De ideale digitale werkplek voor Educatie - webinar recap

Hoe creëer je de ideale digitale werkplek voor studenten en docenten? Op 23 september 2021 is onze collega Mark Godthelp, ISV Partner en Integrations Manager, in gesprek gegaan met Jan Broeken, ICT Manager bij ROC West-Brabant en directeur bij IT-Workz om de ideale digitale werkplek voor educatie te bespreken. In dit artikel bespreken wij de vragen en hoogtepunten van dit interview.

Daarnaast heeft Christiaan Lustig, adviseur op het vlak van digital employee experience, digital workplace en intranet, een interessante presentatie gegeven over de Digital Employee Experience in het onderwijs. Aan de hand van zijn geschreven boek #DEX sprak hij over zijn ervaringen en waar je als onderwijsinstelling op moet letten bij de digitale medewerkers ervaring, of in dit geval de digitale ervaring van studenten en docenten.

Digitale werkplek voor Educatie met Jan Broeken

Aan de hand van vragen is de ideale digitale werkplek voor onderwijsinstellingen in kaart gebracht. Welke projecten zijn belangrijk voor onderwijs? Tegen welke problemen lopen ze aan? Welke processen kunnen worden versimpeld? Ontdek de antwoorden op deze vragen hieronder.

Welke projecten ziet IT-Workz bij onderwijsinstellingen?

Het onderwijs kreeg in 2020 uiteraard ook met de Covid-19 pandemie te maken en docenten moesten hun studenten les gaan geven via een online platform. Binnen het onderwijs werd op dat moment veel gebruik gemaakt van Microsoft Teams, maar binnen Microsoft Teams zijn er nog niet genoeg mogelijkheden voor het onderwijs. Zo zijn er nog extra tools nodig voor een onderwijscatalogus en om bijvoorbeeld toetsen af te nemen.

Binnen Nederland heeft het onderwijs een goede IT infrastructuur. Dit is een goede basis om verder na te gaan denken over hoe je de ideale werkplek voor studenten en docenten kan inrichten. Veel onderwijsinstellingen zijn dan ook bezig met:

1. De werkplek goed beveiligen voor studenten en docenten
2. Overstappen naar de cloud
3. Het altijd en overal beschikbaar maken van de digitale leeromgeving
4. Het samenbrengen van documenten, applicaties en informatie

Heeft een onderwijsinstelling volgens jullie over drie jaar nog een VDI nodig?

De afgelopen jaren zie je dat enorm veel onderwijsinstellingen overstappen naar SaaS. Op dit moment geeft Jan Broeken aan dat al 90% van hun klanten in het onderwijs gebruik maakt van SaaS.

Veel applicaties moeten beschikbaar zijn op elk device en daarvoor is SaaS veel gemakkelijk dan legacy systemen. Volgens Jan Broeken zullen onderwijsinstellingen over drie jaar geen gebruik meer maken van VDI, maar als alternatief de Azure Virtual Desktop gebruiken. Op deze manier hoeft niet de hele PC virtueel, maar alleen een applicatie die je op dat moment nodig hebt.

Het mooie van Workspace 365 is dat de gebruiker eigenlijk geen idee heeft of het een SaaS applicatie is of een legacy applicatie. Het wordt beide ondersteund.

Jan Broeken, Directeur

IT-Workz

Moeten studenten vaak opnieuw inloggen?

Een student wilt graag één keer inloggen om bij hun digitale leeromgeving te komen. Op dit moment hebben veel studenten nog grote frustraties om het feit dat zij meerdere keren moet inloggen om toegang te krijgen tot hun digitale leeromgeving. Naast het inloggen, willen studenten en docenten ook vanaf elke locatie en elk apparaat toegang tot dezelfde applicaties en informatie.

Door middel van Single Sign-On is dit probleem voor een groot deel opgelost en kunnen studenten en docenten gemakkelijk één keer inloggen. Bij de docenten die vanaf een andere locatie werken, wordt er nog vaak gebruik gemaakt van Multi-Factor Authenticatie voor de veiligheid.

Hoe kunnen onderwijsinstellingen zich voorbereiden op de combinatie tussen fysiek en online onderwijs?

Nu de Covid-19 pandemie al voor grote veranderingen heeft gezorgd binnen het onderwijs, is het ook van belang om nu verder te gaan kijken. De afgelopen twee jaar is er vooral gefocust op het 'blussen van brandjes' en snel kunnen aanpassen. Nu wordt het volgens Jan Broeken tijd om te kijken naar hoe de toekomst van onderwijs eruit gaat zien, met een combinatie van fysiek en online. Zo zou het volgens studenten die Jan Broeken heeft gesproken ook een mogelijkheid zijn om vier dagen per week les te hebben op school, en één dag in de week online les te krijgen.

Welke processen zien jullie bij onderwijsinstellingen die simpeler kunnen?

Het rooster is voor docenten en studenten heel belangrijk. Het is daarom van belang dat zij dit nog voor zij op school zijn, kunnen zien vanaf hun mobiele apparaat waar zij moeten zijn en welke lessen zij hebben. Het rooster moet duidelijk en eenvoudig in de digitale werkplek getoond worden, zodat deze snel zichtbaar is.

Daarnaast is het voor studenten en docenten belangrijk dat zij gemakkelijk apps kunnen aanvragen in hun digitale werkplek, zodat zij continu de nieuwste applicaties kunnen implementeren en gebruiken.

Digital Employee Experience in het onderwijs met Christiaan Lustig

Om studenten en docenten zo goed mogelijk te ondersteunen bij hun studie en werk, is de Digital Employee Experience super belangrijk (in het geval van onderwijs is het naast de medewerkers ook gericht op studenten). Digital Employee Experience gaat om de ervaring van studenten en docenten en of het hen ondersteunt in hun werk en/of studie, en niet zozeer om de tools die zij gebruiken.

De vier perspectieven van Digital Employee Experience

Er zijn vier perspectieven die je kan hanteren om te kijken voor de ideale Digital Employee Experience:

1. Perspectief van de medewerker (student en/of docent): Dit is de eindgebruiker, of anders gezegd de persoon aan de andere kant van het scherm
2. Perspectief van de organisatie: Wat je organisatie moet kunnen aanbieden als het gaat om interne digitale communicatie, dienstverlening en samenwerking
3. Perspectief van de technologie: De rol van technologie in de DEX en het IT-landschap
4. Perspectief van de fysieke omgeving: De impact van tools op een fysieke locatie van studenten en docenten

Wie zijn er betrokken bij Digital Employee Experience?

Communicatie en ICT moeten samenwerken, aangezien zij kijken vanuit het perspectief van de medewerker en technologie. Samen tillen zij de digitale werkplek naar een hoger niveau, maar dit zijn niet de enige twee afdelingen die betrokken moeten zijn. Daarnaast is het ook belangrijk om HR te betrekken, aangezien zij kijken vanuit het perspectief van de medewerkers en vanuit het perspectief van de fysieke omgeving.

Samen creëren deze vier afdelingen samen met het management de ideale digitale werkplek en zorgen zij voor een geweldige Digital Employee Experience.

Tips voor een goede Digital Experience van studenten en docenten

Aan het eind van de webinar gaf Christaan Lustig nog een aantal tips over hoe je een geweldige Digital Employee Experience kan krijgen:

1. Kijk goed naar wat studenten en docenten nodig hebben
2. Creëer persona's om de wensen en behoeften van studenten en docenten in kaart te brengen
3. Bied studenten en docenten de ideale digitale werkplek voor een goede adoptie.

Een adaptieve digitale werkplek voor educatie

Workspace 365 helpt studenten en docenten eenvoudiger te werken met een flexibele en persoonlijke online werkplek. Met de adaptieve digitale werkplek heb je direct inzicht in relevante informatie uit verschillende systemen en portalen vanaf elk apparaat en elke locatie met slechts één enkele inlog.