Update 2.73: Vereenvoudig rechten, beperk gebruikers in het bewerken en deel SharePoint-koppelingen intern

Omdat we houden van de beheerders van de werkplek, hebben we een geweldige update om tijd te besparen. Met update 2.73 hebben we het rechtenbeheer vereenvoudigd, waardoor beheerders kunnen voorkomen dat gebruikers iets in hun werkplek wijzigen. Verder hebben we nieuwe functies om het gemakkelijker te maken om samen te werken met jouw collega’s of anderen. Blijf lezen voor meer informatie over update 2.73. Heb je ideeën voor Workspace 365? Stem of dien een feature request in!

Nieuw: Gebruikers weerhouden van het bewerken van de werkplek

Het is geweldig wanneer mensen hun eigen workspace kunnen bewerken en aanpassen, maar er zijn ook situaties waarin je deze functie moet uitschakelen om mensen te helpen. Daarom hebben we met deze update het mogelijk gemaakt om de rechten van een gebruikersgroep in te stellen om bewerken voor alle gebruikers in de groep uit te schakelen. Als dit is ingesteld, kunnen gebruikers nog steeds hun workspace gebruiken zoals ze altijd doen en bijvoorbeeld to-do’s en agenda-items aanmaken en documenten bewerken. Ze kunnen alleen het dashboard van hun werkplek niet zelf meer bewerken. Het bewerkingsmenu op die pagina is daarom niet zichtbaar, wat een “alleen-lezen” modus creëert.

Drie situaties waarin je het bewerken wilt kunnen uitschakelen

Stel je voor dat je de perfecte digitale werkplek opzet. Je interviewt mensen van alle niveaus en beheert zorgvuldig de werkplek. De adoptie verloopt perfect, maar na enkele dagen ontvang je berichten van mensen die tegels missen en “nee, ze hebben ze niet verwijderd of iets gewijzigd”. Gebeurt dat vaak? Nee, maar je kunt je voorstellen dat een zorgverlener zijn werkplek dashboard niet hoeft te wijzigen (of wilt veranderen) terwijl hij of zij patiënten bezoekt. Hier zijn drie situaties waarin het goed is om bewerken uit te schakelen:

1. Zorgverleners willen zich concentreren op hun patiënten, niet op het bijwerken van hun werkplek of het toevoegen van tegels. Daarom kun je nu de bewerking van de werkplek uitschakelen. Door dit te doen kunnen gebruikers niet per ongeluk tegels verwijderen en bespaar je hen (en jezelf) wat IT-stress.
2. Een andere reden om het bewerken uit te schakelen, is wanneer je een informatieve portal opzet. Op deze manier krijgen jouw gebruikers of gastgebruikers de interface precies zoals jij het hebt ingericht.
3. Het uitschakelen van bewerken is ook een verstandige zet wanneer de werkplek op openbare plekken wordt ingezet, zoals in een gemeentehuis of bibliotheek. In deze gevallen wil je dat mensen alleen de functies gebruiken die jij hen aanbiedt en wil je niet dat ze iets kunnen wijzigen.

Vereenvoudiging van de rechteninstellingen

Bewerkingen uitschakelen is nu beschikbaar via jouw instellingen voor groepsrechten, welke wij ook hebben verbeterd door de introductie van drie statussen voor elke permissie van een gebruikersgroep. Als je een groepsrecht instelt, heeft dit invloed op alle werkplekgebruikers, tenzij hun groepsrechten zijn gewijzigd. Je kunt meer hierover lezen op de Support Portal.

Nieuw: Meer soorten meldingen

Een tijdje geleden hebben we de Workspace 365 App Store geïntroduceerd. Met deze App Store kunnen beheerders of groepseigenaren applicaties voor hun teams maken en bewerken. Om de winkel te verbeteren en handmatige taken weg te nemen, ontvangen gebruikers nu ook een melding wanneer een nieuwe app voor hen wordt gepubliceerd of wanneer ze eigenaarsrechten ontvangen.

Nieuw: Intern links delen naar SharePoint-documenten

Met update 2.73 introduceert Workspace 365 een nieuwe optie om jouw informatie veiliger te houden en ervoor te zorgen dat deze intern blijft. Eerder was het al mogelijk om documenten te delen via links en om te kiezen of mensen het document konden bewerken of alleen maar konden bekijken. Met deze update wordt het ook mogelijk om te kiezen of je wilt dat jouw SharePoint-documenten door iedereen of alleen door mensen binnen jouw organisatie zichtbaar of bewerkbaar zijn.

Waarom zou je interne sharelinks gebruiken?

Elke organisatie heeft informatie en documenten die ze niet publiekelijk beschikbaar willen hebben. Soms is het echter ingewikkeld om ervoor te zorgen dat deze informatie daadwerkelijk alleen beschikbaar is voor mensen binnen jouw organisatie, vooral wanneer informatie wordt gedeeld via links waarop iedereen kan klikken. Met deze nieuwe optie kun je ervoor zorgen dat zelfs wanneer er op een link wordt geklikt door iemand voor wie de link niet bedoeld is (iemand buiten jouw organisatie), zij het document niet kunnen bekijken – alleen mensen binnen jouw organisatie kunnen dat.

Verbeterd: Haal gedeelde mailboxen op in de e-mail app

Veel mensen beheren meerdere mailboxen, bijvoorbeeld hun persoonlijke en zakelijke mailbox. Voor deze mensen hebben we het gemakkelijker gemaakt om deze mailboxen in de e-mail app op te halen, te organiseren en te bekijken.

Hoe haal je gedeelde mailboxen op?

Het is makkelijk. Ga simpelweg naar jouw e-mail app en klik op het oog-icoon in het linkerdeelvenster om jouw mailbox te beheren. Nadat je op het oog hebt geklikt, kun je op Vernieuwen klikken. De e-mail app haalt nu automatisch alle mailboxen op waartoe je volledige toegang hebt. In ditzelfde scherm kun je ook bepalen welke mailboxen je zichtbaar wilt hebben in jouw e-mail app en hun volgorde. Op deze manier kun je snel en gemakkelijk de mailboxen bekijken die voor jou relevant zijn en georganiseerd blijven.

Bekijk wat er nog meer nieuw is

Bovenstaande zijn de highlights voor deze update. Maar er is meer, zoals:

• Het groepsrechtenmodel staat nu drie toestanden toe voor elke voorwaarde: Toestaan, Weigeren, niet ingesteld
• Meldingen wanneer gebruikers toegang krijgen tot of eigenaar zijn van een applicatie
• Nieuwe agenda-afspraken kunnen in een dialoogvenster worden gemaakt in plaats van in een nieuw venster
• Maak agenda-afspraken vanuit het plus-menu in de hoofdbalk van de werkplek
• Scroll door lange drop-downs bij het bewerken van een tegeltabblad
• Hernieuwde dialoogvensters voor ‘Verplaatsen’ en ‘Kopiëren’
• Het kost minder tijd om de werkplektemplate van de admin in te stellen voor bestaande gebruikers

Ben je benieuwd naar alle nieuwe features, fixes en improvements? Bekijk dan de announcements. Heb je ideeën voor Workspace 365? Stem of dien een feature request in.

Open de announcements

Bekijk deze nieuwe features in jouw Workspace 365 omgeving. Heb je nog geen eigen Workspace 365 omgeving of de update nog niet ontvangen? Probeer dan onze gratis demo. Wil je release notificaties ontvangen? Ga dan naar de Support Portal om dit in te stellen.

Ps. Zie je de update nog niet? Dan ontvang je deze binnenkort van jouw IT-dienstverlener.