Waarom een Single Sign-On portaal misschien niet genoeg is voor jouw organisatie

Bij het concept digitale werkplek denken de meeste mensen direct aan een portaal waar alle applicaties via één klik worden aangeboden. Hoewel zo'n Single Sign-On portaal al grote voordelen biedt, is het mogelijk niet genoeg voor jouw organisatie om maximale productiviteit en optimaal werkplezier te realiseren.

Een volledige digitale werkplek zoals Workspace 365 gaat een paar stappen verder. Zo worden ook applicaties, informatie, documenten, het intranet, processen en taken samengevoegd en gepersonaliseerd aangeboden. Daarnaast kunnen taken en informatie uit externe systemen worden gehaald en binnen dezelfde werkplekomgeving worden geopend, bekeken of uitgevoerd.

Applicatieportaal: doorgaans ontoereikend

Het is momenteel een hot item bij veel organisaties: het samenbrengen van het gehele - en in de regel snel groeiende - applicatielandschap op één plek. Staat dit portaal eenmaal? Dan denken veel organisaties dat ze klaar zijn. Tuurlijk, het is onmiskenbaar een goede basis. Maar het is niet genoeg voor de meeste bedrijven om het potentieel van een digitale werkplek ten volste te benutten.

Immers: heb je één pagina die langer en langer wordt omdat er steeds nieuwe tegels voor applicaties en (nieuws)berichten worden toegevoegd? Dan zijn gebruikers ook meer en meer tijd kwijt aan het zoeken naar en wisselen tussen applicaties en gegevens. En dat gaat in de papieren lopen.

Intensieve gebruikers blijken namelijk tot wel 1100 keer per dag te switchen, wat ze al snel een half uur tijd kost. Niet alleen gaat dit ten koste van de productiviteit, het kan er ook voor zorgen dat berichten worden gemist en dat gebruikers te kampen krijgen met een hoop frustratie.

Van statisch naar adaptief en dynamisch

Waar een 'kaal' Single Sign-On portaal statisch is, is een volledige digitale werkplek zoals Workspace 365 adaptief en dynamisch. Dat berust op drie pijlers. Als eerste worden naast applicaties ook alle gegevens, documenten, processen, taken en het intranet samengevoegd één gepersonaliseerd aangeboden binnen één omgeving.

De tweede pijler? Dat is belangrijke taken, informatie en processen voor zowel individuen als voor groepen van gebruikers uit externe systemen halen en slim aanbieden op een manier en moment waarop ze relevant zijn. De gebruiker kan de informatie, taken en processen direct vanaf hetzelfde dashboard raadplegen of uitvoeren.

De laatste pijler is personalisatie. Wat er precies wordt getoond op het dashboard, is afhankelijk van onder meer iemands rol, locatie, netwerk en apparaat. Bij Workspace 365 kun je een identity service provider zoals Microsoft Azure gebruiken voor het optimaliseren van de werkplek voor verschillende gebruikersgroepen: met (Gedeelde) Ruimtes kun je informatie onderverdelen in duidelijk gedefinieerde ruimtes. Doordat admins Gedeelde Ruimtes met gedeelde tegelgroepen kunnen aanmaken, brengen ze meer structuur aan in de werkplek - zowel voor zichzelf als voor anderen.

We zoomen in op enkele belangrijke functionaliteiten van Workspace 365 die deze pijlers mogelijk maken.

Hoe zit het met je werkprocessen?

In een Single Sign-On portaal breng je handig je applicaties samen, maar hoe zit het met je processen en informatie?

Micro Apps zijn als het ware kleine applicaties binnen de digitale werkplek. Ze brengen specifieke informatie of taken vanuit een externe applicatie naar het dashboard, waar de gebruiker aan een taak kan werken of de informatie kan bekijken. Denk bijvoorbeeld aan protocollen, schema's, supporttickets, patiëntendossiers of verlofverzoeken. Doordat mensen snel informatie en taken uit verschillende systemen kunnen vinden en afhandelen, zijn ze minder tijd kwijt aan het wisselen tussen applicaties.

Een goed voorbeeld is de Agenda-app van Workspace 365. In de praktijk gebruiken mensen vaak verschillende applicaties om te zien wat ze moeten doen vandaag, zoals Exchange of een elektronisch patiëntendossier. Met onze Micro App zien gebruikers in één oogopslag en zonder door te klikken al hun taken voor vandaag.

Voor veel taken zijn er al standaard Micro Apps en verbindingen met externe systemen beschikbaar. Is dat toch een keer niet het geval? Dan kunnen we alsnog snel koppelen met andere applicaties, mits ze een API hebben.

Efficiënt notificaties en taken weergeven

Binnen de Activiteitenfeed kun je de belangrijkste taken en notificaties integreren. Op deze manier zijn medewerkers in staat om een stuk efficiënter informatie te verwerken en taken uit te voeren, zonder dat ze de digitale werkplek hoeven te verlaten. Zo kan iemand van Finance bijvoorbeeld vanuit de feed een onkostenvergoeding openen en deze meteen accepteren of verwijderen.

Je kunt zelfs je eigen activiteiten maken met systemen als Zapier en Microsoft Power Automate. Daarbij gaat het niet alleen om 'als dit dan dat'-acties, maar je kunt ook acties toevoegen zoals goedkeuren, weigeren, controleren, toevoegen en bewerken.

Ook applicatieportaal voor legacy-systemen

Het zal inmiddels duidelijk zijn: Workspace 365 is niet slechts een applicatieportaal, maar een volledige digitale werkplek. Daarbij kunnen niet alleen maar cloud- of webapplicaties worden geïntegreerd in één omgeving, maar ook legacy-systemen en remote desktops waarvoor het momenteel nog lastig of zelfs onmogelijk is om die te moderniseren.

Of het nu gaat om web-gebaseerde, hosted, lokale of on-premise applicaties: je kunt alles bij elkaar brengen in één plek. Op deze manier kun je (al dan niet bedrijfskritische) legacy-software behouden en optimaal blijven gebruiken tot het moment dat je het kunt moderniseren.

Een portaal voor iedereen?

Door de veelzijdigheid en flexibiliteit die Workspace 365 biedt, zijn er ook andere toepassingen dan het standaard gebruik mogelijk. Zo hebben we klanten die de werkplek inzitten als extranet. Oftewel: een intranet voor externe gebruikers. Op dit portaal kun je als bedrijf informatie aanbieden voor en samenwerken met externe partners.

Nog een bijzondere toepassing die we hebben gerealiseerd bij klanten: Workspace 365 in kiosk-modus. Daarbij zien mensen die geen IT-intensieve functie hebben, zoals winkelmedewerkers of ambulancebroeders, slechts een paar applicaties en/of relatief weinig informatie voor enkele specifieke taken in hun digitale werkplek. De kiosk-modus is niet gericht op compleetheid maar op snelheid: het zorgt er vooral voor dat deze medewerkers razendsnel kunnen zien wat ze nodig hebben.

Eenvoudig werkplekbeheer

Een volledige digitale werkplek biedt vanuit het perspectief van productiviteit en werkplezier enorme voordelen, maar het mag natuurlijk geen hoofdpijndossier worden van IT. Bij Workspace 365 is het werkplekbeheer gelukkig eenvoudig. Zo kun je bijvoorbeeld relatief makkelijk een rol- en voorwaardengebaseerde werkplek creëren. Gebruikers kunnen applicaties aanvragen voor hun eigen werkplek, die je als beheerder snel en simpel kunt toe- of afwijzen.

Verder is het mogelijk om (Azure) Active Directory te verbinden aan Workspace 365 om zo al het gebruikersbeheer binnen één centrale tool te houden. Tot slot kun je Conditional Access gebruiken voor het eenvoudig instellen van voorwaarden voor toegang tot applicaties in de digitale werkplek.

De voordelen van een volledige digitale werkplek

Een volledige digitale werkplek leidt, vergeleken met 'slechts' een applicatieportaal, tot voor de hand liggende voordelen als verhoogde productiviteit, meer werknemerswelzijn en een betere medewerkerservaring. Andere, minder vanzelfsprekende voordelen zijn bijvoorbeeld:

• Maximalisatie van de waarde van Microsoft 365. Microsoft is zo uitgebreid dat het veel gebruikers duizelt voor de ogen, met Workspace 365 kunnen ze alle voor hen relevante functionaliteiten snel en simpel gebruiken.
• Adoptie van belangrijke tools stimuleren. Workspace 365 stimuleert de adoptie van nieuwe tools doordat het vinden, openen en ermee werken veel makkelijker wordt door de integratie binnen de digitale werkplek.
• Boosten van je digitale transformatie. Een volledige digitale werkplek kan je digitale transformatie boosten, onder meer doordat nieuwe tools kunnen rekenen op een bredere adoptie door gebruikers.
• Meer halen uit je intranet. Je bestaande intranet (of delen daarvan) integreer je gemakkelijk in Workspace 365 (en omgekeerd). Je kunt de digitale werkplek zelfs gebruiken als applicatie binnen Microsoft Teams.
• Optimaliseren van de (digitale) werknemerservaring. Door een volledige digitale werkplek te implementeren, ervaren medewerkers minder frustraties en kunnen ze efficiënter werken.
• Documentmanagement vereenvoudigen. Medewerkers vinden documentmanagementtools als SharePoint en OneDrive vaak ingewikkeld, terwijl Workspace 365 eruitziet als de bestandsmanager die ze kennen.

Hoe medewerkers de vruchten plukken

Tot nu toe hebben we vooral gefocust op het perspectief van de organisatie, maar laten we eens naar de volledige digitale werkplek kijken met de werknemersbril op. Medewerkers halen (zo legt Deloitte uit) werkplezier uit het beter kunnen oplossen van problemen door soepelere samenwerkingen, uit betere beslissingen kunnen nemen door effectieve en snelle communicatie en uit zowel intercollegiale relaties als een levendige bedrijfscultuur die tot stand komen door tools om met collega's bij andere afdelingen of vestigingen in contact te komen.

Via losse tools kun je al deze punten realiseren. Maar met deze tools is het net zoals met je mensen: je moet ze verbinden en bij elkaar brengen in één - al dan niet digitale - omgeving om synergie te creëren. Een volledige digitale werkplek zoals Workspace 365 brengt niet alleen alle applicaties samen binnen één omgeving, maar het highlight ook de belangrijkste informatie, vereenvoudigt acties tot één klik en maakt het onoverzichtelijke overzichtelijk. Oftewel: het zorgt ervoor dat één plus één drie is.