Stappenplan: adoptie werkplek

Verandering blijft moeilijk, zelfs als je er uiteindelijk op vooruit gaat. Hoe zorg je ervoor dat mensen hun nieuwe digitale werkplek omarmen? In deze blog geven we je een aantal stappen die je helpen bij de adoptie van de werkplek en de nieuwe werkwijze!

Stap 1. Stel een projectteam samen als digitale werkplek groep

Het adoptieproces begint niet pas wanneer je begint met de implementatie van een nieuwe werkplek, maar ruim daarvoor al - zelfs voordat je überhaupt een werkplek gekozen hebt. Eén van de eerste stappen van het adoptieproces is daarom het samenstellen van een projectteam.

Wie zitten er in een projectteam voor de digitale werkplek?

Om de adoptie van de nieuwe digitale werkplek zo soepel en efficiënt mogelijk te laten verlopen, is het belangrijk dat je je goed voorbereid. Allereerst is het verstandig om een projectteam samen te stellen die dit project oppakt. Dit projectteam zorgt ervoor dat de adoptie van de digitale werkplek soepel verloopt. Een projectteam moet bestaan uit mensen die goed kunnen plannen en organiseren, mensen die resultaat leveren en daarnaast projecten kunnen beheren.

Een projectteam bestaat meestal uit een aantal rollen:

• Success Owners hebben een leidende rol in het adoptieproces. De Success Owners zijn verantwoordelijk voor het behalen van de doelstellingen en het succesvol managen van de training en communicatie met de medewerkers. Zij worden bij elke stap betrokken en worden beschouwd als de leiders van het project.
• Executive sponsors zijn mensen met een hoog niveau in het bedrijf, die een grote invloed hebben op de bedrijfscultuur. Het is hun taak om het goede voorbeeld te geven en de medewerkers te laten zien dat er soms noodzakelijke veranderingen nodig zijn, die een positief effect hebben op de toekomst van de organisatie.
• De Champions zijn de zogenaamde "influencers". Dit zijn de medewerkers die de adoptie volledig ondersteunen, er enthousiast over zijn en snel leren over nieuwe technologie. Zij zullen hun enthousiasme over de nieuwe digitale werkplek verspreiden en de nieuwe manier van werken tot leven brengen. Ze vragen feedback van hun teams en afdelingen, identificeren uitdagingen en mogelijke oplossingen om de Success Owners te informeren en samen verbeteringen aan te brengen.

Enthousiasmeren van je collega's van de digitale werkplek groep

Het is van belang dat je het doel van de digitale werkplek aansluit op de organisatiedoelen. Op die manier is het eenvoudiger om mensen te enthousiasmeren om mee te doen. Vanaf het moment dat je mensen uitnodigt voor de digitale werkplekgroep is het namelijk belangrijk dat je enthousiast overkomt. Hiermee steek je collega's aan zodat zij vanaf het begin zin hebben om mee te werken. Als je alleen met problemen komt en niet met oplossingen, zul je je collega's nooit over de streep krijgen en kun je weerstand verwachten.

Wensen en behoeften van de medewerkers

Deze 'digitale werkgroep' zal allereerst de wensen en behoeften van de medewerkers in kaart moet brengen. Waar lopen de medewerkers op dit moment tegenaan in hun huidige digitale werkplek? Waar ligt de behoefte voor verbetering? Hoe ziet de ideale werkplek van de medewerkers eruit? Dit zijn enkele voorbeelden van vragen die belangrijk zijn om mee te nemen om de wensen en behoeften in kaart te brengen door middel van het afnemen van enquêtes of interviews. Door deze vragen te beantwoorden krijg je een helder beeld van wat de medewerkers in hun digitale werkplek willen zien. Op deze manier kun je de adoptie beter laten verlopen, omdat er zeker van kunt zijn dat de veranderingen hun werkleven daadwerkelijk zullen verbeteren.

Uiteindelijk is het doel om alle medewerkers te overtuigen van een nieuwe digitale werkplek en om ervoor te zorgen dat zij het idee van een nieuwe digitale werkplek omarmen.

Persona's creëren

Persona's creëren is belangrijk voor het kiezen van een digitale werkplek om een duidelijk beeld te krijgen van de wensen, uitdagingen, werkzaamheden en tools van verschillende groepen medewerkers, zodat je op basis hiervan werkplekken op maat kunt inrichten en deze aansluiten op wat de medewerkers willen en nodig hebben.

Uiteindelijk is het doel om alle medewerkers te overtuigen van een nieuwe digitale werkplek en om ervoor te zorgen dat zij het idee van een nieuwe digitale werkplek omarmen. Om ervoor te zorgen dat elk team of elke afdeling achter de nieuwe digitale werkplek staat, is het handig om persona's te creëren. Door het creëren van persona's kun je in kaart brengen welke type medewerkers er binnen je organisatie werken en wat hun behoeften en obstakels zijn. Zo krijg je een duidelijk beeld van de organisatie en kan je alles meenemen in je overwegingen voor een digitale werkplek.

IT-omgeving in kaart brengen

Als je een goed beeld hebt van de wensen en behoeften van de medewerkers, is het verstandig om de huidige IT-omgeving te omschrijven. Daarnaast is het goed om in kaart te brengen wat de mogelijkheden van de oplossingen die je wilt gaan gebruiken en welke digitale werkplekke er zijn, zodat je een goed beeld hebt van de huidige markt. Met welke oplossing willen we gaan werken (bijvoorbeeld Office365)? Welke digitale werkplekken zijn er? Zorg ervoor dat je goed weet hoe de huidige IT-omgeving eruitziet en dat de digitale werkplekken die jullie geschikt vinden, passen bij de wensen en behoeften van de organisatie.

Demo aanvragen bij een digitale werkplek leverancier

Vraag een demo aan bij verschillende digitale werkplekken om de ideale digitale werkplek voor jou organisatie vorm te geven. Richt deze digitale werkplek in, zoals jij en je werkgroep denken dat het beste is voor de organisatie. Met deze demo ga je namelijk verder in de vervolgstappen voor de adoptie van de digitale werkplek. Door een demo in te richten naar de wensen en behoeften van de medewerkers, kan je de medewerkers betrekken en hun visie ontdekken op de werkplek. Dit zorgt voor een betere adoptie.

Stap 2: Vraag feedback, feedback en nog eens feedback!

Nadat je stap 1 helemaal hebt voltooid en een digitale werkplek demo hebt aangevraagd en ingericht, begin je met het verzamelen van feedback van je digitale werkgroep. Plan een meeting in, ga met z'n allen rond de tafel en bekijk de demo. Zijn er dingen die jullie als groep nog missen?

Presentatie voor het management

Nadat je een goede eerste demo hebt, presenteer je dit aan het managementteam. Maak duidelijk dat dit slechts een testversie is en nog niet het definitieve resultaat en er nog veel veranderingen zullen plaatsvinden. Zorg dat je bij een demo aan het managementteam een versie hebt die gepersonaliseerd is op hun rol en een versie kunt tonen voor de mensen die kerntaken uitvoeren. Vraag iedereen om feedback, om zo tot een tweede testversie te komen.

Presentatie voor de medewerkers

Nadat je alle feedback van de eerste presentatie hebt verwerkt, ga je aan de slag met de tweede presentatie. Laat alle verbeteringen zien aan de medewerkers en check of dit juist verbeterd is en of er nog dingen missen of aangepast moeten worden. Laat ze ook meedenken over welke applicaties, processen en features in de werkplek geïntegreerd moeten worden. Door ze bij elke stap mee te laten denken, voelen de medewerkers zich betrokken en ook dit draagt bij aan een betere adoptie.

Adoptie nieuwe technologie

Om te zorgen dat mensen de digitale werkplek gebruiken is het ook belangrijk om nieuwe technologieën die aangeschaft worden er snel in te integreren. Neem de tijd om te kijken of nieuwe softwareoplossingen waar andere afdelingen mee bezig zijn eenvoudig te integreren zijn. Door deze er direct in op te nemen zullen mensen het leuk vinden om eraan mee te werken en ook anderen op de hoogte brengen.

Stap 3. Testen van de digitale werkplek

Kondig de eerste versie aan door middel van video's en afbeeldingen. Zo breng je de digitale werkplek op een leuke en inspirerende manier in kaart, wat ook weer helpt om je medewerkers te overtuigen. Doe je best om een de werkplek zo goed en duidelijk mogelijk te introduceren. Door de voordelen en verbeteringen ten opzichte van de huidige digitale werkplek te benoemen en te laten zien, kun je de medewerkers beter overtuigen. Betrek hierbij medewerkers van verschillende afdelingen en maak duidelijk dat zij de eerste versie mogen testen voor het door de hele organisatie uitgerold wordt.

Communiceer hoe het proces verlopen is

Maak duidelijk dat er goed nagedacht is en er uitgebreid onderzocht is hoe de digitale werkplek mensen kan helpen. Deel welke mensen erbij betrokken zijn en waar mensen terecht kunnen als ze vragen of opmerkingen hebben.

Feedback vragen

Stimuleer dat mensen feedback delen om te voorkomen dat ze dit alleen onderling bespreken, op die manier kan er namelijk geen rekening worden gehouden met hun mening bij het aanpassen van de werkplek. Vraag je medewerkers om feedback over de eerste versie. Waar lopen de medewerkers tegen aan? Wat kan er nog beter? Welke applicaties missen de medewerkers in de eerste versie? Verzamel alle feedback.

Best practices uitwerken

Als de verbeterpunten eenmaal in kaart zijn gebracht, kun je best practices van de organisatie in kaart brengen. Ga met je digitale werkgroep om de tafel zitten om deze op te stellen en pas op basis van de feedback van de medewerkers de digitale werkplek weer aan.

Waarom moet je zoveel feedback vragen?

Zoals je merkt is het veel testen en veel feedback vragen. Door dit te doen voordat je de digitale werkplek lanceert, weet je goed wat de behoeften zijn en kom je continu achter verbeteringen. Het kost veel tijd om een goede digitale werkplek te kiezen die past bij je organisatie dus testen en feedback blijven vragen is echt een must!

Stap 4. Digitale werkplek uitrollen in de organisatie

Na de eerste drie stappen is het tijd om de digitale werkplek uit te rollen. Afhankelijk van de grootte van je organisatie kun je trainingen geven aan de medewerkers en inloopsessies inplannen. Hoe meer je de medewerkers bij de introductie betrekt en ze mee laat denken, hoe gemakkelijker de adoptie gaat.

Instructievideo's en gebruikershandleidingen maken ter ondersteuning

Maak instructievideo's om de digitale werkplek te introduceren en om een virtuele rondleiding te geven. Zo krijgen de medewerkers een duidelijk beeld van hoe de digitale werkplek eruitziet en werkt. Daarnaast is het ook verstandig om gebruikshandleidingen te schrijven, zodat alle processen duidelijk ergens terug te vinden zijn mocht dit nodig zijn.

Digitale werkplek evangelisten koppelen aan elk team

Door digitale werkplek evangelisten aan elk team of elke afdeling te koppelen hebben de medewerkers een persoon waar zij vragen aan kunnen stellen over de digitale werkplek en/of problemen kunnen delen waar zij tegenaan lopen. Dit zorgt voor een soepele adoptie van de nieuwe werkwijze. Zorg ervoor dat de digitale werkplek evangelisten in het begin wekelijks en later maandelijks met de digitale werkgroep zit om alle tips en tricks te delen met elkaar en er snel geschakeld kan worden bij eventuele problemen.

Stap 5. Continu verbeteren van de werkplek

Doordat elke afdeling en elk team een evangelist heeft krijg je veel feedback van verschillende kanten. Stel hiervoor een formulier op waarin zij op ieder moment feedback kunnen indienen. Laat ze in het formulier ook de prioriteit aangeven van de gewenste aanpassingen.

Stel een vast proces in voor aanpassingen

Stel met de digitale werkplekgroep een vast proces op waarbij er maandelijks gekeken wordt naar de feedback. Zorg dat het duidelijk is dat er één persoon eindverantwoordelijk is voor dit proces zodat het niet stilvalt.

Werk samen met de digitale werkplek en softwareleverancier

Met alle feedback die je tijdens dit proces hebt gehad, is het voor jezelf heel duidelijk waar je digitale werkplek aan moet voldoen en wat de eisen van de medewerkers zijn. Koppel deze feedback ook terug aan de leverancier van de digitale werkplek, en indien nodig aan de softwareleveranciers die hierbij betrokken zijn. Op deze manier kunnen zij meedenken in de ontwikkeling van jullie werkplek en eventueel ook ideeën aandragen of dingen ontwikkelen.

Wanneer stopt de adoptie?

De adoptie van een digitale werkplek zal nooit helemaal stoppen. De digitale werkplekken ontwikkelen zich continu om het werk voor de medewerkers gemakkelijker te maken. Gezien de IT-sector snel ontwikkelt blijft het interessant om te onderzoeken hoe je steeds meer processen kunt automatiseren of versimpelen.

Verhoog de adoptie van je digitale werkplek met Workspace 365

Workspace 365 is een digitale werkplek die zich automtisch aanpast op mensen hun rol en omgeving. In Workspace 365 vind je al je applicaties, informatie, intranet en communicatie in één omgeving. Binnen Workspace 365 hebben we tools ontwikkeld om te ondersteunen bij de adoptie van je digitale werkplek. Daarnaast wordt de adoptie van Microsoft 365 verhoogt doordat we deze onderdelen integreren en eenvoudig aanbieden. Ben je benieuwd welke tools Workspace 365 gebruikt om de adoptie te verhogen? Lees dan deze blog over het kiezen van een digitale werkplek of vraag een demo aan!