De afgelopen tien jaar is er in de zorg enorm veel geïnvesteerd in digitalisering. Applicaties zijn naar de cloud gebracht, systemen zijn gemoderniseerd en medewerkers beschikken over meer tools dan ooit. En toch: de werkdruk bij IT is niet afgenomen. Integendeel.
"Ik zie dat die werkdruk eigenlijk alleen maar is toegenomen," zegt Laurens. "Want we dachten dat het een traject van A naar B was. Maar ondertussen zie ik ook steeds meer dat je moet blijven onderhouden, bezig moet houden. Het blijft maar opstapelen."
De reden is paradoxaal: voor elk probleem is een nieuwe applicatie gekomen. Elk systeem heeft zijn eigen inlogscherm, zijn eigen interface, zijn eigen beheer. Het resultaat is een IT-landschap dat steeds breder en complexer is geworden, terwijl de medewerker op de werkvloer gewoon snel en eenvoudig wil werken.
De uitdaging voor IT-managers in de zorg is dan ook niet langer alleen technisch van aard. Het gaat om de vraag: hoe zorg je ervoor dat al die tools ook echt gebruikt worden?
Waarom IT in de zorg steeds complexer wordt en IT-ers de druk voelen
De drie valkuilen bij digitalisering in de zorg
1. Techniek als doel in plaats van middel
De neiging binnen IT is om bij elk probleem te zoeken naar een technische oplossing. Dat heeft de afgelopen jaren veel moois opgeleverd, maar het heeft ook een blinde vlek gecreëerd.
De medewerker op de werkvloer, bijvoorbeeld de verpleegkundige of de wijkzorgmedewerker, wil geen nieuwe applicatie leren. Die wil snel haar rapportage kunnen afronden, het protocol voor mevrouw X kunnen opzoeken en weten hoe het morgen staat. Techniek die dat niet direct ondersteunt, wordt omzeild. Of niet gebruikt.
2. Adoptie als bijzaak
IT-afdelingen zijn goed in implementeren. Minder goed in zorgen dat mensen de nieuwe tools ook écht gaan gebruiken. "Als de adoptie achterblijft, is het product gewoon te ingewikkeld," stelt Laurens.
Medewerkers zijn inventief. Als een organisatie de bestandsoverdracht beperkt tot 30 MB, wordt WeTransfer ingezet. Als een interne tool te omslachtig is, gaat iemand WhatsApp gebruiken. De what's in it for me-vraag bepaalt het gedrag, niet het IT-beleid.
"Het moet altijd een beter alternatief bieden dan dat mensen zelf kunnen bedenken. Anders zie je dat mensen die oplossingen zelf gaan inzetten."
3. Silo's in de organisatie
Een digitale werkplek raakt niet alleen IT. Het raakt communicatie, HR, informatiemanagement en de zorginhoud zelf. Toch worden veel digitaliseringsprojecten nog steeds vanuit één afdeling aangevlogen, waardoor de belangen van andere stakeholders niet meegewogen worden en adoptie van meet af aan moeizamer gaat.
"Als jij alles vanuit de techniek benadert, trek het breder. Ga samen met marketing, communicatie, HR en zorg dat jij een digitaal werkteam neerzet om gewoon die medewerkers centraal te zetten."
Van eenvoudige naar verbonden werkplek: de juiste volgorde
Organisaties die vandaag willen starten met AI in de zorg, maken vaak de fout om te snel te willen. Laurens ziet het bij zijn klanten: iedereen wil naar de intelligente werkplek, maar niemand weet precies welke stappen daarvoor nodig zijn.
Zijn advies is consistent: begin klein. De weg naar AI loopt via een verbonden werkplek, en die begint bij vereenvoudiging.
Stap 1: Vereenvoudigen: Zorg dat medewerkers vanuit één plek hun werk kunnen doen. Minder inlogprocedures, minder systemen om te onthouden, minder ruis. Dit is de basis zonder welke alles daarna mislukt.
Stap 2: Verbinden: Koppel de systemen die medewerkers dagelijks gebruiken aan die centrale werkplek. Niet door alles samen te voegen in één nieuw platform, maar door informatie op te halen waar het al staat. "Voor mij is een verbonden werkplek dat het voor die medewerker niet uitmaakt waar die informatie staat, maar dat je dat vanuit één plek gewoon kunt benaderen, vanuit één interface, altijd die informatie kunt raadplegen."
Stap 3: Intelligentie: Pas als de basis staat en systemen verbonden zijn, voegt AI echte waarde toe. Een medewerker kan dan een vraag stellen; aan haar telefoon, onderweg naar de volgende cliënt en direct het juiste antwoord krijgen op basis van actuele, gepersonaliseerde data.
"De implementatie van AI is slechts een tool, maar waarmee je iets wil bereiken. En daarvoor moet je eerst kijken welke informatiebronnen we intern hebben en hoe we die willen ontsluiten."
Wat AI in de zorg onderscheidt: het datavraagstuk
Wie AI introduceert in een zorgomgeving, stuit onvermijdelijk op de vraag: hoe zit het met de data? Cliëntgegevens, dossiers, protocollen: dit is geen publieke informatie. En toch werken veel AI-oplossingen op basis van indexering: alle data wordt opgeslagen en doorzocht om snelle antwoorden te genereren.
Laurens schetst het probleem treffend: "Met Google is dat publieke data. Dat is een hele andere orde aan data dan we het hier hebben over: patiënten informatie die je gewoon absoluut niet wil dat er geïndexeerd wordt."
De aanpak die Workspace 365 hanteert, is dan ook fundamenteel anders. In plaats van data op te slaan en te indexeren, wordt informatie alleen op het moment van de vraag opgehaald: direct uit de bronsystemen, zoals een ECD. De context van de medewerker (wie ben je, welke cliënten heb je, waartoe ben je bevoegd) bepaalt welke informatie beschikbaar is. Die context verdwijnt zodra de vraag beantwoord is. Niets wordt opgeslagen, niets wordt gebruikt voor trainingen.
"Wij krijgen alleen dat stukje informatie op dat moment terug en gebruiken die om het antwoord te formuleren. Het wordt niet gebruikt om dat model te trainen."
Het gevolg is dat een antwoord iets meer tijd kost dan bij een geïndexeerde oplossing. Maar die afweging is bewust. Snelheid weegt in de zorg minder zwaar dan betrouwbaarheid, privacy en de zekerheid dat een medewerker alleen ziet wat zij mag zien.
De rol van IT-managers in de transitie naar een intelligente werkplek
De verschuiving die Laurens beschrijft, vraagt iets van IT-managers. Niet minder technische kennis, maar een bredere blik. Minder gericht op het beheren van systemen, meer op het faciliteren van de medewerker.
In de praktijk betekent dit dat IT-managers een brugfunctie vervullen: tussen de techniek aan de achterkant en de medewerker aan de voorkant. Zij zijn degenen die de adoptie moeten faciliteren, de stakeholders moeten verbinden en stap voor stap de basis moeten leggen voor een werkplek die écht werkt.
De intelligente werkplek is daarin het eindpunt met een digitale gids die niet alleen reageert op vragen, maar proactief meedenkt. Die automatisch rapportages verwerkt als een medewerker wegrijdt bij een cliënt. Die de juiste informatie aanbiedt op het juiste moment, zonder dat iemand hoeft te zoeken.
"Een intelligente werkplek is een werkplek die mij helpt taken op een dag centraal neer te zetten, mij informeert over alles over mijn werk. Zie het als een digitale gids, een collega die jou gewoon daadwerkelijk helpt. Niet alleen reactief, maar ook proactief."
Conclusie: de winst zit in de basis
AI in de zorg is geen hype die overwaait. De vraag is niet óf het gaat veranderen hoe zorgmedewerkers werken, maar hoe snel en hoe verantwoord. Voor IT-managers ligt de sleutel niet in de technologie zelf, maar in de aanpak: beginnen bij vereenvoudiging, verbinden wat al bestaat, en pas daarna intelligentie toevoegen.
Wie die stappen overslaat en direct AI inzet, loopt vast op adoptie, op datavraagstukken of op een organisatie die er nog niet klaar voor is. Wie de basis goed legt, bouwt aan een werkplek die zorgmedewerkers écht helpt en die IT-afdelingen uiteindelijk ontlasten in plaats van te belasten.
