Tijd besparen? Integreer al je processen in één digitale werkplek

Kelly van der Horst

Marianne van Dijk (Customer Success Maker) en Tjibbe Vissers (Partner Account Executive) zijn in gesprek gegaan over hoe organisaties al hun primaire en secundaire processen kunnen combineren in één digitale werkplek. In dit artikel lees je de belangrijkste highlights van deze on-demand sessie.

Wil je de sessie, met een mega leuke battle tussen twee collega's, liever terugkijken? Dat kan hier! 👇🏻

Wat bedoelen we met 'processen'?

Laten we beginnen met wat processen eigenlijk zijn. Binnen Workspace 365 richten wij ons op primaire en secundaire processen. Dit zijn de twee typen processen waar medewerkers dagelijks mee te maken hebben.

Primaire processen: Dit zijn je belangrijkste werktaken, vaak waarbij je IT nodig hebt. Zoals het inzien van je rooster, cliëntinformatie, lopende zaken, toegang tot je documenten en bedrijfsinformatie.

Secundaire processen: Dit zijn processen die voor iedereen in de organisatie hetzelfde kunnen zijn. Hierbij kun je denken aan het indienen van declaraties, support tickets of een vakantie aanvraag.

Door primaire en secundaire processen te verenigen in één digitale werkplek, zorgen wij ervoor dat medewerkers hun werkdag starten met alles wat zij nodig hebben om hun werk uit te kunnen voeren.

Allereerst zullen we kijken naar de belangrijkste primaire processen voor de zorg, educatie en overheid. Daarna gaan we wat dieper in op de secundaire processen die wij versimpelen binnen Workspace 365.

Cliëntgegevens en planning voor de zorg

Eén van de voorbeelden die Marianne noemde voor processen die wij versimpelen is voor de zorgsector. Een ambulante zorgmedewerker heeft een hoge administratielast en is veel onderweg. Het is daarom belangrijk hij of zij altijd bij de cliëntgegevens en planning kan vanuit één plek.

Soorten informatie en applicaties die voor zorgmedewerkers belangrijk zijn en die je kunt verenigen in je digitale werkplek zijn protocollen, intranet, email, rooster, koppeling vanuit een ECD systeem, en meer. Wij verenigen dit allemaal en stellen ze op één plek beschikbaar.

Het is ook mogelijk om informatie uit verschillende applicaties en platformen naar de digitale werkplek te brengen. Zo hebben wij koppelingen met ZenyaDoc, Nedap ONS en Vilans KICK.

Rooster en nieuws op één plek voor educatie

Studenten en docenten schakelen veel tussen verschillende systemen. Processen als cijfer administratie en het inleveren van verslagen, worden samengevoegd met andere belangrijke informatie als het rooster, nieuws vanuit school en documenten. Door alles voor studenten en docenten samen te brengen in één digitale werkplek, verminder je het aantal keren dat zij schakelen tussen systemen aanzienlijk.

Daarnaast zijn studenten en docenten veel onderweg, van les naar hoorcollege en door naar huis in de trein. Ze zijn dus continu op verschillende locaties en daarom is het voor hen extra belangrijk dat zij vanaf elke locatie, op elk tijdstip vanaf elk apparaat bij hun digitale werkplek kunnen.

Inzicht in openstaande tickets en zaken voor overheid

Overheidsinstanties werken vaak met ticketsystemen en hebben veel lopende zaken. Het is soms lastig voor hen om continu de juiste informatie en applicaties te vinden. Daarom is het voor hen belangrijk dat zij één centrale hub hebben, waarin zij al hun informatie, applicaties, documenten, intranet, processen en lopende tickets en zaken kunnen inzien.

Zo is het in Workspace 365 mogelijk om alle remote desktops - en applicaties, webapplicaties en Microsoft 365 te integreren in één persoonlijke werkplek, die toegankelijk is met slechts één enkele log in.

Om het voor verschillende medewerkers gemakkelijk te maken, kan de werkplek automatisch op basis van iemands rol worden aangepast. Zo zien deze medewerkers alleen de informatie en applicaties die voor hen relevant zijn.

Secundaire processen in je digitale werkplek

Naast je primaire processen, zijn er ook andere taken die je regelmatig uitvoert. Denk bijvoorbeeld aan het aanvragen van werkkleding of je vakantie. Dit zijn misschien processen waar je niet dagelijks mee bezig bent, maar die wel belangrijk zijn en die je snel moet kunnen uitvoeren.

Om die reden integreren wij veel applicaties in Workspace 365 om deze secundaire processen uit te kunnen voeren. Denk aan:

TopDesk
AFAS
Zendesk

Op deze manier hebben medewerkers direct inzicht in al hun primaire en secundaire processen vanuit één digitale werkplek.

Breng verschillende platformen samen met API's

Workspace 365 heeft een eigen API beschikbaar gesteld die gebruikt kan worden om informatie en acties vanuit andere applicaties beschikbaar te stellen in de digitale werkplek.

Zo is het mogelijk om een notificatie te krijgen in je Activiteitenfeed zodra je een e-mail krijgt of als de marketing afdeling een nieuwe blog plaatst. Ook kan je acties uitvoeren vanaf deze plek, zoals het goedkeuren of afwijzen van een declaratie of vakantie. De mogelijkheden zijn eindeloos met onze API.

Om het nog simpeler te maken, kan je bijvoorbeeld ook Power Automate van Microsoft gebruiken voor notificaties en taken. Via dit platform kan je namelijk al standaard 'flows' gebruiken.

Workspace 365 is meer dan een applicatieportaal

Workspace 365 combineert al de applicaties die jij nodig hebt om je werk uit te kunnen voeren in één digitale werkplek. Maar het is veel meer dan alleen een applicatieportaal. Het brengt namelijk niet alleen je applicaties naar één plek, maar het wordt ook nog eens gecombineerd met informatie en communicatie stromen.

Zo is het mogelijk om zelfs je intranet te koppelen aan je digitale werkplek en maken wij gebruik van een Document Management Systeem, die ervoor zorgt dat al je documenten van de netwerkschijf, SharePoint, OneDrive en Microsoft Teams op één plek te vinden zijn.

Daarnaast zijn er nog 7 andere functies: