English
Virtual workplace en digitale werkplek: het zijn termen die je veel hoort als het over werken op afstand gaat. Wat ze met elkaar gemeen hebben? Het draait om digitale omgevingen die faciliteren dat mensen overal en altijd kunnen werken. Wat zijn precies de verschillen tussen een virtual workplace en een digitale werkplek? Wat is de rol van de digitale werkplek binnen de virtual workplace? En wat wordt bedoeld met een volledige digitale werkplek?
Het virus en de grote verschuiving naar de digitale wereld
Al een decennium of twee ging het over telewerken en Het Nieuwe Werken. Sinds het coronavirus iedereen plotsklaps thuis hield in maart 2020, staat locatieonafhankelijk werken echter pas écht op de kaart. Bedrijven investeerden massaal in technologieën als een digitale werkplek en VPN's.
Nu het hybride werken de nieuwe norm in het bedrijfsleven lijkt te worden, blijft de digitale werkplek een belangrijk thema voor organisaties. Immers: kantoorwerkers werken een groot deel van de dag binnen deze digitale omgeving, dus kleine optimalisaties kunnen tot grote resultaten leiden. Het maakt de vraag des te relevanter: is er een verschil tussen een virtual workplace en een digitale werkplek?
Virtual workplace: werken zonder geografische grenzen
De term virtual workplace (in goed Nederlands: virtuele werkplek) wordt tegenwoordig niet meer zo vaak gebruikt. Er wordt een digitale werkplek mee bedoeld die niet is gesitueerd in één fysieke ruimte en die toegankelijk is ongeacht iemands geografische locatie. Oftewel: een virtual workplace maakt mobiel werken mogelijk: gebruikers kunnen wanneer ze maar willen en waar ze ook zijn hun dagelijkse taken uitvoeren. Centraal binnen de virtual workplace staat het integreren van hardware, mensen en (online) processen.
De term virtual workplace moet niet worden verward met de term virtual office. Die wordt voornamelijk gebruikt voor flexibele fysieke werkruimtes waar je alle kantoorfaciliteiten zoals een postadres en printer on-demand kunt krijgen zonder dat je zelf een volledig eigen kantoor hoeft te runnen. De term virtual office raakt nu ook in zwang voor virtual reality-applicaties voor het creëren van een virtuele kantooromgeving. Daar kun je op basis van virtual reality-techniek anderen ontmoeten en 'zij aan zij' met hen werken.
Digitale werkplek: tools voor plaats- en tijdonafhankelijk werken
Een digitale werkplek is als het ware een verzameling van softwaretools die tezamen een 'werkplek' vormen waarmee mensen virtueel - oftewel online - kunnen werken en samenwerken, waar en wanneer ze maar willen. Een digitale werkplek bevat alle mogelijke technologieën en tools die medewerkers nodig hebben om hun dagelijkse taken uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan software voor e-mail, instant messaging, tekstverwerken, spreadsheets en intranet, maar ook productiviteitstools, sociale tools, CRM-, HR- en ERP-systemen en een online personeelsbestand.
Volgens bredere definities (zoals van Deloitte) vallen er niet alleen softwaretools onder, maar bestaat digitale werkplekconcept ook uit (onder andere) de volgende lagen:
- Hardware zoals laptops, telefoons, tablets en thuiskantoren.
- Een cultuur binnen de organisatie die bepaalt hoe de digitale werkplek wordt gebruikt.
- Een governance-model dat samenwerking en connectiviteit ondersteunt en tegelijkertijd zorgt voor compliance en het mitigeren van risico's, onder meer via het trainen en certificeren van medewerkers.
Een goed ontworpen en accuraat geïmplementeerde digitale werkplek zorgt onder meer voor nieuwe en effectievere manieren van werken, een hogere betrokkenheid onder medewerkers en meer agility binnen een organisatie.
Verschil tussen virtuele werkplek en digitale werkplek
Waarin verschilt een virtuele werkplek dan van een digitale werkplek? Op papier is de virtuele werkplek ruimer qua reikwijdte dan een digitale werkplek omdat het ook focust op mensen en processen. In die zin is de digitale werkplek de technologische basis voor de virtuele werkplek. In de praktijk worden de termen echter vaak als synoniemen gebruikt, waarbij digitale werkplek tegenwoordig de meest gangbare benaming is.
Rol van digitale werkplek in virtual workspace
De digitale werkplek vervult dus een cruciale rol binnen de virtual workspace. Het zorgt er immers voor dat mensen overal en altijd op veilige wijze toegang hebben tot applicaties, informatie, documenten en het intranet, waardoor ze online kunnen werken en samenwerken.
Daardoor resulteert een digitale werkplek in stimulatie van efficiëntie, innovatie en groei. Het trekt communicatie vlot en kan zelfs een cultuuromslag teweeg brengen, die als basis dient voor een transformatie naar een digital-first of datagedreven organisatie. Daarnaast verbetert het de productiviteit, medewerkerstevredenheid en personeelsretentie én is het goed om nieuw talent aan te trekken. De meeste mensen blijken namelijk bereid om salaris in te leveren als ze niet altijd op kantoor hoeven te werken.
Tot slot is de digitale werkplek een belangrijke vereiste voor het hybride werken. Het zorgt er namelijk voor dat medewerkers naadloos kunnen schakelen tussen werken op kantoor en thuis doordat ze gemakkelijk kunnen samenwerken, communiceren en connecten met collega's en klanten.
Virtual workspace is niet hetzelfde als virtual desktop
Goed om op te merken: de term virtual workspace moet niet worden verward met het concept virtual desktop. Dat betreft namelijk de technologie desktopvirtualisatie, oftewel software waarmee een omgeving of andere technologische bron kan worden gesimuleerd. Daardoor kunnen onder meer verschillende besturingssystemen en applicaties op één server draaien zonder ze op een eigen apparaat te installeren. Bekende leveranciers zijn bijvoorbeeld Citrix, Microsoft (Azure Virtual Desktop) en VMWare.
Overigens is er wel een verband tussen de twee. Bij virtual desktop hebben gebruikers toegang tot een 'desktop' zonder dat ze de programma's en andere toepassingen hoeven te installeren, waardoor medewerkers op afstand kunnen werken en samenwerken. Deze technologie was met name in het tijdperk vóór de massale cloud-transformatie erg belangrijk voor het realiseren van locatieonafhankelijk werken bij bedrijven.
Een volledige digitale werkplek met Workspace 365
De meeste mensen associëren een digitale werkplek met een portaal waarmee je alle applicaties via één klik kunt openen. Het nadeel van een digitale werkplek in deze vorm is dat de pagina steeds langer wordt naarmate meer tegels voor applicaties en berichten worden toegevoegd. Daardoor zijn gebruikers steeds langer bezig om te zoeken naar en wisselen tussen applicaties en gegevens.
De oplossing? Een volledige digitale werkplek, zoals Workspace 365. Het aspect "volledig" van deze adaptieve en dynamische werkplek berust op drie pijlers:
1. Meer dan alleen applicaties
Bij Workspace 365 heb je niet alleen al je (relevante) applicaties in één omgeving, ook worden alle data, documenten, taken, processen en het intranet geïntegreerd en gepersonaliseerd aangeboden in één omgeving. De Activiteitenfeed laat je bijvoorbeeld je belangrijkste taken en notificaties integreren, waarbij je zelfs eigen activiteiten kunt aanmaken met systemen als Zapier en Microsoft Power Automate.
2. (Delen van) externe systemen integreren
Met Workspace 365 kun je belangrijke taken, informatie en processen - voor zowel individuen als gebruikersgroepen - uit externe systemen halen en vervolgens slim aanbieden, op een manier en moment waarop ze relevant zijn voor de gebruiker. Dit komt onder andere tot uiting via Micro Apps, oftewel mini-applicaties binnen de digitale werkplek. Daarmee kun je razendsnel informatie uit externe applicaties bekijken én taken uit die apps afhandelen, zonder dat je de werkplekomgeving hoeft te verlaten.
3. Personalisatie
Tot slot staat personalisatie centraal binnen Workspace 365: wat er wordt getoond op het dashboard is afhankelijk van onder andere iemands rol, locatie, netwerk en apparaat.
Resultaat? Een volledige digitale werkplek die steunt op deze drie pijlers leidt tot hogere productiviteit, meer werknemerswelzijn en een betere medewerkerservaring. Daarnaast kun je er je digitale transformatie mee stimuleren én de waarde van Microsoft 365 mee maximaliseren.
