English
In het werkleven hebben we vaak te maken met een hoge werkdruk. Om taken en activiteiten uit te voeren heb je een veelvoud aan devices en applicaties nodig. Meldingen van verschillende workflows vragen aandacht en vereisen actie. Je raakt overweldigd door de informatiestromen. Het postvak IN staat vol en de to-do-lijst loopt over. Deadlines worden gemist.
Je kunt dit voorkomen met workflow-management. Dat verbetert de efficiëntie waardoor de productiviteit omhoog gaat en de werkervaring verbetert. Met workflowbeheer breng je taken uit verschillende systemen samen. Je automatiseert, stroomlijnt en verbetert die. Productiviteits- en samenwerkingsplatforms zoals Microsoft 365 en digitale werkplekken zoals Workspace 365 helpen je bij dit proces.
In deze blog gaan we verder in op wat workflow management is, waarom het belangrijk is en hoe workflow management software je kan helpen.
Wat is work management?
Medewerkers hebben dagelijks met verschillende workflows te maken. Die variëren van eenvoudig tot complex. Een medewerker die verlof aanvraagt dat wordt goedgekeurd door de manager, is een voorbeeld van een eenvoudige workflow. Het waarborgen van due diligence bij de selectie van een nieuwe leverancier is een gecompliceerde workflow die meerdere stappen, verschillende routes en veel personen omvat.
Binnen workflow management zoek je naar manieren om workflows te stroomlijnen, automatiseren, optimaliseren en verbeteren. Zo verhoog je de efficiëntie, bespaar je tijd en kosten en minimaliseer je het risico op gemiste deadlines. Workflow management maakt daarnaast het leven van medewerkers makkelijker door de werkervaring te verbeteren.
Waarom is workflow management belangrijk?
Workflow management biedt organisaties en medewerkers verschillende voordelen:
Het waarborgt kritieke digitale processen
Talloze use cases en belangrijke processen binnen elke organisatie worden met digitale workflows ondersteund. Workflow management waarborgt deze kritieke processen die essentieel zijn voor het dagelijks functioneren van de organisatie.
Het verhoogt de efficiëntie
Workflow management verhoogt de efficiëntie door te zorgen dat workflows goed lopen vanaf de initiële trigger (de start) tot het resultaat. Een soepele workflow bespaart tijd, voorkomt problemen en knelpunten zodat processen zonder vertraging uit te voeren zijn. Het legt een goed fundament onder de automatisering van een organisatie.
Ondersteuning van productiviteit
Succesvol workflow management bespaart medewerkers tijd. De verschillende activiteiten die aandacht vragen, worden vereenvoudigd. Dat kan bijvoorbeeld door het aantal workflow-stappen en de benodigde applicaties te verminderen. Door het aantal benodigde applicaties te beperken, voorkom je 'context switching' en het daaraan geassocieerde tijdsverlies. Dat draagt bij aan een hogere productiviteit.
Minder informatie- en app-overbelasting
Workflow management verbetert de werkervaring. Door workflows te stroomlijnen, neemt de afhankelijkheid van e-mail af en gaat het aantal benodigde applicaties omlaag. De frustratie die ontstaat door een overdaad aan informatie en apps vermindert, de werkervaring verbetert en het welzijn van medewerkers gaat omhoog.
ROI halen uit digitale platforms
Platforms zoals Microsoft 365 maken digitale transformatie en schaalbare automatisering mogelijk. Daarvoor vragen ze wel om een investering. Succesvol workflow management zorgt dat je meer uit deze investering haalt en levert aantoonbare ROI aan jouw stakeholders.
Wat is software voor workflow management?
Een platform of applicatie voor workflow management biedt verschillende ondersteuningsopties:
-
Het maakt automatisering en beheer van workflows over verschillende applicaties en systemen mogelijk;
-
Het brengt workflows van meerdere platforms zo veel mogelijk samen in één of enkele omgeving(en);
-
Het geeft relevante informatie weer zodat beslissingen direct te nemen zijn;
-
Het verbetert de gebruikerservaring bij het uitvoeren van workflows door de stappen te vereenvoudigen;
-
Medewerkers kunnen zelf ook workflows starten zodat de efficiëntie verder omhoog gaat;
-
Het maakt het eenvoudig om goedkeuring aan een reeks taken te geven. Zo kunnen managers bijvoorbeeld regelmatig terugkerende verzoeken van hun team snel goedkeuren.
Workflow management in de digitale werkplek
Met Workspace 365 kun je workflows vanuit één enkele digitale werkplek beheren. Dit is een goed voorbeeld van workflow management software in actie. Dankzij centraal beheer gaat de gebruiksvriendelijkheid omhoog, worden productiviteit en efficiëntie ondersteund, en kunnen taken en processen op tijd worden voltooid. Dit wordt nog beter als je de functies voor workflowbeheer van Workspace 365 combineert met die van Power Automate uit Microsoft 365.
De Activity Feed
Eén van de meest populaire functies van Workspace 365 is de Activiteitenfeed. Die voegt taken en meldingen uit meerdere systemen samen in één gepersonaliseerde feed in de digitale werkplek. Dit helpt om medewerkers op de hoogte te houden van hun taken en laat zien welke acties ze nog moeten uitvoeren.
De Activiteitenfeed is te integreren met allerlei populaire bedrijfsapplicaties. Het gebruikt de standaard connectoren van Workspace 365 om te verbinden met onder meer: Workday, ServiceNow, Zendesk en Salesforce. Dit betekent dat je eenvoudig notificaties vanuit deze systemen verstuurt.
Je kunt bijvoorbeeld de voortgang van een IT-ticket of het goedkeuren van jaarlijks verlof melden. Het maakt het ook mogelijk om beheer van workflows rond verkoopprocessen op te zetten. De kracht van Workspace 365 is dat je met de juiste API iedere denkbare externe applicatie kunt integreren. Dat maakt beheer van belangrijke workflows voor jouw medewerkers mogelijk.
Power Apps en Power Automate
Met Power Automate en Power Apps uit Microsoft 365 kunnen organisaties aangepaste workflows maken en speciale toepassingen daarin betrekken. Door ze te combineren kun je Power Apps en Power Automate gebruiken om workflows te beheren voor zowel eenvoudige, repetitieve taken als complexere processen. Met Workspace 365 kun je workflows die via Power Automate en Power Apps worden geleverd ook (onder andere binnen de Activiteitenfeed) integreren.
Micro Apps
Met Workspace 365 kun je speciale 'Micro Apps' gebruiken. Daarmee voeren medewerkers een taak of workflow vanuit één digitale werkplek uit. Dat voorkomt dat ze daarvoor meerdere applicaties of platforms moeten bezoeken. Een Micro App richt zich normaliter op één specifieke taak of workflow. Denk daarbij aan het maken en volgen van een IT-ticket of het loggen en goedkeuren van uitgaven.
Workflows beheren
Workflowbeheer heeft vele voordelen. Het ondersteunt de productiviteit door dagelijkse werkzaamheden te vereenvoudigen. Workflow management software helpen je workflows samen te voegen. Dat maakt het voor medewerkers makkelijker om taken te voltooien. Wil je zien hoe Workspace 365 jouw worflow management kan verbeteren? Vraag onze gratis demo aan.
