English
De juiste medewerker vinden voor die ene vacature die al zo lang openstaat? Dat kan soms nog best lastig zijn. In veel branches is het vandaag de dag behoorlijk lastig om goed personeel te vinden; het aantal openstaande vacatures is nog altijd enorm. Heb je eenmaal nieuw talent aan je organisatie weten te binden? Dan wil je er natuurlijk alles aan doen om dit talent binnen je organisatie te houden. De onboarding speelt hier ook een grote rol in. In dit artikel geven we je zes tips voor de onboarding van nieuwe medewerkers binnen je digitale werkplek.
Een goede onboarding is essentieel
Het binden van nieuwe medewerkers aan je organisatie begint met een goede onboarding. Een goed onboardingsprogramma - met meer uitleg over de organisatie, de bedrijfscultuur en digitale hulpmiddelen - zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers snel aan de slag kunnen en dat ze vanaf hun eerste dag beschikken over de juiste applicaties en data. Op die manier geef je je nieuwe medewerkers een vliegende start.
Digitale onboarding
Zeker nu het hybride werken - deels op kantoor, deels op afstand - steeds normaler is geworden, kiezen steeds meer organisaties ervoor om de onboarding gedeeltelijk of zelfs helemaal digitaal te laten plaatsvinden. Iemand volledig digitaal onboarden is niet ideaal. Maar: een goed ingerichte digitale werkplek kan enorm helpen om het (deels) digitale onboardingsproces goed te laten verlopen.
6 belangrijke tips om de digitale onboarding optimaal te stroomlijnen
Om de het digitale onboardingsproces goed te laten verlopen, bespreken we zes tips.
Tip #1: Bied informatie gefaseerd aan
Nieuwe mensen, een nieuwe omgeving, een onbekende bedrijfscultuur waarin je je weg moet zien te vinden: beginnen in een nieuwe baan kan behoorlijk overweldigend zijn. En dan moet je ook nog zo snel mogelijk vertrouwd zien te raken met alle werkprocessen en applicaties.
Juist een goed ingerichte digitale werkplek maakt het mogelijk om informatie gefaseerd, van dag tot dag, aan te bieden aan je nieuwe medewerkers. Op die manier kunnen nieuwe medewerkers langzaam vertrouwd raken met alle digitale bedrijfsprocessen en krijgen ze de gelegenheid om langzaam te groeien in hun rol.
Tip: Met de How-to tegel van Workspace 365 kan je in de digitale werkplek van nieuwe medewerkers een tegel toevoegen met allemaal introductie video's. Op deze manier kan een nieuwe medewerker op eigen tempo de video's bekijken en meer leren over de digitale werkplek.
Tip #2: Integreer een smoelenboek
Wie zijn al die nieuwe collega's precies? Welke HR-medewerker kan me meer vertellen over de pensioenregeling? Ik heb een vraag over mijn nieuwe werktelefoon, bij wie moet ik dan zijn?
Wie begint in een nieuwe baan, krijgt er vaak een flink aantal collega's bij. Dan is het wel zo prettig als je kunt opzoeken wie die mensen zijn en waarmee ze je precies kunnen helpen. Een digitaal smoelenboek is dan natuurlijk ideaal. Zo'n smoelenboek kun je uitstekend integreren in de digitale werkplek. Daardoor kan elke nieuwe medewerker vanaf hun eerste dag meteen goed zijn of haar weg vinden binnen de organisatie en direct collega's herkennen op de werkvloer.
Tip: In het Document Management Systeem (DMS) van Workspace 365, kan je documenten maken. Zorg voor een logische mappen structuur, zodat de nieuw medewerker gemakkelijk een mapje kan vinden waar meer informatie staat over de organisatie en een smoelenboek.
In het adresboek van Workspace 365 kunnen nieuwe medewerkers ook makkelijk zoeken naar personen binnen de organisatie en verschillende afdelingen, hier zit ook een foto aangekoppeld, waardoor de nieuwe medewerker direct een beter beeld heeft van wie in welke afdeling werkt.
Tip #3: Maak HR-processen digitaal toegankelijk
Verlof aanvragen. Salarisstroken inzien. Declaraties indienen. Deze en andere standaard HR-processen kunnen tegenwoordig perfect geautomatiseerd worden.
Dat biedt allerlei voordelen. Uiteraard voor de nieuwe medewerker, die snel en eenvoudig zijn weg kan vinden en niet meer op zoek hoeft naar de HR-afdeling. Tegelijkertijd houden HR-professionals zo meer tijd over voor hun kerntaak: het vinden, binden en ontwikkelen van talentvolle medewerkers en het uitzetten van strategische lijnen voor de toekomst. En, nóg een voordeel: door HR-processen zoveel mogelijk te digitaliseren, is er onder de streep veel minder papier nodig. Ook nog eens goed voor het milieu dus.
Geautomatiseerde HR-processen kun je prima integreren in de digitale werkplek. Zo heeft je nieuwe medewerker alles meteen bij de hand en bied je hem of haar vanaf de start een optimale digital employee experience.
Tip: De Hub van Workspace 365 beschikt over kennisitems. In deze kennisitems kunnen medewerkers direct belangrijke informatie vinden en staan processen, zoals bijvoorbeeld hoe je je moet ziekmelden, beschreven.
Tip #4: Bied ondersteuning met geïntegreerde supportopties
Van een onwillige printer tot een nieuwe applicatie waarvan niet meteen helemaal duidelijk is hoe-ie werkt: zeker tijdens de onboarding lopen nieuwe collega's tegen allerlei praktische vragen aan.
Dan is het des te handiger als ze vanaf hun digitale werkplek snel hulp kunnen inschakelen. Gelukkig kunnen supportmogelijkheden prima worden geïntegreerd in de digitale werkplek. Een laagdrempelige chatfunctie bijvoorbeeld kan vastgelopen medewerkers snel weer op weg helpen. En een geïntegreerd ticketsysteem zorgt ervoor dat medewerkers snel en gemakkelijk hulp kunnen inroepen van een IT-servicemedewerker.
Tip #5: Maak slim gebruik van video
Natuurlijk, je kunt je medewerkers kennis laten maken met de organisatie door ze een organogram en wat achterliggende informatie te sturen. Eventueel verwijs je je nieuwe medewerkers die online onboarden door naar de website voor een eerste introductie.
Maar informatie beklijft vaak veel beter als je het in beeld brengt - letterlijk. Steeds meer organisaties die digitaal onboarden, kiezen ervoor om de verschillende delen van de organisatie te introduceren via korte video's. Ook kun je bijvoorbeeld prima een video maken over je bedrijfscultuur, een filmpje met uitleg over je KPI's, of een 'virtuele tour' door het bedrijfspand zodat nieuwe medewerkers meteen een gevoel krijgen bij de plek waar ze zullen gaan werken.
Al deze video's kun je perfect aanbieden via de digitale werkplek. En: in deze tijden van steeds betere (smartphone)camera's en laagdrempelige editing-tools hoeft het maken van een filmpje zeker geen tijdrovende, dure aangelegenheid te zijn.
Tip #6: Laat mensen leren in hun eigen tempo
Het voordeel van het aanbieden van alle onboardingsinformatie vanaf de digitale werkplek, is dat nieuwe medewerkers alle info steeds op één plek bij elkaar hebben. En dat ze alles op elk gewenst moment kunnen terugkijken, waar ze op dat moment ook aan het werk zijn. Op die manier voorkom je dat mensen belangrijke informatie missen en maak je het hen gemakkelijker om in hun eigen tempo door het onboardingsprogramma te gaan.
Meer weten?
Een goede onboarding via de digitale werkplek is een perfecte manier om nieuwe medewerkers een goede start te geven binnen je organisatie. Wil je meer weten over de mogelijkheden binnen Workspace 365? Probeer dan de gratis demo!
