English
Doeltreffende interne communicatie zorgt niet alleen voor productieve, betrokken en gelukkige medewerkers, maar ook voor een wendbare organisatie, goede bedrijfscultuur en optimale externe communicatie. Een digitale werkplek verenigt alles wat je nodig hebt - waaronder het intranet - op één plek, waardoor het de spil is binnen je interne communicatie. Dankzij deze tips helpt je digitale werkplek je om gemakkelijk en effectief je interne communicatie te verbeteren.
Intranet versus digitale werkplek
Veel interne communicatie verloopt tegenwoordig digitaal, getuige bijvoorbeeld de populariteit van tools als Microsoft Teams, Yammer en Slack. Omdat organisaties hier vaak nog een eigen weg in moeten vinden en de technologie razendsnel verandert, liggen hier mooie mogelijkheden voor verbetering en optimalisatie. Helemaal als je hierbij de integratie van interne communicatietools binnen de digitale werkplek meeneemt.
Wellicht denk je nu: 'Digitale werkplek, voor interne communicatie hebben we toch het intranet?'. Dat klopt. Een moderne digitale werkplek zoals Workspace 365 verenigt echter alles binnen één omgeving: applicaties, informatie, documenten, processen, taken en ook (delen van) het intranet. Daarmee wordt de digitale werkplek het platform voor onderlinge informatie-uitwisseling en kun je het gebruiken als vertrekpunt voor het verbeteren van je interne communicatie.
Interne communicatie verbeteren: tips
Dankzij de volgende tips zorg je dat medewerkers dankzij de digitale werkplek beter geïnformeerd zijn, makkelijker kunnen samenwerken en tegen minder frustraties aanlopen.
Welke tools zijn je weapons of choice?
Microsoft Teams, Yammer, Slack: er zijn tegenwoordig tal van uitstekende tools voor interne communicatie voorhanden. Het is belangrijk om allereerst goed na te denken over de tools die je wilt inzetten. Onderzoek of de huidige tools aansluiten bij de wensen en doelen van de teams en teamleden en pas zo nodig je landschap voor communicatieapplicaties aan.
Dezelfde communicatietool(s) voor iedereen
Finance dat Teams gebruikt voor instant messaging en de HR-afdeling Slack? Filiaal A dat videbelt met Google Meet en filiaal B met Zoom? Als dat het geval is, maakt het de interne communicatie stroef en verdwijnt informatie in silo's. Zorg ervoor dat mensen allemaal dezelfde communicatietools hebben en gebruiken. Reduceer het aantal tools tot een minimum. Aparte platforms voor instant messaging en videobellen zijn bijvoorbeeld niet nodig als je Microsoft Teams gebruikt.
Communicatiekanalen direct zichtbaar
Het is een evolutionaire wet: het gebruik van een communicatiemiddel neemt af zodra er andere middelen komen die minder tijd kosten in het gebruik. Trek je deze wet door naar de digitale werkplek? Dan moet je ervoor zorgen dat communicatiekanalen direct (en duidelijk) zichtbaar zijn op het dashboard zodat het zo min mogelijk moeite kost om ze te gebruiken.
Bij Workspace 365 kun je bijvoorbeeld denken aan een Yammer-live tegel en een prominente plek voor het mededelingencentrum.
Zorg dat informatie overzichtelijk is
Communicatie omvat meer dan alleen berichten die van persoon tot persoon of van persoon tot groep gaan. Het draait ook om informatie delen via andere kanalen. Zoals documentmanagement, dat eenvoudig wordt via een digitale werkplek: bestanden zoals documenten en foto's kun je makkelijk verzamelen, traceren, sorteren en opslaan.
De documentenapplicatie van Workspace 365 - die onder meer SharePoint, OneDrive en de netwerkschijf kan integreren in één documentmanagementsysteem - maakt het zoeken naar documenten snel en simpel dankzij de globale zoekfunctie.
Het juiste kanaal voor de boodschapÂ
Tegenwoordig zijn er zoveel communicatiekanalen dat je goed moet nadenken: welke informatie sturen we via welk kanaal? Alles via één kanaal is niet wenselijk, aangezien alles dan op één hoop komt en informatie lastig is terug te vinden. Onderzoek eerst welke soorten informatie er zijn, op welke wijze die nu worden gedeeld en hoe medewerkers daarover denken.
Yammer zou je bijvoorbeeld kunnen gebruiken voor het crowdsourcen van ideeën. E-mails voor belangrijke bedrijfsinformatie. En (in Workspace 365) het mededelingencentrum voor kortere nieuwsberichten zoals evenementaankondigingen of huishoudelijke mededelingen.
De juiste boodschap voor elke doelgroep
Het probleem is tegenwoordig niet meer dat we te weinig, maar juist te veel informatie hebben. Door alle ICT-technologieën die er voorhanden zijn, krijgen we zoveel informatie op ons afgevuurd dat het kan leiden tot informatiestress.
De oplossing: omdat niet alle informatie interessant en nuttig is voor iedereen, moet je ervoor zorgen dat alleen relevante informatie naar (groepen) mensen wordt gecommuniceerd. Dat kan bijvoorbeeld door gebruikersgroepen of Yammer-groepen in te stellen.
Goed om op te merken: in de zee van informatiestromen vergeten bedrijven vaak om een bepaalde boodschap te communiceren, namelijk het grotere plaatje van het bedrijf. Denk aan grote nieuwe opdrachten, innovaties of managementveranderingen. Communicatie hierover vergroot de betrokkenheid en versterkt de bedrijfscultuur.
Gebruik de kracht van video(bellen)
Over de kracht van video hoeven we niks meer uit te leggen. Ook binnen je interne communicatie kun je er veel impact mee maken. Video's kun je rechtstreeks in het dashboard van de digitale werkplek integreren. Denk aan explainer video's met informatie over het bedrijf en bedrijfsprocessen.
In videovorm blijft informatie over bijvoorbeeld best practices beter hangen. Met name medewerkers op afstand kunnen dankzij video's op het dashboard meer bij het bedrijf worden betrokken en de organisatie beter leren kennen.
Sinds corona is videobellen niet meer weg te denken uit het bedrijfsleven. Videobeltools zoals Microsoft Teams integreer je makkelijk in de digitale werkplek, zodat de drempel om te videobellen lager wordt. Ook wordt het zo eenvoudiger om dagelijks een kwartiertje te videobellen met het team, wat van grote toegevoegde waarde is omdat is gebleken dat communicatie via instant messaging veel minder diepgang heeft dan videobellen.
Versterk de sociale dimensie
Interne communicatie is er natuurlijk om goed samen te kunnen werken en productief te zijn. Daarnaast dient het ook een sociaal doel: het zorgt onder meer voor onderlinge cohesie binnen en algehele betrokkenheid bij het bedrijf.
In de digitale werkplek kun je een sociaal intranet integreren. Medewerkers kunnen daardoor bijvoorbeeld virtuele communities vormen en posts delen en liken. Stimuleer ze om bijdragen te leveren aan het intranet. Zo ontstaan namelijk betekenisvolle conversaties die de onderlinge relaties versterken en de basis leggen voor het verbeteren van bedrijfsdoelen.
Verzamel feedback
Het succes van je interne communicatie is van veel factoren afhankelijk, zoals de (hoeveelheid) mensen die eraan deelnemen, de prestaties van je bedrijf en technologische veranderingen. Daarom is een periodieke evaluatie noodzakelijk.
Via Microsoft Forms, een online enquêtetool die onderdeel is van Office 365, kun je gemakkelijk een enquête integreren in de digitale werkplek. Zo ontdek je wat er goed gaat en wat juist niet. Geen overbodige luxe: na jarenlang overwegend op afstand te hebben gewerkt weten de meeste bedrijven nog steeds niet wat nu het beste werkt, een onderzoek onder medewerkers helpt om de optimale strategie voor interne communicatie te kiezen
Een bijkomend voordeel van feedback verzamelen: je kunt er de cultuur van en diversiteit binnen het bedrijf mee verbeteren. Bij medewerkers die het idee hebben dat ze gehoord worden, zo blijkt uit onderzoek van Salesforce, is de kans 4,6 keer zo groot dat ze zich gemotiveerd voelen en het idee hebben dat ze hun werk zo goed mogelijk doen.
Nog een feedbacktip: plaats ergens een (fysieke) brievenbus waar mensen anoniem ideeën (voor de interne communicatie) in kunnen stoppen. Veel mensen laten bij online surveys niet het achterste van hun tong zien omdat ze betwijfelen of dat het volledig anoniem is, terwijl ze mogelijk wel goede ideeën hebben en het belangrijk is dat ze zich gehoord voelen.
Workspace 365 als facilitator van interne communicatie
Workspace 365 is een digitale werkplek die alles in één omgeving integreert, van applicaties, documenten en informatie tot processen en taken. Ook kun je er het bestaande intranet of delen daarvan in opnemen. Sociale intranetelementen die de interne communicatie verbeteren zijn bijvoorbeeld een mededelingenfunctie en Yammer.
Met Workspace 365 is informatie voor medewerkers overzichtelijk bijeengebracht en makkelijk te doorzoeken. Het maakt (samen)werken eenvoudiger en sneller. Bijvoorbeeld doordat via Micro Apps taken binnen de werkplek kunnen worden afgehandeld en de Activiteitenfeed het mogelijk maakt om meldingen te integreren (en van daaruit taken te doen).
Bovendien is Workspace 365 een zogeheten adaptive workspace: de werkplek past zich aan op basis van onder meer iemands rol, locatie, apparaat en netwerk.
