omgeving integreren in de werkplek. Dit stelt onze klanten in staat om al hun applicaties te verenigen in één portal.

Eén van de voordelen van de werkplek is dat beheerders voorwaarden kunnen stellen aan de toegang tot applicaties. Je hoeft dus niet alles op elk device aan te bieden, maar je stelt voorwaarden in om applicaties te tonen op basis van iemands rol, device, browser en meer.

Met Microsoft 365 gebruiken we Azure AD om Single Sign-On te koppelen aan de webapplicaties. Op die manier heb je met één klik toegang tot al je webapplicaties in de werkplek, bijvoorbeeld:

• Nutanix Frame
• Windows Virtual Desktop
• Citrix applicaties
• En meer!

Binnen Workspace 365 kan je ook je netwerkschijf samen met OneDrive, SharePoint en Microsoft Teams integreren in ons Document Management Systeem, zodat je eenvoudig kan overstappen naar de cloud.

Belangrijkste hoogtepunten

Dit zijn de belangrijkste hoogtepunten van de transitie naar de cloud webinar:

• Creëer een digitale werkplek groep
• Begin met het gewenste resultaat voor ogen
• Stel duidelijke deadlines
• Evalueer en blijf door gaan!

 

Wij begrijpen dat het moeilijk is om de eerste stap te zetten om over te stappen naar de cloud. Daarom zijn wij er om je te helpen. Je kan altijd contact opnemen met een van onze experts of een gratis demo aanvragen!