English
Door ontwikkelingen zoals de opkomst van informatie- en communicatietechnologieën en het hybride werken is de rol van facility management enorm veranderd. Dit geldt vooral wanneer IT wordt uitbesteed aan een externe partij en de verantwoordelijkheid wordt van facility management. Of IT nu in-house of extern wordt verzorgd: een digitale werkplek, zo leggen we uit in dit artikel, helpt facility management om slimmer en sneller te werken, mooie verbeteringen door te voeren en flinke kostenbesparingen te realiseren.
Wat is facility management?
Het is altijd goed om even stil te staan bij de basis. Wat is nu eigenlijk precies facility management? Heel simpel gesteld is dat het beheer van alle gebouwen van een organisatie en alle faciliteiten daarin. De facility manager draagt zorg voor het beheer, de reparaties en het onderhoud en garandeert dat het voldoet aan juridische, gezondheid technische en veiligheidsstandaarden.
Belangrijke thema's binnen het takenpakket van facility management zijn vastgoed, communicatie- en informatietechnologieën, inspecties, contractmanagement en veiligheid.
Facility management en IT
Bij de meeste organisaties vormt IT tegenwoordig de ruggengraat van de bedrijfsvoering. Lang niet altijd hebben organisaties een eigen IT-afdeling. In dat geval wordt het vaak een onderdeel van facility management. Vanwege het grote belang van IT - een storing kan een groot aantal bedrijfsprocessen stil leggen - schakelt de facility manager doorgaans een externe IT-partner in om de digitale omgeving te beheren, waarbij de facility manager eindverantwoordelijk is en als een soort projectmanager op IT-vlak gaat fungeren.
Hier komt het werkgebied van IT facilities management om de hoek kijken. Een externe partner kan wel de digitale omgeving beheren, maar niet de fysieke. Binnen IT facilities management zorgt facility management ervoor dat alle benodigde faciliteiten aanwezig zijn om de optimale werking van de IT-infrastructuur te garanderen. Denk bijvoorbeeld aan ventilatie, de juiste temperatuur in serverruimtes en het realiseren van voldoende stroom voor alle hardware, maar ook aan het creëren van synergie tussen de digitale middelen en de werkplekfaciliteiten.
Facility management software
Wat is dan facility management software? Daarmee wordt bedoeld software die allerlei processen op het gebied van facility management ondersteunt. Tegenwoordig zijn dat vooral SaaS-tools waarmee facility managers allerlei taken kunnen uitvoeren en informatie kunnen raadplegen via een web gebaseerd dashboard. Het gebruik van facility management software is anno nu geen overbodige luxe. Handmatige facility management is gevoelig voor fouten en inefficiënt. Bovendien: vooral voor organisaties met meerdere locaties is facility management te complex om handmatig uit te voeren.
De voordelen van dit soort software zijn evident. Je hebt bijvoorbeeld inzicht in de kosten per vierkante meter, per gebruiker en per werkplek. Dankzij dergelijke geavanceerde analytics wordt het eenvoudiger om patronen te ontdekken en te signaleren op welke vlakken je verbeteringen kunt doorvoeren. Daarnaast wordt predictive maintenance mogelijk. Misschien wel het belangrijkste voordeel: je kunt aanzienlijke kostenbesparingen realiseren. Wel zo fijn, aangezien de gemiddelde werkplek volgens Colliers maar liefst 9.695 euro per jaar kost.
Populaire vormen van facility management software zijn Computer-Aided Facility Management (CAFM)-software en Computerized Maintenance Management Software (CMMS). Waar het bij CAFM vooral draait om het hebben van een centrale database, biedt CMMS wat uitgebreidere functionaliteiten zoals predictive maintenance en geautomatiseerde planning van onderhoud. Veelgebruikte toepassingen en functionaliteiten van facility management software zijn bijvoorbeeld multi-site facility management, onderhoud en reparaties, asset management, inkoop, facturen, data analytics en energiebeheer.
Facility management en het moderne kantoor
Door de coronacrisis moesten organisaties plots locatieonafhankelijk gaan werken. Vanwege de daaraan gelieerde opkomst van het hybride werken schalen veel organisaties nu kantoorruimte af, waardoor ze smart office-software implementeren om de bezetting van het kantoor in goede banen te leiden.
Het moderne kantoor is daarom een smart office, oftewel een flexibele werkomgeving waar het gebouw, de IT-infrastructuur en de gebruikers worden verbonden via technologie. Dankzij onder meer sensorgedreven hot desks, data over de bezetting van werkplekken en smart office-software kunnen medewerkers werkplekken, vergaderruimtes en shifts op kantoor boeken, collega's lokaliseren en het licht en de temperatuur bedienen.
Het moderne kantoor is in de regel ook uitgerust met een digitale werkplek. Binnen het hybride werken moeten medewerkers volledig locatieonafhankelijk kunnen werken en zowel snel als feilloos bij al hun tools, documenten en informatie kunnen. Daarom vereist het moderne kantoor een digitale werkplek die faciliteert dat medewerkers alles bij de hand hebben in één omgeving en via één klik.
De rol van de facility manager is hierdoor veranderd. Waar hij vroeger vooral een dienstverlener was, draait het nu meer om het creëren van de optimale werkplek met een ultieme medewerkersbeleving en waarbij het welzijn van medewerkers centraal staat. Weet een facility manager een uitmuntend kantoor neer te zetten met alle vereiste en begeerde faciliteiten en een even prettige als toegankelijke digitale werkplek? Dan resulteert dat in een hoger welzijnsniveau onder medewerkers, betere prestaties, lager ziekteverzuim en minder personeelsverloop.
Een digitale werkplek voor Verpleeghuis Bergweide
Een voorbeeld van een organisatie waarbij facility management verantwoordelijk is voor de IT, is verpleeghuis Bergweide in Heerlen. Via Hands on ICT (voorheen genaamd ITSN) heeft de zorgorganisatie de digitale werkplek van Workspace 365 geïmplementeerd. "De nieuwe werkplek is heel snel, overal bereikbaar, helemaal afgestemd op Bergweide en zo ingericht dat mensen niet hoeven te zoeken in een heel scala van programma's", vertelt Jo Hendrickx, facility manager & financial controller bij Bergweide.
Vanwege drie redenen is voor Workspace 365 gekozen: de soepele integratie met Microsoft 365, de techniek om niet-webgebaseerde applicaties te ontsluiten en op een laagdrempelige manier aan te bieden en het gegeven dat de werkplek niet vanuit techniek maar juist de gebruiker is ontwikkeld. Voor Hendrickx als facility manager heeft de implementatie van Workspace 365 een grote impact in positieve zin gehad, vertelt hij: "Ik had altijd een rits programma's open staan en moest steeds opnieuw inloggen. Nu heb ik alles op één scherm en hoef ik maar één keer in te loggen om alle programma's te kunnen benaderen, ook vanuit huis."
Digitale werkplek: alles bereiken in één klik
Uiteindelijk wil je als organisatie zowel voor je medewerkers als voor de facility manager zelf een digitale werkplek waarmee alles in één klik kan worden bereikt. Idealiter hoeft niet (altijd) doorgeklikt te worden naar applicaties, maar zien medewerkers informatie uit de applicaties direct in hun digitale werkplek. Voor facility management kan dat bijvoorbeeld zijn wanneer iemand een bepaalde schade in het gebouw meldt.
Workspace 365 als adaptive digitale werkplek
Workspace 365 is een adaptive digitale werkplek die alle componenten van het oude en het nieuwe IT-landschap kan combineren: lokaal, web en hosted. De basis van de werkplek is dat alle applicaties, informatie, documenten, processen, taken en het intranet worden samengevoegd en gepersonaliseerd worden aangeboden binnen één omgeving. De werkplek is aanpasbaar ("adaptive") en wijzigt op basis van bijvoorbeeld apparaat, locatie, browser en iemands rol.
Binnen de Activiteitenfeed kun je de belangrijkste taken en notificaties integreren. Daardoor zijn medewerkers in staat om efficiënter informatie te verwerken en sneller taken uit te voeren zonder dat ze daarvoor de digitale werkplek hoeven te verlaten. Taken, informatie en processen uit externe systemen kunnen worden aangeboden op een manier en een moment waarop ze relevant zijn.
Tot slot, niet alleen handig voor facility managers maar voor iedereen binnen de organisatie: binnen Workspace 365 kunnen het intranet of losse intranetelementen worden geïntegreerd in de digitale werkplek (of omgekeerd).
