English
Het is een cliché, maar daarom niet minder waar: geen mens is hetzelfde. Wat voor de één wel werkt, werkt niet voor de ander - en vice versa. Denk maar aan topsporters die er een strikt voedingsschema op nahouden. Hun doel is misschien hetzelfde (de allerbeste worden in hun specifieke tak van sport), maar het voedingsschema van een duurloper zal er heel anders uitzien dan dat van een basketballer.
Voor de technologie die we dagelijks gebruiken geldt in zekere zin hetzelfde. Ook die passen we zoveel mogelijk aan onze eigen voorkeuren en persoonlijke doelen aan. Neem je laptop of smartphone: die richt je doorgaans zoveel mogelijk in naar eigen inzicht, met je eigen applicaties, je eigen indeling en je eigen bureaublad.
Het onderliggende besturingssysteem mag dan hetzelfde zijn, de manier waarop het betreffende apparaat gebruikt wordt en de bijbehorende gebruikerservaring verschillen van gebruiker tot gebruiker. Ga maar na: vaak is het nog zo gemakkelijk niet om snel je weg te vinden in het device van iemand anders.
De digitale werkplek: one size fits all?
Precies zo werkt het bij de digitale werkplek in een kantooromgeving: wat voor de ene collega prettig werkt, leidt bij de ander juist tot frustratie en productiviteitsverlies. Des te opmerkelijker dus, dat veel organisaties nog steeds kiezen voor 'one size fits all' als het aankomt op de manier waarop ze de digitale werkplek inrichten. Alle gebruikers worden gedwongen om op dezelfde manier te werken; met dezelfde applicaties en tools, in dezelfde omgeving en volgens dezelfde standaarden.
Het aantal beschikbare applicaties en functies groeit tegelijkertijd vaak zo snel, dat gebruikers steeds meer het overzicht dreigen te verliezen. Zeker gebruikers die wat minder digitaal vaardig zijn, weten op een gegeven moment niet meer precies welke applicatie ze waarvoor het beste kunnen gebruiken of welke informatie ze waar kunnen vinden.
One size fits none
Het gevolg: one size fits none. Dat leidt vervolgens tot frustraties, productiviteitsverlies, en een onnodig hoge druk op de IT-afdeling die de hele dag bezig is om 'brandjes te blussen'.
Een oplossing zou kunnen zijn dat je gebruikers (of gebruikersgroepen) in staat stelt om hun digitale werkplek volledig naar eigen inzicht in te richten. Gebruikers bepalen daarbij (binnen bepaalde randvoorwaarden) zelf hoe ze hun digitale werkplek inrichten en welke tools en applicaties ze voor welke taak willen gebruiken. Alles wat ze niet nodig hebben laten ze achterwege.
Geen haalbare kaart
In praktische zin is dit doorgaans echter geen haalbare kaart. Voor de gemiddelde IT-afdeling is het ondoenlijk om voor elke gebruikersgroep binnen een organisatie een aparte digitale omgeving in te richten, te beheren en up-to-date te houden.
Kortom: 'volledige' vrijheid (binnen een bepaalde brandbreedte) is niet mogelijk. Tegelijkertijd wil je je gebruikers(groepen) toch de mogelijkheid bieden om hun digitale werkplek en de bijbehorende gebruikerservaring zoveel mogelijk te personaliseren en te optimaliseren. Wat nu?
Centraal beheer, gepersonaliseerde ervaring
De oplossing: een digitale werkplek die je centraal kunt beheren, maar die wel naar wens aangepast kan worden voor verschillende gebruikersgroepen. Door de digitale werkplek te verbinden met een identiteitsplatform als Azure Active Directory wordt het mogelijk om gebruikersgroepen - afhankelijk van hun specifieke rol en de bijbehorende rechten - toegang te geven tot een op hen toegespitste digitale omgeving. Binnen die online werkplek vinden ze alleen die systemen en applicaties die voor hen op dat moment relevant zijn.
Zo'n constructie combineert het beste van twee werelden en biedt op die manier tal van voordelen voor de verschillende gebruikersgroepen binnen een organisatie - en daarmee voor de organisatie als geheel.
Gebruikers zien alleen nog wat relevant is
Op hun centraal begeerde digitale werkplek krijgen gebruikers na inloggen alleen nog maar te zien wat relevant is voor hun eigen werk. Afhankelijk van hun rol en de bijbehorende rechten, krijgen ze toegang tot specifieke lokale, hosted en web-applicaties. Dit kun je bijvoorbeeld doen binnen Workspace 365, of tegelgroepen uit Workspace 365 integreren binnen je huidige digitale werkplek of intranet.
Deze oplossing kan bovendien worden gecombineerd met Conditional Access, waarbij je voorwaarden instelt voor het bereiken van bepaalde applicaties in de digitale werkplek. Op deze manier kun je mensen ervan weerhouden specifieke applicaties en informatie op bepaalde manieren te bereiken. Het wordt dan bijvoorbeeld onmogelijk om bepaalde gevoelige dossiers te openen buiten het bedrijfsnetwerk om. Of om een applicatie die alleen in Chrome werkt te openen in Internet Explorer.
Eenvoudig groep-, gebruikers- en applicatiemanagement
Niet alleen voor de gebruiker biedt zo'n centraal beheerde digitale werkplek voordelen, maar ook voor de beheerder. Dankzij de koppeling van Workspace 365 aan Azure Active Directory vindt het gebruikersbeheer volledig plaats in één centrale tool. Hierbinnen kan de beheerder eenvoudig groepen creëren.
Ook kan hij of zij ervoor kiezen om het eigenaarschap over een groep of applicatie te delegeren naar meerdere admins, zoals managers. Die krijgen vervolgens meer controle over wat hun teamleden zien binnen hun digitale werkplek. En treedt er een nieuwe medewerker in dienst? Dan creëert de beheerder snel een nieuwe digitale werkplek die, afhankelijk van de rol van de nieuwe collega en van eventuele andere randvoorwaarden, precies de juiste tools en informatie biedt.
Ook het applicatiemanagement vindt binnen deze oplossing plaats vanaf één centrale plek. Gebruikers die toegang willen krijgen tot een bepaalde applicatie, kunnen dat eenvoudig binnen hun eigen werkplek aanvragen. Losse tickets indienen is niet meer nodig; de beheerder krijgt alle verzoeken binnen en kan deze al dan niet direct toe- of afwijzen.
Productief en prettig werken
De digitale werkplek bestaat niet. Wat wel werkt en wat niet verschilt van sector tot sector, van bedrijf tot bedrijf, en - zoals we gezien hebben - van gebruikersgroep tot gebruikersgroep. Des te belangrijker dus om te kiezen voor een benadering die verder gaat dan one size fits all, zonder dat het praktisch onwerkbaar wordt.
Ons eigen Workspace 365 platform biedt hiervoor allerlei mogelijkheden. Doordat gebruikers geen afleiding meer ervaren van zaken die voor hen niet relevant zijn, kunnen ze productiever en prettiger werken - en dat is waar het uiteindelijk om draait.
