Voor- & nadelen van Office 365 implementaties binnen het onderwijs

Veel onderwijsinstellingen zijn gestart met de implementatie van Office 365. Dit is een logische keuze want er zitten krachtige componenten in die werken en leren eenvoudiger maken. In het kader van ons onderzoek naar IT-uitdagingen binnen het onderwijs delen we graag onze bevindingen rond de implementatie van Office 365. Op basis van alle gesprekken die we de afgelopen periode voerden rondom Office 365 gaat het samengevat om deze 4 punten:

1.      De Office 365 mailbox (OWA) wordt geaccepteerd

Binnen onderwijsinstellingen wordt de Exchange mailbox vrijwel overal volledig geaccepteerd. De mailbox is eenvoudig in gebruik, overzichtelijk en sluit aan op eerdere ervaring van zowel docent (lokale outlook) als student (hotmail.com/outlook.com). Studenten en docenten vinden het vooral belangrijk om hun e-mail op ieder device beschikbaar te hebben en de Outlook Web App (OWA) voorziet hier goed in.

2.      SharePoint als DMS te grote stap ten opzichte van de fileserver

We zien dat SharePoint vaak ingezet wordt als documentmanagementsysteem (DMS). Vanuit huis werken wordt hierdoor makkelijker en het is daarmee een vooruitgang ten opzichte van de traditionele fileserver. De userinterface van SharePoint wordt alleen niet direct als gebruiksvriendelijk ervaren. En het opsplitsen van “Mijn documenten” (OneDrive) en “Gedeelde documenten” (SharePoint) binnen Office 365 maakt het werken met deze Cloud DMS-oplossing niet makkelijker. Al met al wordt de overgang van de traditionele fileserver naar het Cloud DMS van Office 365 als vrij groot ervaren door studenten en medewerkers.

3.      SharePoint intranet blijft onderhoud vragen

Onderwijsinstellingen willen graag hun onderwijsondersteunende applicaties en documentlocaties op een flexibele manier aanbieden aan (groepen) medewerkers en studenten. Voor het aanbieden van deze content wordt vaak gebruik gemaakt van een intranetpagina op basis van SharePoint. Hoewel SharePoint als product veel inrichtingsmogelijkheden biedt, krijgen we van scholen terug dat er vaak niet voldaan kan worden aan de gevraagde flexibiliteit. Zeker niet als het gaat om het (tijdelijk) ontsluiten van bepaalde content aan kleinere groepen medewerkers en/ of studenten. Al snel ontstaat een intranet dat zowel bij het initieel inrichten als het beheer veel tijd en geld kost.

4.       Student & docent zoeken een complete thuiswerkplek

Office 365 biedt mogelijkheden voor online werken maar is niet het platform waarbinnen zowel, lokale, web- als hosted applicaties ontsloten kunnen worden. En gemiddeld kent een onderwijsinstelling meer dan 20 verschillende applicaties. Studenten hebben moeite deze applicaties te vinden want ze worden niet altijd op een centrale plek aangeboden. De werkplek van medewerkers wordt in veel gevallen ontsloten via een remote desktop omdat niet alle applicaties beschikbaar zijn als webapplicatie. Het liefst hebben ze een online werkplek zodat ze makkelijk op verschillende locaties en “devices” kunnen werken zonder iets te hoeven downloaden of in te stellen. Studenten geven aan applicaties het liefste overzichtelijk op één pagina te zien in plaats van op een onoverzichtelijke intranetpagina of via losse linkjes.

Bovenstaande uitdagingen spelen ook binnen jouw organisatie

Uit bovenstaande kunnen we concluderen dat Office 365 een krachtige en deels geaccepteerde oplossing is. Het maakt in de Cloud werken een stuk eenvoudiger en kan daarmee een hoge mate van flexibiliteit brengen. We zien dat onderwijsinstellingen nog op zoek zijn naar een platform waarbinnen zowel Office 365 als de onderwijsondersteunende applicaties en documentlocaties op een flexibele manier ontsloten kunnen worden. SharePoint als intranet en documentmanagementsysteem biedt niet de gewenste gebruikerservaring en flexibiliteit.

Wij voeren het onderzoek richting IT-uitdagingen uit om onze huidige werkplek en platform, Workspace 365 voor Educatie, verder te ontwikkelen. Graag ontvangen we jouw inzichten zodat we dit mee kunnen nemen in onze roadmap om Workspace 365 voor Educatie nog beter te maken. Wil je op de hoogte gehouden worden over onze bevindingen en ontwikkelingen binnen Workspace 365 voor Educatie laat dan hier je gegevens achter.

Vriendelijke groet,
Gijs van Hees
Opportunity Maker