Vereenvoudig de digitale zorgwerkplek

Op 5 juni organiseerde Workspace 365 een webinar over het verbeteren van de digitale zorgwerkplek. Onze vijf sprekers hebben één missie: samen met jou, het werk voor zorgmedewerkers vereenvoudigen. Tijdens de webinar, zijn er vijf onderwerpen besproken, die special geselecteerd zijn voor IT-, Communicatie- en Innovatiemanagers bij zorginstellingen. In deze blog vind je alle highlights van de sessie. Na het lezen hiervan, heb je genoeg tips en handvatten om jullie digitale werkplek te verbeteren. Geef vorm aan de toekomst van jullie digitale zorgwerkplek, vereenvoudig het werk voor zorgmedewerkers. 

Toekomst van de zorgwerkplek – Workspace 365 

Mark Grasmayer werkt als Product Evangelist bij Workspace 365 en onderzoekt momenteel de behoeftes van zorgorganisaties voor hun adaptive workspace. Tijdens de webinar deelde Mark de resultaten van het onderzoek naar de toekomst van de digitale werkplek in de zorg.  

Het onderzoek vertelt dat er drie belangrijke aspecten zijn in de visie van zorg op de digitale werkplek. Het eerste is dat de digitale werkplek automatisch gepersonaliseerd moet worden. Het tweede aspect vertelt dat alle informatie en applicaties vanaf een centraal punt toegankelijk moeten zijn via single sign-on. Het laatste belangrijke aspect is dat het een veilige werkplek in de cloud moet zijn, zonder dat er ingeleverd wordt op de gebruikerservaring.  

Uit het onderzoek blijkt ook op welke innovatieprojecten zorgorganisaties het meest trots zijn. De resultaten wijzen uit dat organisaties trots zijn op de overstap naar tablets of smartphones, het implementeren van digitale consulten en de integratie van intelligente formulieren.  

Volgens het onderzoek, zijn er processen die de innovatie bij zorginstellingen verstoren. Voorbeelden zijn vendor lock-in en gesloten systemen, het gebrek aan intelligentie in de verslaglegging en snelheid van de communicatie met derden. Onderzoek van Ictivity, managed service provider, geeft ook inzicht in de grootste frustraties van zorgmedewerkers. Deze frustraties zijn vaak in moeten loggen, verspreide informatie en informatie die niet toegankelijk is vanaf smartphones.  

Als Workspace 365 streven we ernaar om deze problemen op te lossen met onze digitale werkplek.  

Maturity model voor service excellence – TOPdesk 

Anne van Beusekom begeleid vanuit TOPdesk tientallen zorgorganisaties naar een betere dienstverlening. Veel mensen kennen TOPdesk als een servicemanagementoplossing die wordt gebruikt door IT-afdelingen om de status van support tickets bij te houden. Topdesk kan echter door alle afdelingen in een organisatie gebruikt worden. Omdat het mogelijk is om TOPdesk te integreren in Workspace 365 hebben we Anne gevraagd om te delen hoe organisaties hun service kunnen verbeteren.  

In de webinar deelde Anne een aantal voorbeelden van het maturity model voor service excellence. Het TOPdesk maturity model is een tool die je organisatie kan gebruiken om het niveau van de serviceafdelingen te meten en om verbetering te sturen. Na het vaststellen van het huidige niveau, helpt het om een plan te maken om een niveau omhoog te gaan.  

Het model moet worden toegepast op vijf dimensies, die het niveau van de organisatie bepalen: klant, mensen & cultuur, integratie & automatisering, leverancier en proces. Hoewel de tool inzicht geeft in het algemene niveau, kan het niveau voor een specifieke dimensie verschillen. Dit geeft een duidelijke indicatie van de vereiste verbeteringen.  

Zodra het niveau bepaald is, kan er een verbeterplan gemaakt worden. Daarnaast kan je een ‘health check’ aanvragen. Met de health check zal een expert van TOPdesk de informatie van de organisatie bekijken, het huidige gebruik van TOPdesk onderzoeken en met sleutelfiguren spreken om verbeterpunten op serviceniveau te vinden. De expert gebruikt de bevindingen en aanbevelingen van dit onderzoek om advies te geven en een roadmap te maken. Gebruik het onderstaande model om te ontdekken op welk serviceniveau jouw organisatie zit.   

Verbeter de Digital Employee Experience – Brayton House  

Uit onderzoek blijkt dat veel zorgorganisaties te maken hebben met een tekort aan personeel, het is dan ook één van de belangrijkste doelen van organisaties om hun onboarding– en retentiestrategieën voor werknemers te verbeteren. Daarom hebben we een van de oprichters van een adviesbureau uitgenodigd voor intranet- en digitale werkplek-initiatieven, Brayton House. Christiaan Lustig adviseert organisaties over Digital Employee Experience, digitale werkplekken en Intranet. Tijdens het webinar deelde Christiaan zijn kennis over de Digital Employee Experience (#DEX).  

De meest bekende definitie van DEX komt van James Robertson van StepTwo: ‘’DEX is the total of digital interactions within the work environment’’. Daarnaast is het ook een kader voor digitaal werk, samenwerking en cultuur. De DEX wordt bepaald door vier perspectieven.  

De medewerker 

Het eerste perspectief is het perspectief van de medewerker. Het is belangrijk om de behoeften en verwachtingen van de medewerkers te begrijpen. Hiervoor kan je hun gedrag observeren om bewijs te krijgen van hoe ze systemen gebruiken. Door de behoeften en het gedrag te combineren kan je hun ervaring verbeteren.  

De organisatie 

Het tweede perspectief van DEX komt uit de organisatie. Het is belangrijk om de visie, de missie, het doel en de strategische thema’s van de organisatie te begrijpen. Daarnaast is het belangrijk om inzicht te krijgen in de structuur, cultuur en leiderschapsstijl binnen de organisatie en te weten hoe deze de verbetering van de digitale employee experience kunnen belemmeren.  

De technologie 

Het perspectief dat op de derde plaats komt is technologie. Hoewel technologie de meeste vragen opwekt, is het belangrijk om te weten dat het altijd pas na de eerste twee perspectieven komt. Technologie is de makkelijkste om aan te passen, omdat het alleen een set van tools is die de digitale werkplek vormen.  

De fysieke werkplek 

Het vierde en laatste perspectief is de fysieke werkplek. Hoe beïnvloedt de werkplek het werk van mensen? Werken mensen op afstand bij de klant thuis, staan ze voor een klaslokaal of werken ze op kantoren? De werkplek beïnvloedt hoe mensen werken en hier moet rekening mee gehouden worden tijdens het ontwerpen van de digital employee experience. 

Is IT of Communicatie verantwoordelijk voor de Digital Employee Experience? Nee.  

Hoewel veel organisaties zich ervan bewust zijn dat er meerdere stakeholders moeten zijn, worden momenteel de meeste projecten gestart vanuit communicatie of ICT. De verantwoordelijke stakeholders voor DEX moeten de afdelingen communicatie, HRM, ICT & facilitair zijn. Elke stakeholder is verantwoordelijk voor een van de perspectieven. Aangezien deze stakeholders ondersteunende functies hebben, moeten zij de mensen betrekken die verantwoordelijk zijn voor de primaire processen, bijvoorbeeld de zorgverleners of artsen. Naast deze vier afdelingen is het belangrijk om management en business op te nemen om een duidelijke strategie te creëren.  

Samenvattend, #DEX is een holistische en strategische manier van denken over en kijken naar digitaal (samen) werken. Het biedt een raamwerk om ontwikkelingen te kaderen en om digitale vaardigheden te peilen en verbeteren. Zo staan tools en skills beter in lijn met organisatiedoelen en de behoeften en verwachtingen van medewerkers. 

  

‘’ 29% van de datalekken in 2019 vond plaats in de zorg met als meest voorkomende reden de menselijke fout.’’ 

Don van Eeden, SmartLockr 

Veilig mailen in de zorg – SmartLockr 

Beveiliging is een van de belangrijkste factoren voor organisaties die hun digitale werkplek ontwikkelen of verbeteren. Daarom nodigden we Don van Eeden van SmartLockr uit, die zorgorganisaties helpt om communicatie te beveiligen en te voldoen aan de beveiligingsnormen. Er wordt in de zorg veel privacygevoelige informatie uitgewisseld, daarom ontstaan er regelmatig datalekken. 29% van de datalekken in 2019 vond plaats in de zorg met als meest voorkomende reden de menselijke fout. Een datalek kan een slecht imago geven aan de organisatie en hoge boetes veroorzaken of zelfs een persoonlijke impact hebben op de betrokkenen van het datalek.  

Om datalekken te voorkomen is het belangrijk dat je organisatie voldoet aan regelgeving en algemene vormen van gegevensbeveiliging zoals AVG en lokale veiligheids- en privacywetten zoals NTA 7516. Veel datalekken kunnen daarnaast voorkomen worden door bewustwording bij de werknemers te creëren. Bijvoorbeeld door een trainingssessie te organiseren of door voorbeelden van datalekken bij andere organisaties te delen, zoals een medisch centrum wat de gegevens van 50 jonge hiv-patiënten via de nieuwsbrief lekte, door alle ontvangers in de cc te plaatsen in plaats van de bcc. Hierbij gaat het wederom om een menselijke fout met hele nare consequenties. Het is belangrijk om in gedachten te houden dat oplossingen altijd een goede balans moeten hebben tussen veiligheid en gebruiksgemak. Zorgorganisaties moeten beschikken over een veilige digitale werkplek met een veilig communicatieproces, voor, tijdens en na het versturen van de communicatie over privégegevens.  

SmartLockr voorkomt datalekken door het aanbieden van veilig mailen en veilig delen van bestanden. Ze bieden een plug-in voor Outlook en de Outlook Web App (OWA). Dit is te integreren binnen Workspace 365. Ze ontwikkelen ook een SMTP Relay Service, die hun oplossingen programmeerbaar maakt via de back-end om onderbreking van primaire processen te voorkomen. Daarnaast bieden ze ook veilige upload portals. Alle SmartLockr-oplossingen zijn eenvoudig te integreren met de verschillende API’s en voldoen aan de AVG en NTA 7516. 

 

Digitale kanaalstrategie – Evolve  

Maria Franken-Farag werkt bij Evolve en helpt organisaties bij de implementatie en het gebruik van sociaal intranet & digitale werkplekken. Tijdens de webinar, gaf Maria tips en tricks voor het creëren van een digitale kanaalstrategie. Dit is momenteel extra belangrijk omdat organisaties tijdens de COVID-19-pandemie snel nieuwe technologieën zoals Microsoft Teams hebben geïmplementeerd. Nu is het tijd voor organisaties om hun keuzes te heroverwegen en een solide strategie te creëren. 

Voordat je een digitale kanaalstrategie opstelt, is het belangrijk om te weten wat je collega’s nodig hebben in een digitale werkplek of sociaal intranet om hun werk te doen. Je kan dit achterhalen door dit aan ze te vragen of door ze te observeren, zoals ook beschreven door Christiaan Lustig. Na het observeren van hun behoeften is het belangrijk om regels vast te stellen over welke kanalen de organisatie gebruikt. Om nieuws over de organisatie te delen is een sociaal intranet of Yammer-feed misschien perfect, maar voor het delen van documenten is het belangrijk om regels vast te stellen over waar de gegevens moeten worden opgeslagen. Sla je documenten op in Teams of in een SharePoint-map? Deel je organisatienieuws op Yammer of stuur je een aankondiging via het Workspace 365-aankondigingscentrum?  

Het is mogelijk dat niet elke werknemer of community dezelfde tools nodig heeft. Zodra de behoeften van de medewerkers duidelijk zijn, kan een organisatie beslissen welke tools gebruikt moeten worden, door wie en voor welk doel. Voor interactie hebben werknemers waarschijnlijk een andere tool nodig dan voor het delen van bestanden. Het belangrijkste is om samen met alle stakeholders na te denken over de digitale kanaalstrategie en deze te bespreken om een communicatie/opslag chaos te voorkomen. 

 

Wil je meer weten over Workspace 365? 

Wil je meer tips over het verbeteren van jullie digitale zorgwerkplek? Kijk de volledige webinar op YouTube, probeer onze gratis demo of lees de whitepaper Zorg & ICT waarin ook de onderzoeksresultaten te vinden zijn.