Bijna elke zorgorganisatie experimenteert inmiddels met AI. Toch blijven grootschalig uitrollen achter. Pilots lukken, maar organisatiebrede implementaties stranden. Hoe komt dat? En wat is er écht voor nodig om de stap naar een intelligente werkplek te zetten? Laurens Holtkamp, productmanager bij Workspace 365, legt uit waarom de verbonden werkplek geen bijzaak is, maar de enige logische route.
Hoe AI de rol van de IT manager verandert in de zorg
Van puntsgewijze oplossingen naar organisatiebrede werking
De afgelopen jaren is er in zorginstellingen veel geïnvesteerd in digitale tools. Voor elk probleem is een applicatie gevonden, voor elke afdeling een systeem. Het resultaat: IT-managers die tientallen losse omgevingen beheren, medewerkers die moeten onthouden in welke applicatie welke informatie staat en adoptiecijfers die tegenvallen.
"Er is echt wel een wildgroei aan applicaties de afgelopen jaren. Verschillende bronnen van informatie. En hoe ga je dat goed samenbrengen?"
Dat is de vraag die Laurens steeds vaker terug hoort van IT-managers in de zorg. Niet: hoe implementeer ik de volgende tool? Maar: hoe breng ik alles samen op een manier die voor mijn medewerkers werkt?
Het antwoord begint niet bij AI. Het begint bij de verbonden werkplek.
Wat is een verbonden werkplek precies?
Een verbonden werkplek is geen nieuw systeem dat alles vervangt. Het is een laag die boven de bestaande applicaties komt te liggen en ervoor zorgt dat medewerkers vanuit één centrale plek bij alles kunnen.
Laurens gebruikt de metafoor van de cockpit: "Een verbonden werkplek is eigenlijk een visualisatie van alles wat er onder de motorkap zit aan applicaties." Net als het dashboard van een auto vertelt wat de motor doet zonder dat de bestuurder zelf onder de motorkap hoeft te kijken, laat een verbonden werkplek medewerkers werken zonder dat ze per applicatie hoeven te navigeren.
In de praktijk betekent dit: een verpleegkundige die het wondverzorgingsprotocol nodig heeft, hoeft niet meer te weten of dat in Vilans staat, in het ECD, of ergens anders. "De bron maakt niet meer uit. Ik hoef zelf niet naar de applicatie toe, ik hoef daar zelf niet doorheen te scrollen. Maar ik vraag direct aan mijn intelligente werkplek: wat is het stappenplan voor de wondverzorging? En je krijgt gewoon direct die vijf punten terug."
Dat is de efficiëntieslag die een verbonden werkplek oplevert, nog vóórdat er ook maar één AI-functie aan te pas komt.
Waarom IT-managers hier anders naar moeten kijken
Het probleem in de zorg is niet dat er te weinig applicaties zijn. Het probleem is dat ze te los van elkaar staan, met een eigen applicatiebeheerder per systeem en medewerkers die zich van eiland naar eiland moeten bewegen.
De verschuiving die nodig is: niet denken op applicatieniveau, maar op procesniveau. Wat doet de medewerker op een dag? Wanneer heeft ze welke informatie nodig? Als je dat goed in kaart hebt, kun je de koppelingen leggen die écht waarde toevoegen en kun je applicatie-overstijgend gaan denken.
Van enthousiasme naar vertrouwen: het datavraagstuk bij AI
Zodra de verbonden werkplek staat, ligt de intelligente werkplek binnen bereik. En dat is precies het moment waarop de vragen beginnen. Laurens gaf eerder dit jaar een sessie op een evenement van Workspace 365 voor zorginstellingen. De titel was veelzeggend: van enthousiasme naar vertrouwen.
"Iedereen wil het, iedereen ziet de meerwaarde ook. Maar er komen altijd heel goede vragen om de hoek. Hoe gaan we het goed en veilig implementeren?"
De vragen die hij het meest tegenkomt: waar staat mijn data? Hoe weet ik zeker dat medewerkers alleen toegang hebben tot de cliënten die bij hen horen? Hoe voorkom ik dat protocollen door elkaar worden gehaald?
Het antwoord zit in governance. En governance begint bij een goed ingerichte verbonden werkplek waarbij duidelijk is wie waartoe toegang tot heeft, en waarbij die rollen en rechten meegenomen worden zodra AI-informatie ophaalt.
De aanpak van Workspace 365 is daarin fundamenteel anders dan bij platforms die werken op basis van indexering.
"Wat we met AI hebben gedaan, is niet dat we de connecties die je aan AI hangt compleet indexeren. We bouwen de vraag op en we weten wat jij vraagt. Op basis daarvan stellen we de vragen aan die integratie. En dat indexeren we niet."
Informatie wordt op het moment van de vraag opgehaald, niet opgeslagen, niet gebruikt voor trainingen. Dat maakt het mogelijk om zorgdata te ontsluiten zonder in te leveren op privacy of rolgebaseerde toegangscontrole.
Reactieve AI versus proactieve AI: waar gaat het naartoe?
De meeste AI-toepassingen die nu in de zorg worden ingezet, zijn reactief: een medewerker stelt een vraag en krijgt een antwoord. Dat is waardevol, maar slechts het begin.
Laurens schetst waar het de komende jaren naartoe gaat: naar proactieve AI, waarbij de werkplek niet wacht op een vraag maar actief meewerkt.
"Het grote deel van de markt is vragen: je vraagt iets en er gebeurt iets. Maar waar het steeds breder wordt getrokken, is dat het compleet wordt ingezet en aan verschillende connectoren heeft en dat het voor jou werk uitvoert wat eerder niet kon."
Denk aan een AI-assistent die zelfstandig administratie bijwerkt en ter goedkeuring voorlegt. Of aan spraakgestuurd rapporteren waarbij de verpleegkundige in de auto onderweg naar de volgende cliënt haar rapportage inspreekt en die automatisch verwerkt en opgeslagen wordt.
"Echt de techniek laten werken voor die medewerker, in opdracht van de medewerker. Dat is waar het naartoe gaat."
Die ontwikkeling gaat gepaard met ethische vragen die nu al beginnen te spelen. Hoeveel autonomie geef je een AI-agent? Hoe zorg je dat taken correct worden uitgevoerd? Wie is verantwoordelijk als het misgaat? Dit zijn de gesprekken die over drie tot vijf jaar dominant zullen zijn en waarvoor de basis nú gelegd moet worden.
AI werkt anders voor verschillende medewerkers
Eén van de meest praktische inzichten uit gesprekken met zorginstellingen: adoptie van AI verloopt niet voor iedereen hetzelfde. Leeftijd speelt een rol, maar het gaat dieper dan dat.
Het gaat minder om leeftijd en meer om de reactie wanneer er iets misgaat. Bij medewerkers met minder digitale vaardigheid creëert een fout of een onverwachte melding stress. Bij meer digivaardige medewerkers is de reactie: ik los het op.
"Dat is het echte onderscheid. En daarom gaat het hand in hand: de techniek moet eenvoudiger worden, én de begeleiding moet meegroeien."
Dit vraagt om een andere kijk op de uitrol. Niet een big bang waarbij iedereen tegelijk overschakelt, maar een gefaseerde aanpak waarbij medewerkers stapje voor stapje worden meegenomen en waarbij de werkplek zelf zo intuïtief is dat de drempel laag blijft.
Het stappenplan voor IT-managers
Begin klein. Niet klein omdat het geen haast heeft, maar klein omdat het de enige manier is waarop adoptie écht werkt. Een organisatiebrede AI-uitrol die overslaat naar medewerkers die de basis nog niet beheersen, is gedoemd te mislukken.
De volgorde die hij aanraadt:
1. Verbonden werkplek als fundament. Breng applicaties samen, zorg dat medewerkers vanuit één plek werken en informatie kunnen vinden zonder te navigeren door losse systemen. Dit is de basis voor alles wat daarna komt.
2. Processen en governance op orde. Breng in kaart hoe medewerkers hun dag doorbrengen, welke informatie ze nodig hebben en wie waar toegang tot mag hebben. Zonder dit is veilige AI-inzet niet mogelijk.
3. Intelligentie toevoegen. Pas als de verbonden werkplek staat en de governance klopt, voeg je de AI-laag toe. Dan kan intelligentie echt meerwaarde bieden, omdat de context klopt, de rechten geregeld zijn en medewerkers de werkplek al kennen.
"Zorg voor die verbonden werkplek, dat is echt de basis waarbij het begint. Vervolgens kijken hoe de processen lopen, hoe de structuren lopen, hoe we ervoor zorgen dat de juiste persoon de juiste informatie krijgt. En op het moment dat je dat inzichtelijk hebt, kun je die intelligentie laag toevoegen."
Conclusie: de verbonden werkplek is geen tussenstation het is de basis
Voor IT-managers in de zorg is de boodschap helder: wie AI wil laten landen, moet eerst de fundamenten leggen. Niet als verplicht tussenstap, maar als de enige manier waarop intelligentie écht waarde toevoegt voor de medewerker op de werkvloer.
De organisaties die over drie jaar vooroplopen met AI in de zorg, zijn niet degenen die het snelst een pilot zijn gestart. Het zijn degenen die vroeg hebben geïnvesteerd in een verbonden werkplek, governance op orde hebben gebracht en daarmee de basis hebben gelegd voor een intelligente werkplek die medewerkers écht helpt.
