English
Procesmanagement (of in het Engels: business process management) is een methodologie voor het ontdekken, modelleren, analyseren, optimaliseren en automatiseren van bedrijfsprocessen. Uit alle onderzoeken blijkt: procesmanagement draagt bij aan het bereiken van strategische doelen. Maar wat wordt nu precies verstaan onder procesmanagement? Welke stappen moet je ervoor zetten? En hoe kan een digitale werkplek leiden tot een boost op het gebied van procesmanagement?
Wat is procesmanagement?
Procesmanagement is een methodologie om bedrijfsprocessen af te stemmen op strategische doelen via het end-to-end ontdekken, modelleren, analyseren, optimaliseren en automatiseren van deze processen. Zie het als een langetermijnstrategie die processen continu monitort met als doel de optimale efficiëntie en effectiviteit te realiseren.
De term Business Process Management (BPM) moet overigens niet worden verward met de term Business Process Management Suite (BPMS): waar BPM een methodologie is die vooral door mensen wordt uitgevoerd, gaat het bij BPMS eerder om applicaties die BPM-projecten ondersteunen (onder meer door professionals vanuit de business en de IT beter te laten samenwerken binnen de hele keten van procesmanagement).
Procesmanagement is met name effectief voor repetitieve, doorlopende en/of herhalende taken. Denk bijvoorbeeld aan taken zoals purchasing, het goedkeuren van kosten, debiteurenadministratie, facturering, het verwerken van orders en het onboarden van nieuwe medewerkers. Voor maximaal resultaat is het belangrijk om de juiste procesmeetsystemen op te tuigen en managers te trainen op het effectief beheren van processen.
Het belang van procesmanagement
Organisaties hebben te maken met steeds meer digitale processen binnen een grote verscheidenheid aan applicaties en systemen. Een groeiend aantal organisaties wil momenteel digitaal transformeren en uitgroeien tot een echt digitaal bedrijf. Ga je aan de slag met digitale transformatie, dan betekent dit ook dat je de mogelijkheden voor procesmanagement uitbreidt. Immers: als meer en meer processen gedigitaliseerd zijn en systemen in hogere mate met elkaar worden verbonden, ben je in staat om processen en taken die raken aan verschillende systemen te automatiseren.
De voordelen van procesmanagement zijn talrijk. Organisaties die continu bezig zijn met het optimaliseren en automatiseren van bedrijfsprocessen, kunnen hun efficiëntie en productiviteit verbeteren, de bedrijfskosten en het aantal fouten verminderen, hun customer experience framework optimaliseren, betere producten en diensten aan hun klanten leveren. Last but not least kunnen ze ook hun digitale transformatiesuccessen maximaliseren.
Ten slotte nog een belangrijk voordeel. Digitale organisaties focussen minder op traditionele afdelingen en meer op projecten en uitkomsten. Gestroomlijnde processen kunnen een belangrijke rol spelen in het behouden van structuur binnen de organisatie.
De verschillende stappen binnen procesmanagement
Er zijn veel verschillende manieren om procesmanagement te realiseren en stappen die kunnen worden onderscheiden. Wij houden de volgende stappen aan:
1. Ontdekken
Om processen te kunnen verbeteren, moet je natuurlijk eerst weten dat die processen er zijn. Binnen het vakgebied van de Business Process Discovery (BPD), dat verwant is aan process mining, wordt een representatie van de huidige bedrijfsprocessen van een organisatie gegenereerd aan de hand van zogeheten event logs.
2. Analyseren
Door het huidige proces te analyseren, ontdek je waar de problemen of inefficiënties allemaal zitten en hoe de taak of het proces zich verhoudt tot andere taken of processen.
3. Modelleren
Bij deze stap ga je aan de slag met het ontwerpen van de ideale inrichting van je processen. Het opgestelde model kun je gebruiken om uit te vinden hoe de bedrijfsprocessen uitpakken bij verschillende scenario's en met andere variabelen.
4. Optimaliseren
Het optimaliseren van je bedrijfsprocessen kan bijvoorbeeld door ze te standaardiseren. Via standaardisatie ben je in staat om menselijke fouten te minimaliseren en een bepaald kwaliteitsniveau te garanderen.
5. Automatiseren
Als bij het optimaliseren blijkt dat een taak de hele tijd goed gaat, kun je overwegen deze te automatiseren. Dit wordt wel bedrijfsprocesautomatisering (Business Process Automation) genoemd. Gartner beschrijft dit als "het automatiseren van complexe bedrijfsprocessen - meestal via geavanceerde technologieën" dat verder gaat dan alleen conventionele datamanipulatie en het bijhouden van records, waarbij wordt gefocust op 'het runnen van de business' in plaats van 'het tellen van de business'.
Meestal wordt bedrijfsprocesautomatisering gerealiseerd via workflow-systemen, XML-bedrijfsprocestalen of packaged ERP-systemen, maar zoals gezegd is er ook dedicated business process management-software. Het gebruik van dit soort software heeft een boost gekregen door de opkomst van Rapid Application Development (RAD) via low-code en no-code, waarmee relatief snel en goedkoop software op maat kan worden gemaakt. Bedrijfsprocesautomatisering helpt om zowel de kosten, de complexiteit als het aantal fouten binnen bedrijfsprocessen te verminderen.
Rol digitale werkplek in procesmanagement
Een digitale werkplek als Workspace 365 helpt om bedrijfsprocessen te vereenvoudigen en te stroomlijnen doordat het alles samenbrengt in één omgeving: applicaties, documenten, informatie, taken, processen en (delen van) het intranet. Alles is snel te bereiken en gemakkelijk te doorzoeken. Omdat gebruikers tot wel 1100 keer per dag blijken te switchen tussen applicaties, betekent het hebben van één omgeving al een enorme procesoptimalisatie.
Workspace 365 is echter veel meer dan alleen een applicatieportaal. Zo kun je ook informatie, onderdelen en taken uit externe systemen halen en naar het dashboard brengen. Micro Apps zijn bijvoorbeeld een soort minuscule applicaties binnen de digitale werkplek waarmee mensen snel informatie en taken uit verschillende systemen kunnen vinden en afhandelen. De belangrijkste taken en notificaties kun je ook integreren binnen de Activiteitenfeed.
Met Workspace 365 kunnen zowel primaire processen (zoals inzien van het rooster en toegang tot data en documenten) als secundaire processen (denk bijvoorbeeld aan het indienen van declaraties, support-tickets of vakantieaanvragen) worden geïntegreerd en geoptimaliseerd. Om secundaire processen snel te kunnen uitvoeren, integreren wij vaak applicaties zoals TOPdesk, AFAS en Zendesk binnen de digitale werkplek.
