9 tips om remote medewerkers te managen

Werken op afstand biedt veel voordelen voor zowel een organisatie als voor medewerkers. Veel mensen werkten tijdens de COVID-19 crisis verplicht thuis. Hierdoor is de thuiswerkcultuur in een stroomversnelling gekomen. Onderzoek van Gartner wijst uit dat 88% van de organisaties hun medewerkers heeft aangemoedigd thuis te werken tijdens de COVID-19 crisis. Organisaties moesten met spoed thuiswerken faciliteren, door bijvoorbeeld te werken met een adaptieve digitale werkplek. 

Succesvol werken op afstand op de lange termijn draait echter om meer dan alleen de juiste technologie en duidelijke afspraken. Want hoe houd je iemand die niet fysiek aanwezig is betrokken bij jouw organisatie en zijn of haar collega's? In deze blog krijg je 9 tips om de betrokkenheid van remote medewerkers te vergroten.

9 tips voor het vergroten van de betrokkenheid van remote medewerkers

Duidelijke afspraken, heldere doelen en alle tools voor een ultieme thuiswerkplek: is dat niet genoeg om succesvol op afstand te werken? Je komt er inderdaad al een heel eind mee, maar toch blijft een duidelijke focus op betrokkenheid van medewerkers essentieel.

De betrokkenheid van medewerkers is namelijk direct gelinkt aan de bedrijfsresultaten. In organisaties waar medewerkers zeer betrokken zijn, zijn medewerkers 57% meer effectief en 87% minder waarschijnlijk om weg te gaan. Deze betrokkenheid bereik je door alle medewerkers een goede ervaring te bieden; remote of niet. Onderzoek van MIT wees uit dat ondernemingen die binnen het hoogste kwartiel scoorden wat betreft het bieden van een goede employee experience, dubbel de innovatie bereikten, dubbele klanttevredenheid en 25% hogere winsten dan organisaties in die in het laagste kwartiel scoorden. Medewerkersbetrokkenheid is dus duidelijk belangrijk voor jouw organisatie.

Dat brengt ons bij de uitdaging van het betrokken houden van medewerkers die je niet of nauwelijks (in het echt) ziet: hoe doe je dat?

1. Houd een dialoog op gang

Veel mensen onderschatten hoe vaak je op kantoor in het voorbijgaan met mensen uit je team communiceert buiten de werkoverleggen om: hoe het met ze gaat, hoe ze zich voelen en waar ze tegenaan lopen. Bij remote medewerkers zijn dit soort gesprekken net zo belangrijk. Helaas worden ze vaak vergeten omdat de contactmomenten ingepland worden rondom werkoverleggen. Daarom kan het voor deze medewerkers voelen alsof je geen interesse hebt in hun welzijn. Neem daarom bij elk contactmoment de tijd om te informeren naar hun omstandigheden en gemoedstoestand. Luister naar wat ze zeggen, en als het niet goed gaat, probeer samen te bedenken wat je hier aan kunt doen.

2. Maak zo veel mogelijk gebruik van video

Mensen kiezen vaak voor "even bellen", terwijl videobellen net zo makkelijk is. En dit is de te verkiezen optie, aangezien het veel toegevoegde waarde heeft voor het gesprek en de band tussen jou en jouw remote medewerker. Tijdens een normaal telefoongesprek gaat een heleboel waardevol contact verloren, zoals lichaamstaal, gezichtsuitdrukkingen en gebaren. Deze non-verbale communicatie maakt niet alleen het gesprek gemakkelijker en duidelijker voor iedereen om te volgen en begrijpen, maar zorgt er ook voor dat een persoon meer is dan alleen een stem, waardoor je sterkere relaties en een groter gevoel van vertrouwen opbouwt.

3. Bouw aan vertrouwen

Er wordt vaak gedacht dat er voor werken op afstand vooral vertrouwen moet zijn van het management in de medewerker; dat deze daadwerkelijk zijn of haar werk doet. Hoewel dit inderdaad belangrijk is, gaat het vertrouwen ook de andere kant op. De remote medewerker moet ook vertrouwen hebben in het management: dat ze bij deze persoon of personen terecht kunnen, dat hen de tools en ondersteuning geboden wordt die zij nodig hebben, en dat er voor hen net zoveel aandacht is als voor de mensen die management wél elke dag op kantoor ziet. Dit vertrouwen bouw je op door onder andere de eerder genoemde communicatiemomenten, door een band te onderhouden met de remote medewerker, maar ook door aandacht te hebben en houden voor hun loopbaan.

4. Houd aandacht voor het carriërepad

Dat iemand op een andere plek werkt, betekent niet dat zij op dezelfde plek willen blijven - in hun carriëre, tenminste. Doordat een persoon zijn of haar werk minder zichtbaar uitvoert dan wanneer je het iemand fysiek ziet doen, wordt het soms over het hoofd gezien dat deze persoon ergens naartoe werkt. Remote medewerkers willen net zo waarschijnlijk stappen in hun carriëre maken als de mensen op kantoor. Het is daarom essentieel om hier aandacht voor te houden en de remote medewerkers net zulke groeikansen te bieden als niet-remote medewerkers. Dit doe je bijvoorbeeld door samen een groeipad vast te stellen, waar je leermomenten en groeimomenten in vastlegt. Door regelmatig een moment in te plannen om dit groeipad te bespreken, houd je aandacht voor de persoonlijke en professionele groei van de remote medewerker en zorg je dat deze dezelfde kansen krijgt als kantoormedewerkers.

5. Versterk je kernwaarden

Je kunt je kernwaarden door het hele kantoor op de muren zetten, maar kernwaarden moeten echt gevoeld worden door mensen - en dit is des te belangrijker voor remote medewerkers. Communiceer dus niet alleen jouw kernwaarden, maar gedraag je er naar. Als mensen de kans geven om te groeien erg belangrijk is voor jouw organisatie, zorg dan dat mensen die kansen daadwerkelijk krijgen - remote of niet. Hetzelfde geldt voor transparantie, flexibiliteit, loyaliteit of elke andere kernwaarde die je als organisatie kunt hebben: voeg daad bij het woord. Als de teamspirit bijvoorbeeld de basis vormt voor jouw organisatie, zorg dan dat mensen die teamspirit kunnen opbouwen.

6. Creëer kansen voor sociale interactie

Dat je er niet fysiek bent, betekent niet dat je het niet gezellig kunt hebben met de collega's. De zogenoemde de koffieapparaat-praatjes dragen voor een groot deel bij aan de werksfeer, evenals bedrijfsborrels en -uitjes. Zet daarom een stap verder dan de vrijmibo op kantoor, om jouw remote medewerkers ook te betrekken. Denk aan virtuele borrels, sociale video calls of online pubquizzen. Een positieve sociale band is goed voor de sfeer in het team, en zo leert het team elkaar ook kennen buiten het werk om.

7. Extra aandacht voor erkenning

Een compliment voor goed volbracht werk is motiverend. Je hebt immers hard gewerkt en het is fijn dat dit erkend wordt. Deze erkenning krijgt extra waarde als het geuit wordt ten overstaan van collega's. Op kantoor gebeurt dit regelmatig: tijdens meetings, onder het lunchen of simpelweg op de werkvloer. Het is gemakkelijker om op een fysieke locatie iemand publiekelijk erkenning te geven. Zoek daarom voor jouw remote medewerkers naar manieren om hetzelfde effect te bereiken. Je kunt hierbij denken aan momenten van erkenning tijdens online meetings, maar je kunt hiervoor ook gebruik maken van de zakelijke social media.

8. Zorg dat iedereen successen viert

Soms kunnen beloningen aan remote medewerkers voorbijgaan. Zoals wanneer er op kantoor met zijn allen geproost wordt op een behaald doel, of er een etentje wordt georganiseerd na een succesvolle maand. Puur door zijn of haar locatie, valt een remote medewerker hier dikwijls buiten de boot. Zorg daarom dat je voor deze medewerkers een alternatief hebt, zodat zij zich ook betrokken voelen. Zij hebben immers ook deel uitgemaakt van wat het ook is dat jij viert. Heb je een champagne-toast op kantoor? Stuur jouw remote medewerker ook een fles champagne. Ga je met het team uit eten? Laat hen dat ook ervaren met een diner bon. Zo zijn er nog tientallen dingen te bedenken, van het sturen van bloemen tot het laten bezorgen van een lekkere lunch, waarmee jij jouw remote medewerkers ook hun successen laat vieren.

9. Investeer in bedrijfs-goodies

Er is een reden dat bedrijven elk jaar investeren in duizenden en duizenden pennen, bekers en andere waren met hun logo er op. En dat één van de leukste onderdelen van een evenement de goodiebag is: omdat het werkt. Waarom zou je dit dan alleen inzetten voor externe partijen, en niet intern? Met leuke goodies van jouw eigen merk, of het nu een muismat, trui, tas of laptop hoes is, kun je remote medewerkers meer bij jouw bedrijf betrekken en ambassadeur maken van jouw merk. Sommige bedrijven gaan hier zelfs nog een stap verder in, door goodies te sturen naar het hele gezin.

Manage je remote medewerkers in de digitale werkplek

Door gebruik te maken van een digitale werkplek ben je al een heel eind op weg om medewerkers succesvol op afstand te laten werken. Zo hebben ze met een adaptive workspace altijd en overal toegang tot alles wat zij nodig hebben om te werken, van applicaties tot informatie. Daarnaast kunnen ze gemakkelijk op afstand samenwerken met hun collega's, bijvoorbeeld door tegelijkertijd samen te werken in documenten.

Maar zoals we in het begin van deze blog al benoemden, is de juiste technologie slechts een onderdeel van succesvol remote werken. Je kunt echter deze technologie wel inzetten voor deze andere onderdelen, zoals de sociale interactie en cultuur te versterken.

Verbind met communicatietools en (enterprise) social media

Binnen Workspace 365 integreer je gemakkelijk jouw communicatietools, zoals Microsoft Teams en Yammer. Waar Teams vanzelfsprekend van betekenis is door de mogelijkheden die het biedt op het gebied van communicatie en videobellen, kan Yammer ook een grote rol spelen bij het betrekken van remote medewerkers.

Zo kun je Yammer bijvoorbeeld gebruiken om remote medewerkers meer verbonden te laten voelen, door een extra interactieplatform te bieden waarop ze contact kunnen hebben met collega's waarmee ze niet per - direct samenwerken, en dus anders waarschijnlijk geen contact mee hebben. Het is ook een geweldige plek om remote medewerkers publiekelijk erkenning te geven voor hun prestaties. Met Yammer kun je een community creëren en zo de bedrijfscultuur versterken, ook voor remote medewerkers.

Houd remote medewerkers geïnformeerd met Mededelingen

Één van de belangrijkste manieren om een remote medewerker betrokken te houden, is door hem of haar geïnformeerd te houden. Het is namelijk lastig om betrokken te zijn bij iets waar je nauwelijks wat vanaf weet. De Mededelingen live tile is hier een geweldige tool voor. Hiermee deel je bedrijfsnieuws met alle medewerkers. Dit hoeven niet alleen belangrijke en "zware" berichten of huishoudelijke mededelingen te zijn. Je kunt hier bijvoorbeeld ook denken aan leuke weetjes, teamprestaties en inspirerende berichten van managers.

Integreer video's

Beeld is een stuk effectiever om mensen zich verbonden te laten voelen dan geschreven tekst. Daarom kun je ook in de adaptive workspace video's integreren. Zo kun je bijvoorbeeld in plaats van een inspirerend bericht van managers, ook een inspirerende video-opname delen, of video's van een bedrijfsevenement.

Binnen Workspace 365 zijn de integratiemogelijkheden eindeloos. Zo kies je jouw eigen tools en middelen die perfect passen bij jouw organisatie, cultuur en medewerkers, om zo ook vanaf een afstand de band met jouw remote medewerkers te kunnen onderhouden. Want hoewel succesvol werken op afstand om meer draait dan technologie, kan de juiste technologie jou wel hierin ondersteunen.

Heb je verdere vragen over de demo omgeving, Workspace 365 of heb je feedback voor ons? Neem vooral contact met ons op.