Van losse systemen naar één centrale werkplek die zorgprofessionals meer rust en overzicht geeft

Bij KleinGeluk draait goede zorg om aandacht voor de bewoner. Tegelijkertijd merkt de organisatie dat zorgprofessionals steeds meer tijd kwijt zijn aan administratieve taken en het werken met verschillende systemen. Daarom koos KleinGeluk voor Workspace 365 als digitale werkplek. Niet omdat technologie het doel is, maar omdat een goede digitale basis collega's helpt om meer tijd over te houden voor de zorg.

We spraken met Jaap de Leeuw, adviseur ICT bij KleinGeluk, over de stappen die de organisatie zet om technologie beter aan te laten sluiten op het dagelijkse werk.

Minder administratie, meer tijd voor zorg

KleinGeluk biedt ouderenzorg op verschillende locaties in en rond Apeldoorn. De organisatie ziet al jaren dat de administratieve druk toeneemt. Registreren, controleren en schakelen tussen verschillende systemen kost zorgprofessionals steeds meer tijd.

Volgens Jaap gaat dat ten koste van de tijd die zij kunnen besteden aan bewoners.

"Ik denk dat het grootste deel van wat wij op dit moment in de zorg allemaal moeten doen, niet echt direct te maken heeft met zorg verlenen."

Tijdens ons gesprek schat Jaap in dat inmiddels meer dan de helft van de beschikbare tijd binnen de zorg opgaat aan andere taken dan directe zorgverlening. Daarbij doelt hij niet alleen op zorgprofessionals aan het bed, maar ook op alle administratieve en ondersteunende werkzaamheden die nodig zijn om de zorg te organiseren, te verantwoorden en bekostigd te krijgen. Hij benadrukt dat dit geen meting is, maar zijn persoonlijke inschatting.

"Vooropgesteld dat ik hoop dat ik het mis heb."

Juist daarom wil KleinGeluk technologie inzetten om het werk eenvoudiger te maken. Niet door nóg een systeem toe te voegen, maar door te zorgen dat systemen vóór mensen gaan werken.

Eén plek voor applicaties en informatie

De eerste stap was het samenbrengen van alle belangrijke applicaties in één digitale werkplek.

Voor zorgprofessionals betekent dat minder zoeken en minder schakelen tussen systemen. Applicaties zoals het elektronisch cliëntendossier, medicatiesystemen, roosters, e learning en protocollen zijn nu vanuit één omgeving beschikbaar.

Daarna richtte KleinGeluk zich op de interne communicatie. Collega's zien alleen de informatie die voor hun functie relevant is.

"Hoe wij dat hebben ingericht en aan het optimaliseren zijn, is zorgen dat mensen op basis van hun rol altijd de juiste informatie zien, waardoor je geen overload krijgt van informatie die niet relevant is."

Dat zorgt voor meer overzicht en maakt het makkelijker om belangrijke informatie onder de aandacht te brengen.

Van losse systemen naar slimme samenwerking

Nu de basis staat, kijkt KleinGeluk verder. De volgende stap is om systemen beter met elkaar te laten samenwerken, zodat collega's minder worden afgeleid en informatie beter aansluit op wat zij op dat moment nodig hebben.

Jaap noemt meldingen vanuit domotica als voorbeeld. Zorgprofessionals ontvangen de hele dag door meldingen op hun telefoon, zoals een oproep van een bewoner, een melding vanuit een domoticasysteem of een bericht van een collega. Tegelijkertijd komen ook via e mail, Teams en andere systemen allerlei signalen binnen die om aandacht vragen.

Soms komt er zelfs iedere minuut een nieuwe melding binnen, terwijl een zorghandeling veel langer duurt.

"We zijn heel erg reactief in de zorg."

Volgens Jaap zorgt dat voor onrust. Zorgprofessionals voelen de druk om direct te reageren, terwijl dat in de praktijk niet altijd nodig of mogelijk is. Bewoners merken die haast ook.

"Met het huidige aantal zorg mensen ben je niet in staat om op elke bel of op ieder signaal te reageren. Dan moet je je ook gaan vragen of je al die bellen wil hebben."

Volgens KleinGeluk zit de oplossing daarom niet in meer meldingen, maar in betere informatie. Door gegevens uit verschillende systemen met elkaar te combineren, ontstaat meer context. Zo kan een zorgprofessional beter bepalen welke melding op dat moment echt aandacht vraagt.

Het doel is niet om collega's meer informatie te geven, maar juist om minder onnodige prikkels te laten zien. Zo ontstaat meer rust tijdens de werkdag en blijft er meer aandacht over voor de bewoner.

Technologie werkt pas als collega's ermee werken

Nieuwe technologie invoeren is één ding. Zorgen dat collega's er prettig mee werken is minstens zo belangrijk.

Volgens Jaap zijn mensen vaak voorzichtig als er iets verandert. Daarom is het belangrijk om collega's goed te begeleiden en te laten zien wat een nieuwe manier van werken oplevert.

"De meeste mensen hebben daar een bepaalde vrees voor. Je zal moeten aantonen dat het werkt en je zal mensen moeten begeleiden."

Binnen KleinGeluk ziet hij een belangrijke rol voor collega's die anderen meenemen in veranderingen. Door klein te beginnen en verbeteringen zichtbaar te maken, groeit het vertrouwen vanzelf.

AI begint met een goede basis

Ook AI ziet KleinGeluk als een logische volgende stap. Maar alleen als de basis op orde is.

Volgens Jaap begint succesvolle AI niet met de technologie, maar met de kwaliteit van de beschikbare data.

"Analyseer eerst eens goed wat voor data je hebt, en wat je daaruit zou kunnen halen. En ga dan pas AI toepassen."

Daarom verkent KleinGeluk momenteel de mogelijkheden van Kelly, de digitale collega van Workspace 365. In een pilot onderzoekt de organisatie hoe AI-collega’s kan ondersteunen bij terugkerende taken en het sneller vinden van informatie.

Niet om het werk over te nemen, maar om collega's op het juiste moment te helpen met de juiste informatie.

Stap voor stap verder bouwen

Voor KleinGeluk is de digitale werkplek geen eindpunt. De organisatie blijft stap voor stap verbeteren, steeds met dezelfde vraag: helpt dit collega's in hun dagelijkse werk?

Zoals Jaap het samenvat:

"Zorg dat mensen krijgen wat ze nodig hebben en de systemen voor de mensen gaan werken.”

Dat uitgangspunt is zichtbaar in iedere stap die KleinGeluk zet. Eerst zorgen voor overzicht. Daarna systemen beter laten samenwerken. En pas daarna kijken hoe AI het werk verder kan ondersteunen.

Zo bouwt KleinGeluk aan een digitale werkplek die niet draait om technologie, maar om wat die mogelijk maakt: minder administratie, meer rust en meer tijd voor de bewoner.