Er zijn veel voordelen aan het overstappen naar een digitale werkplek. De grootste uitdaging daarbij is echter hoe goed werknemers zich aanpassen aan de verandering. Een manier om de overgang te verbeteren is door het creëren van persona’s.

Een digitale werkplek zou makkelijk aanpasbaar moeten zijn aan de behoeften van je bedrijf. Dit is waar deze persona’s bij kunnen helpen, net als tijdens het veranderproces. In dit artikel kijken we naar wat persona’s zijn, hoe je ze kunt maken en hoe ze kunnen helpen bij de adoptie van jouw digitale werkplek.

Wat zijn persona’s?

Een persona is in principe een schets van een gebruikersprofiel om een naam en gezicht te geven aan een bepaalde groep werknemers binnen een bedrijf. Ze zijn fictief en representatief voor een brede groep gebruikers.

Binnen de context van digitale werkplekadoptie zijn gebruikerspersona’s een representatie van de verschillende werknemers binnen het bedrijf. Deze persona’s zouden realistische informatie moeten bevatten over wie de werknemers zijn, wat hun digitale vaardigheden zijn, welke uitdagingen ze tegenkomen, en zo verder. Dit geeft bedrijven een goed beeld van het type werknemers dat voor ze werkt.

Het belangrijkste gedeelte van het ontwikkelen van persona’s is het behouden van het menselijke element. Een baanbeschrijving kan je vertellen welke rol een werknemer zou moeten vervullen binnen het bedrijf. Een persona moet een beeld schetsen van hoe dit er in de praktijk uit ziet. Je creëert een verhaal.

Dus, hoe ziet een gebruikerspersona uit?

Gebruikerspersona’s moeten een reeks informatie bevatten. Ze moeten de demografische informatie, hoofddoelen en barrières om deze te bereiken bevatten.

Daarnaast moeten ze informatie zoals persoonlijkheidstrekken, werknemersverwachtingen en een beeld van de gemiddelde werkdag bevatten. Al deze informatie zou een kort verhaal moeten zijn dat de details uitlicht.

Houd in gedachten dat gebruikerspersona’s, over het algemeen niet meer dan twee pagina’s lang zijn. We gaan later in op het creëren van de persona’s.

Waarom zou je persona’s maken?

Digitale transformatie kan, hoe geweldig ook, vrij makkelijk falen bij de implementatie. Er is een scala aan redenen waarom het vaak niet werkt. Een belangrijke reden is dat de focus vaak op de technologie ligt, en niet op de mensen die het moeten gebruiken.

Werknemers kunnen gemakkelijk hun interesse in de nieuwe tools die je aanbiedt verliezen als die overmatig gecompliceerd zijn, of simpelweg niet voldoen aan de behoeften van de werknemer.

Het maken van adoptiepersona’s helpt je bij het aanpassen van jouw werkplek en begrijpen wat de werknemers daadwerkelijk nodig hebben, zowel binnen de werkplek als op het niveau van de training en begeleiding die ze daarbij nodig hebben. Dit verhoogt niet alleen de efficiëntie van werknemers, maar verzekert ook een vloeiender uitrol van de technologie.

Zo maak je persona’s voor de adoptie van jouw digitale werkplek

Laten we nu kijken naar het maken van een persona. Hier zijn 6 stappen die je kunt volgen om persona’s te maken en implementeren in je bedrijf.

1. Onderzoek

De eerste stap bij het creëren van een persona voor je werknemers is het doen van onderzoek! De methodes die je hiervoor kiest zijn afhankelijk van je behoeften en beperkingen. Interviews met werknemers zijn echter een moetje.

Hoeveel tijd en mankracht je beschikbaar hebt om deze interviews af te nemen zullen jouw beperkende factor zijn. Zet vragenlijsten op die beknopt zijn, maar zo veel mogelijk informatie naar boven halen. Je kunt ook focusgroepen opzetten of werknemers simpelweg observeren om inzichten te verkrijgen. Dit geeft je meer algemene informatie, wat ook een belangrijk onderdeel van personaontwikkeling is.

2. Analyseren en patronen vinden

Daarna moet je jouw onderzoeksresultaten analyseren om patronen te ontdekken. Deze patronen vormen de basis van je persona’s. De hoeveelheid persona’s die je maakt, hangt af van hoe je deze patronen groepeert.

Je zult misschien ondervinden dat de patronen gerelateerd zijn aan rollen, persoonlijkheden, vaardigheden, behoeften en verwachtingen. Ze kunnen ook een combinatie van factoren zijn.

3. Maak je persona’s

Door de patronen die je hebt gevonden te gebruiken, kun je nu jouw persona’s maken. Het format dat je hiervoor gebruikt is volledig jouw keuze – je moet het alleen korter dan twee pagina’s houden. Aangezien je tijd investeert in het creëren hiervan, en je ze hierna moet delen, moet je de tijd nemen om ze goed uit te laten zien!

Voorzie iedere persona van een afbeelding of foto. Dit licht het menselijke element uit. Beeld daarna kort en bondig de informatie die eerder is genoemd uit (demografische data, doelen, uitdagingen, persoonlijkheidstrekken). Schrijf als laatste een kort verhaal om deze informatie in de praktijk uit te beelden.

Een voorbeeld van een persona zou zoiets kunnen bevatten: Lisa is een junior copywriter met een grote interesse in fotografie. Ze is verantwoordelijk voor het schrijven van teksten voor de gaming- en technologiedivisie. Ze is onderdeel van een team van vijf mensen, maar ze kan het meeste van haar werk alleen aan, wat ze ook het liefst doet.

Adoptiepersonas whitepaper Workspace 365 banner

4. Deel met belanghebbenden en maak aanpassingen

Persona’s moeten een gezamenlijke prestatie zijn. Input van werknemers is essentieel bij het vaststellen van de persona’s. Ze moeten echter ook op één lijn zitten met de doelen van het bedrijf. Dit betekent dat management en de bedrijfsleider ook betrokken moeten zijn bij het ontwikkelen van persona’s, zodat hun doelen gelijk zijn.

De afdeling personeelszaken kan ook bijdragen leveren wat betreft de rollen die werknemers aannemen. Zodra je terugkoppeling hebt ontvangen van de relevante belanghebbenden, kun je de persona’s aanpassen. Door een accurater persona te creëren kun je betere voorspellingen maken en beter plannen.

5. Valideer de persona’s met je werknemers

Je werknemers zijn wellicht de belangrijkste mensen die betrokken zijn bij het creëren van je persona’s. Zij zijn immers de mensen die je wilt representeren. Deel je gecreëerde persona’s dus met je werknemers. Bespreek vervolgens eventuele tekortkomingen met ze en pas de persona naar behoren aan.

Het is belangrijk dat je werknemers het eens zijn dat de persona’s hen goed representeren. Niemand kent ze immers beter dan zijzelf!

6. Verzeker bedrijfsbrede adoptie van persona’s

Nu wordt het tijd om de werknemerspersona’s daadwerkelijk te gebruiken. Het is belangrijk om deze persona’s te verspreiden in de rest van het bedrijf op een manier die duidelijk maakt waarom ze zijn gecreëerd.

Deze persona’s zijn nuttig bij de adoptie van digitale werkplekken. Ze kunnen echter ook worden gebruikt voor een veelheid aan andere toepassingen, voornamelijk bij training en strategische plannen.

Ten slotte

Digitale transformatie is tegenwoordig een voortdurend doel voor veel bedrijven. Of het nou ten dele of volledig is: digitale werkplekken kunnen een groot voordeel zijn. Om te verzekeren dat deze transitie vloeiend verloopt, is het van belang dat je op je werknemer focust.

Nu je weet hoe je persona’s moet maken, kun je je werkplek aanpassen aan de behoeften van je werknemers en de transitie ondersteunen.

Ultieme gids voor digitale werkplek adoptie Workspace 365

Ontvang ons nieuws


Snel up-to-date!

LinkedIn
Youtube
RSS
Twitter
Facebook
Georgien Modijefsky

Georgien Modijefsky

Master of Content

Heb je verdere vragen over de demo omgeving, Workspace 365 of heb je feedback voor ons? Stuur een bericht naar: georgien@workspace365.net

Hoe een goed intranet resulteert in hoge werknemerstevredenheid

Hoe een goed intranet resulteert in hoge werknemerstevredenheid

Intranetten waren ooit statische eenrichtingskanalen voor het delen van bedrijfsnieuws. Moderne intranetten zijn juist interactief, dynamisch, gepersonaliseerd en bieden veel meer functionaliteiten dan alleen nieuwsvoorziening. We leggen uit hoe een modern en sociaal...

7 voordelen van documentmanagement in de cloud

7 voordelen van documentmanagement in de cloud

E-mails, tekstbestanden, formulieren, facturen, offertes, rapporten, werktekeningen, afbeeldingen: de gemiddelde organisatie produceert enorm veel documenten en bestanden, elke dag weer. Vaak worden al die documenten digitaal opgeslagen op tal van plekken: van iemands...

Zelf de werkplek proberen?

Bedankt voor het aanmelden, de demo wordt na bevestiging verzonden naar je mailbox.