Zoveel meer dan een applicatieportaal: 7 functies van de adaptive workspace

Geïnteresseerd in een specifieke toepassing? Ga direct op je doel af:

Een complete, verenigde digitale werkplek

• Werk slimmer en stroomlijn je werkdag
• Neem slimmere beslissingen; koppel informatie aan taken en processen
• Een persoonlijke en aangepaste werkervaring voor iedereen

7 manieren waarop de adaptive workspace nog meer waarde toevoegt

1. Bouw een brug tussen legacy en de cloud
2. Maximaliseer de waarde van Microsoft 365
3. Stimuleer de adoptie van belangrijke tools
4. Ondersteun de digitale transformatie van je organisatie
5. Upgrade je intranet en creëer een samenwerkingshub
6. Optimaliseer de (digitale) werknemerservaring
7. Vereenvoudig je documentbeheer

Zoveel meer dan een applicatieportaal: een complete, verenigde digitale werkplek

Laten we kijken naar wat Workspace 365 allemaal kan doen en welke waarde het toevoegt als je alle mogelijkheden volledig benut. Het brengt alles wat je voor je werk nodig hebt samen op één plek, maakt het toegankelijk met één klik en vereenvoudigt het.

Oké, dat klinkt inderdaad nog steeds als een applicatieportaal. Maar er is meer:

Werk slimmer en stroomlijn je werkdag

Een applicatieportaal bestaat uit een aantal tegels waarop je klikt om je applicaties te openen. Telkens wanneer je een andere app wilt openen, ga je terug naar het portaal en klik je op de tegel.

Maar in Workspace 365 willen we het aantal keren dat je van applicatie wisselt beperken. Dat bespaart je namelijk tijd, maakt je productiever en zorgt dat je gefocust blijft op je werk. Want overmatig wisselen:

• kan tot wel 1100 keer per dag voorkomen
• kan tot 30 minuten van je werkdag kosten
• maakt je minder efficiënt
• kan ertoe leiden dat je acties of berichten mist

Hoe lossen wij dit voor je op?

Door je belangrijkste taken en primaire en secondaire processen direct op je dashboard te plaatsen, waar je ze direct kunt afronden.

Daarvoor bouwen we speciale, gebruiksvriendelijke interfaces voor specifieke processen. Vervolgens verbinden we je bestaande applicaties. Zo is er geen noodzaak om speciale software te ontwikkelen, terwijl je – desgewenst – de onderliggende software gewoon kunt wijzigen.

Wij bouwen de app, jij bepaalt waarvoor

Zo kun je met onze Micro Apps specifieke informatie of taken vanuit een externe applicatie naar je dashboard brengen, om die daar te bekijken en af te handelen. Denk aan protocollen of schema’s, maar ook aan support tickets, patiëntendossiers, verlofaanvragen en nog veel meer.

Onze Agenda App is een mooi voorbeeld van hoe gebruikers makkelijk zien wat de dag of week hen brengt. Veel kantoormedewerkers gebruiken hun MS Exchange-agenda, terwijl in de gezondheidszorg informatie vanuit het EPD-systeem wordt geraadpleegd. Onderwijsmedewerkers gebruiken weer hun eigen planningsoftware.

Er zijn al voor allerlei taken Micro Apps en verbindingen met externe systemen en we kunnen snel verbinding maken met elke applicatie met een API.  Vraag hier naar je verbinding of Micro App.

Taken prioriteren en stroomlijnen

De Activity Feed is een ander voorbeeld van hoe Workspace 365 gebruikers ondersteunt bij een efficiëntere uitvoering van taken en verwerking van informatie. Hier kun je je belangrijkste taken en meldingen integreren.

Met tools als Zapier of Microsoft Power Automate kun je zelfs een aangepaste feed maken. Zo beschik je over talrijke opties en mogelijkheden om je werk te stroomlijnen.

Een school kan de feed bijvoorbeeld zo instellen, dat een leraar die een uitnodiging krijgt om een gastles te geven, hiervan melding krijgt in de Activity Feed en de uitnodiging meteen kan accepteren of afwijzen. Een ander voorbeeld betreft aanvragen voor onkostenvergoedingen; financieel medewerkers kunnen die in hun feed openen en goed- of afkeuren.

Neem slimmere beslissingen; koppel informatie aan taken en processen

Als we zeggen dat we alles dat je nodig hebt voor je werk op een plek willen samenbrengen, bedoelen we ook echt alles.

Het gaat dus niet alleen om je applicaties of interne communicatie. Want voor een optimale uitvoering van je verantwoordelijkheden heb je informatie nodig. Het hoort allemaal bij je werk, dus het zou contraproductief zijn om die componenten gescheiden te houden. En dus vind je al je apps, taken, processen en informatie op één aanpasbare werkplek.

Een persoonlijke en aangepaste werkervaring voor iedereen

Alles samenbrengen is misschien wat veel, dat begrijpen wij ook wel. We bedoelen dan ook niet letterlijk élk onderdeel van de IT-omgeving, maar alles wat jij nodig hebt om succesvol (en gelukkig!) te zijn.

Workspace 365 gaat niet uit van een universele aanpak voor iedereen, of voor de meerderheid. Er is simpelweg geen standaardaanpak. Want wij willen dat jullie digitale werkplek naadloos past bij elk individu in je organisatie – zonder dat de IT-afdeling aparte werkplekken voor elke medewerker hoeft in te richten (we hoorden jullie al zuchten, maar wees niet bang!).

Een persoonlijke aanpak met identiteitsprovider-groepen

Zo’n werkplek op maat kan op verschillende manieren worden gecreëerd. Om te beginnen kun je een identiteitsprovider zoals Microsoft Azure gebruiken om de werkplek eenvoudiger te optimaliseren voor verschillende gebruikersgroepen. Met gedeelde ruimtes kan informatie worden verdeeld over duidelijk afgebakende ruimtes.

De adaptive workspace werkt automatisch

Daarnaast past de adaptive workspace zich automatisch aan iemands rol, locatie, device enzovoort aan. Zo ziet de gebruiker enkel wat op dat specifieke moment relevant is.

Personalisatie voor individuen

De werkplek biedt daarbij eindeloze mogelijkheden voor aanpassingen, zodat mensen zelf hun eigen werkplek verder kunnen personaliseren.

1. Bouw een brug tussen legacy en de cloud

Veel organisaties willen de overgang naar de cloud maken. En dat is volledig terecht.

Maar tegelijkertijd worden veel bedrijven gevangengehouden door IT-investeringen uit het verleden. Ze hebben bijvoorbeeld te maken met oude IT-systemen en remote desktops die nog niet beschikbaar zijn als cloud- of webapplicatie en maar moeilijk (of helemaal niet) kunnen worden gemoderniseerd. Hoe creëer je dan een moderne werkplek, als je tegengehouden wordt door deze systemen?

Gezien het onderwerp van dit artikel, ligt het antwoord voor de hand. Met Workspace 365 kun je een hybride werkplek implementeren waarin je moderniseert waar je kunt, terwijl je je oudere systemen behoudt totdat ook deze kunnen worden gemoderniseerd.

Of je apps en systemen nu online, gehost, plaatselijk of onsite draaien, ze kunnen allemaal worden geïntegreerd en verenigd op één plek – met consistent beheer en een uniforme gebruikservaring.

2. Maximaliseer de waarde van Microsoft 365

Natuurlijk zijn we bij Workspace 365 grote fans van Microsoft (365) – we hebben het niet voor niets gekozen als de basis voor onze digitale werkplek!

Maar het ruime palet aan opties, functionaliteiten en mogelijkheden van Microsoft 365 kan nogal overweldigend zijn voor de gemiddelde gebruiker. Als gevolg halen veel organisaties niet de maximale waarde uit hun investering in het systeem. Workspace 365 heeft de meest gebruikte componenten van Microsoft en Office 365 volledig geïntegreerd om ze optimaal te kunnen benutten op het niveau van de eindgebruiker.

Door de mogelijkheden van Microsoft 365 zo efficiënt en duidelijk mogelijk te gebruiken, maak je met Workspace 365 maximaal gebruik van je Microsoft-licentie.

En omdat Workspace 365 super gebruiksvriendelijk is, kan de adoptie van Microsoft 365 enorm toenemen.

3. Stimuleer het gebruik van belangrijke tools

Een natuurlijke overgang en optimaler gebruik

De integratie van nieuwe tools en technologie in Workspace 365 heeft vaak een positief effect op het gebruik ervan. Dat begint al met de locatie: als een nieuwe tool geïntegreerd is in Workspace 365, hoeft de gebruiker er niet naar te zoeken. De app is eenvoudig te vinden en openen. Dat lijkt misschien onbetekenend, maar in de praktijk kan het een groot verschil maken.

Wanneer je specifieke componenten van een extern systeem integreert, bijvoorbeeld met een Micro App, kunnen de voordelen nog groter zijn. Als mensen hoofdzakelijk taken uitvoeren op de digitale werkplek zelf, en deze een consistente ervaring biedt, maakt het voor hen weinig uit welk systeem of welke technologie erachter ligt. Op de achtergrond kun je de technologie makkelijk veranderen, met weinig impact voor de eindgebruiker.

Die mogelijkheid om de technologie te veranderen biedt nog meer voordelen, wat ons brengt bij het volgende punt.

4. Ondersteun de digitale transformatie van je organisatie

Digitale transformatie gaat over meer dan technologie alleen – al speelt het natuurlijk een belangrijke rol.

De digitale transformatie gaat over overleven en floreren in de digitale wereld van vandaag. En dat vraagt om een aantal dingen.

1. Je moet je snel kunnen aanpassen

En de adaptive workspace is je daarbij optimaal van dienst. Zoals we hierboven al opmerkten, kun je met Workspace 365 de onderliggende technologie veranderen zonder dat dit een groot negatief effect heeft op de werkervaring van medewerkers. Je kunt hierdoor dus continu verbeteren en moderniseren, zonder dat veranderingen keer op keer gemanaged hoeven te worden.

5. Upgrade je intranet en creëer een samenwerkingshub

De grens tussen de digitale werkplek en het intranet is aan het vervagen. Bij Workspace 365 hebben we hem helemaal weggehaald. Want samenwerking en informatie over het bedrijf en je collega’s hoort allemaal bij je werk, en zou niet gescheiden moeten zijn.

Daarom hebben we verschillende sociale componenten ontwikkeld die je naar eigen inzicht kunt integreren in de adaptive workspace. Zo kun je eenvoudig dat sociale aspect – ooit onderdeel van je intranet – op basis van je behoeften groter of kleiner maken op de digitale werkplek. Op deze manier weet je zeker dat alle elementen van je digitale werkplek nuttig en relevant zijn voor je medewerkers – en worden gebruikt.

Met deze componenten in werkplek vind je de sociale (maar werkgerelateerde) elementen en bedrijfscommunicatie naast zaken zoals documenten, data en tools, met opnieuw als resultaat: minder schakelen, beter geïnformeerde medewerkers en meer efficiëntie.

Integreer je huidige intranet – of andersom!

Heb je al gekozen voor een intranetoplossing? Geen probleem. We vertelden toch dat je bestaande systemen kunt integreren? Dat geldt dus ook voor je intranet. Je kunt je hele intranet integreren, of bepaalde onderdelen.

Maar andersom kan ook: als je gebruik wilt blijven maken van je huidige intranet maar toch wilt profiteren van de mogelijkheden van Workspace 365, dan kun je simpelweg onderdelen van Workspace 365 integreren in je huidige intranetplatform en ze daar gebruiken. Workspace 365 is zelfs te gebruiken als een applicatie in Microsoft Teams.

6. Optimaliseer de (digitale) werknemerservaring

De adaptive workspace is meer dan een tool dat medewerkers helpt bij hun werk; het laat medewerkers goed werken – en zorgt dat ze daarbij nog blij zijn ook.

En waarom is het zo belangrijk om tevreden medewerkers te hebben?

Nou, om te beginnen, omdat jij het belangrijk vindt dat je personeel tevreden is. Maar tegelijkertijd is het ook zo dat tevreden medewerkers betere medewerkers zijn. Tevreden medewerkers zijn gedreven om betere resultaten te behalen. Ze blijven langer in dienst. Ze zijn echte ambassadeurs van je organisatie, in plaats van alleen mensen die werken bij je bedrijf.

Technologie en werknemerstevredenheid gaan hand in hand

De digitale werknemerservaring heeft een grote impact op je organisatie – en dan hebben we het niet alleen over hoe productief en efficiënt mensen kunnen werken met hun tools.

Sta maar eens stil bij het emotionele aspect en het welzijn van je medewerkers, en hoeveel stress en frustratie je hen kunt besparen met de juiste middelen.

Stimuleer het welzijn van je personeel met Workspace 365

En hoewel de naam anders suggereert, kan je een digitale werkplek gebruiken voor meer dan professionele taken. Het platform kan zo worden ontworpen, dat het ook de ervaring en het welzijn van de gebruiker optimaliseert.

Zo kun je bijvoorbeeld tools integreren die de werknemersbetrokkenheid stimuleren en relaties tussen collega’s bevorderen. Gebruik die sociale functies om medewerkers te erkennen. Stimuleer sociale activiteiten, weet wat er leeft en gebruik tools om het fysieke en mentale welzijn van je personeel te verbeteren.

Workspace 365 biedt allerlei mogelijkheden waarmee medewerkers het beste uit hun werkleven kunnen halen. Daarmee doelen we niet alleen op werkgerichte opties, zoals leermiddelen, maar ook op tools om het persoonlijke leven te verbeteren.

7. Vereenvoudig je documentbeheer

Dit laatste gebruik brengt ons terug bij de meer praktische, functionele kant van de digitale werkplek. Maar dat maakt het niet minder belangrijk; er zijn namelijk heel wat klanten die exact om deze reden voor Workspace 365 hebben gekozen.

Zoals al eerder opgemerkt, is de wens om meer uit Microsoft 365 te halen een belangrijke reden om over te stappen op Workspace 365. Veel organisaties gebruiken de adaptive workspace om Microsoft 365 te vereenvoudigen en specifieke componenten optimaal te benutten. Dat betreft dan vaak Office 365, en in het bijzonder SharePoint en OneDrive.

Documenten uit de cloud in een bekende interface

Veel gebruikers vinden SharePoint en OneDrive ingewikkeld om te gebruiken, terwijl de Document App van Workspace 365 erg bekend aandoet voor mensen die gewend zijn om met de bestandenverkenner van Windows te werken. Met Workspace 365 wordt het dus erg eenvoudig om met die specifieke Microsoft-apps te werken.

Met de Document App van Workspace 365 kun je je SharePoint en OneDrive samenbrengen met je netwerkschijf in één consistente interface – precies ja, die interface die we eerder al noemden. Zo onderhouden organisaties hun netwerkschijf én werken ze in de cloud, om geleidelijk de volledige overgang te maken.

Eervolle vermeldingen

Maar er zijn nog meer manieren waarop de adaptive workspace waarde kan toevoegen voor je organisatie. Hieronder enkele voorbeelden van hoe klanten dat hebben gedaan. Misschien dat het je inspiratie brengt:

• Creëer een extranet: verschillende klanten hebben de werkplek gebruikt als een soort intranetplatform voor externe gebruikers. Zie het als een portal die informatie-uitwisseling en samenwerking met externe partijen mogelijk maakt.
• Kiosk-modus: voor sommige klanten is IT alleen een verlengstuk van hun werk, met slechts enkele applicaties en wat informatie voor specifieke taken. Denk bijvoorbeeld aan winkelmedewerkers of ambulancepersoneel. In de kiosk-modus zien ze alleen de werkplek, die meteen dat toont wat ze nodig hebben.