De Ultieme Gids voor Digitale Werkplek Adoptie

door Kelly van der Horst | feb 12, 2021 | Alle blogs, Kennis, Medewerkers ervaring

Iedereen kan een nieuwe digitale werkplek gaan gebruiken – dat is makkelijk. Maar de werkplek succesvol maken binnen jouw bedrijf en iedereen er de meeste waarde uit laten halen, vereist meer inzet.

Zelfs met een adaptive workspace als Workspace 365, die zich aanpast aan iemands rol, applicaties en apparaat, hebben werknemers mogelijk een aanpassingsperiode nodig. Want ook al maak je hun werk gemakkelijker, ze hebben nog steeds te maken met verandering.

Wij helpen je om deze verandering te managen en de digitale werkplek succesvol te maken, zodat de werkplek niet alleen gebruikt, maar ook omarmd wordt binnen jouw organisatie.

Download deze gids

En lees wanneer jij wilt.

Wat je zult vinden in deze digitale werkplek adoptie gids

Werkplek selecteren en management afstemmen
Veranderingen vaststellen
Opzet en zachte introductie
Geplande lancering
Feedback verwerken
We zijn er om te helpen + hulpbronnen

Stap 1: Werkplek selecteren en management afstemmen

De adoptie van een nieuwe digitale werkplek begint niet bij de implementatie. In werkelijkheid begint het zelfs al voordat er een digitale werkplek is gekozen.

In deze eerste fase van het selecteren van een werkplek moeten verschillende factoren in acht genomen worden, zoals: wat zijn jouw doelen, wat wil je bereiken? Met welke uitdagingen heb je te maken? Breng alle uitdagingen die je op wilt lossen en kansen die je wilt creëren in kaart en stel een tijdlijn op voor het uitrollen van de nieuwe werkplek.

Dit is ook het moment om te beginnen met communiceren met jouw werknemers, want wie weet nou eenmaal beter wat zij willen dan zij zelf? Daarom moet je alle teams betrekken bij jouw keuze voor een nieuwe digitale werkplek. We hebben hier verschillende e-mail templates voor gecreëerd die je kunt gebruiken.

Gratis email templates

Communiceer effectief met jouw team over hun nieuwe digitale werkplek.

Bepaal ook de sleutelrollen: jouw Sponsor(s), Success Owner(s) en Captains.

Begin met ‘wie’

Er zijn een aantal sleutelrollen om het omarmen van de digitale werkplek een succes te maken. Laten we beginnen met het uitleggen van deze sleutelrollen: wie ze zijn en welke rol zij spelen in het Embracing Workspace Programma.

Success Owners

Success Owners hebben een leidende functie in het Embracing Workspace Programma. Zij zijn gewoonlijk (midden)management en staan daarom zowel dichtbij de werknemers als hoger management, wat hen in staat stelt om als link tussen de twee te fungeren. De Success Owners zijn verantwoordelijk voor het garanderen van het behalen van de doelen en dat de training van en communicatie met de werknemers succesvol gemanaged wordt. Zij zullen betrokken zijn bij elke stap en worden gezien als de uitvoerende begeleiders en supervisors van het project.

Captains

De Captains nemen het voortouw bij de transitie onder jouw werknemers, de zogezegde “influencers”. Dit zijn de werknemers die de transitie volledig ondersteunen, er enthousiast over zijn en snel leren over nieuwe technologie. Zij zullen het enthousiasme over de nieuwe digitale werkplek verspreiden en de nieuwe manier van werken tot leven brengen. Ook zullen zij fungeren als tussenpersoon tussen hun teams en de Success Owners. Zij verzamelen feedback van hun teams en afdelingen, identificeren uitdagingen en mogelijke oplossingen en lichten de Success Owners in, zodat zij deze feedback kunnen verwerken om de werkplek te verbeteren.

Stap 2: Veranderingen vaststellen

Je hebt jouw digitale werkplek gekozen en de doelen voor jouw organisatie bepaald. Nu is het tijd om meer in te zoomen op de mensen die de werkplek daadwerkelijk zullen gebruiken: jouw werknemers.

Creëer jouw persona’s

Je kunt hiermee beginnen door een inventarisatie te maken van jouw organisatie, werkplekken en werkmethoden. Dit is ook een goed moment om jouw persona’s te creëren. Het creëren van persona’s geeft je een goede indruk van wie in jouw organisatie werkt en hoe zij dat doen, zodat je er achter kunt komen wat zij precies nodig hebben van een digitale werkplek. Er zijn belangrijke kenmerken voor elke persona.

Als je meer informatie wilt over persona’s en de voorbeeldpersona’s wilt bekijken die wij voor je gecreëerd hebben, kun je hier de Persona Presentatie downloaden.

Gratis voorbeeld adoptiepersona’s

Ontdek hoe je ze kunt creëren.

Demografie

Zoals hun leeftijd en opleidingsniveau.

Baan en senioriteit

Wat is hun functie binnen jouw organisatie?

Functiedoelstellingen

Waarom doen ze wat ze doen? Wat is het doel van hun functie?

Mobiliteit

Hoe mobiel zijn ze in hun positie? Zijn ze altijd op kantoor of onderweg?

Hoeveelheid samenwerking

Hoeveel werken zij samen met collega’s of externe partijen?

Technische vaardigheden

Hoe vaardig zijn zij met technologie en hoe snel leren zij nieuwe skills?

Informatiebronnen

Waar halen zij hun informatie vandaan? Welke apps en tools?

Meest gebruikte applicaties

Welke applicaties gebruiken zij (zeer) vaak om hun werk te doen?

Uitdagingen

Met welke moeilijkheden hebben zij te maken met hun dagelijkse taken?

Maak een inventarisatie

Met jouw persona’s bij de hand en onze handige inventarislijst, kun je bepalen welke applicaties jouw medewerkers of medewerkersgroepen nodig hebben, welke technologie gebruikt wordt en wat vervangen moet worden, welke applicaties en functies je al hebt en welke je nog nodig hebt. Met al deze informatie kun je beginnen met het maken van basic lay-outs per persona groep, zodat je klaar bent voor de volgende stap.

Workspace 365 Inventaris Blauwdruk

Binnen ons Embracing Workspace Programma hebben we verscheidene tools gecreëerd om jou tijdens het adoptieproces te helpen de meeste waarde te halen uit jouw nieuwe digitale werkplek, waaronder een handige inventarislijst.

Gratis inventarisatie blauwdruk

Leg gemakkelijk jouw belangrijkste informatie vast.

People Change Management

Tijdens elke stap van dit Embracing Workspace Programma is er één essentieel ding om te onthouden: jouw werkplek draait misschien om technologie, maar het omarmen ervan draait volledig om mensen. Zij zijn uiteindelijk verantwoordelijk voor het succes van jouw transitie. Daar moet jouw adoptieproces mee beginnen en eindigen: mensen. Daarom moet je de verschillende stadia begrijpen waar jouw werknemer doorheen gaat wanneer zij een nieuwe digitale werkplek omarmen, zodat je hun emotionele staat in acht kan nemen wanneer je een nieuwe werkplek implementeert.

Hiervoor gebruiken wij het ADKAR model van Jeff Hiatt.

Awareness (bewustwording): Wanneer dingen gaan veranderen, moeten mensen ervan weten en tijd krijgen om zichzelf mentaal voor te bereiden. Bovendien moeten ze niet alleen weten dat er iets gaat veranderen, maar ook wat. Hoe meer ze weten, hoe minder eng de verandering zal zijn. Vertel daarom jouw werknemers waarom het nodig is om de nieuwe werkplek te implementeren en over de consequenties – ook degene van wanneer er geen verandering plaatsvindt.
Desire (willen): Nu mensen weten van de verandering, moeten ze het gaan willen. Je moet de eeuwenoude vraag beantwoorden: “what’s in it for me?”. Want waarom zouden mensen willen veranderen als het hen niks oplevert? Daarom moet je hen de voordelen laten zien. Laat ze zien hoe het hun werk vereenvoudigt, tijd bespaart, hun productiviteit verhoogt en hoe het hun werk makkelijker maakt.
Knowledge (kennis): Wanneer mensen de werkplek willen, zullen ze er open voor staan om te leren hoe ze het moeten gebruiken. Dit is het moment om uit te vinden welk gedrag en welke skills moeten veranderen om succesvol te werken met de nieuwe werkplek. Je kunt de training aanpassen op basis van mensen hun persona’s.
Ability (vaardigheid): Help jouw werknemers om hun nieuwe skills toe te passen op hun dagelijkse taken. Als ze hun nieuwe vaardigheden meteen gaan gebruiken, zal het sneller hun “nieuwe normaal” worden. Laat ze oefenen en jou feedback geven die jij op jouw beurt kan gebruiken om de werkplek voor hen te verbeteren. Tijdens dit stadium moet je ervoor zorgen dat ze altijd toegang hebben tot de juiste hulpbronnen, zodat ze kunnen blijven leren en verbeteren. Zorg dat deze middelen ruim beschikbaar en makkelijk toegankelijk zijn.
Reinforcement (versterken): Verandering bereikt! Houd het nu vast. Het duurt even om nieuwe gewoonten te vormen – het is vaak gemakkelijk voor mensen om terug te vallen op de oude gewoonten. Daarom moet je toegewijd zijn aan het volhouden van de verandering met positieve versterking, zoals het belonen van werknemers voor hun toewijding en deelname en ze de positieve resultaten te laten zien die al zijn bereikt, door de verandering die zij gemaakt hebben. Maak het persoonlijk, want jouw mensen zijn degenen die de verandering verwezenlijkt hebben.

Stap 3: Opzet en zachte introductie

Nu je de basis lay-outs hebt voor jouw verschillende persona’s, is het tijd om deze mensen hun toekomstige werkplek te laten testen. Dit geeft jou een kans om feedback te verzamelen en er achter te komen of er eventueel dingen ontbreken of aangepast moeten worden. Hiervoor kun je één of meerdere testgroepen opzetten, afhankelijk van de grootte van jouw bedrijf.

Wie zet je in een testgroep?

Aangezien je natuurlijk wilt dat jouw werkplek een succes is bij alle werknemers, moet jouw testgroep een mix zijn van verschillende typen werknemers van verschillende afdelingen.

Early adopters

Vind de mensen die de verandering ondersteunen en graag willen veranderen. Zij zullen snel de kansen van de werkplek zien en enthousiast zijn om het te testen en te verbeteren.

Laggards

Natuurlijk bestaat jouw organisatie niet uitsluitend uit early adopters – er zullen altijd mensen zijn die verandering moeilijker vinden. Het is zeer belangrijk om deze mensen ook op te nemen in jouw testgroep. Hierdoor kun je er achter komen wat hun uitdagingen en moeilijkheden zijn en hierop reageren, voordat er problemen ontstaan, en de werkplek verbeteren voor de mensen die meer moeite hebben met nieuwe technologie.

IT pro’s

Aan de andere kant heeft jouw organisatie waarschijnlijk ook mensen die veel ervaring hebben met IT, aangezien hun baan er om draait. Door hen toe te voegen aan jouw testgroep kun je gebruik maken van hun talenten. Zij zullen waarschijnlijk de potentiële technische uitdagingen en kansen van de werkplek zien.

Voor alle typen mensen, zowel early adopters als laggards en IT werknemers, geeft betrokken zijn in dit vroege stadium hen een stem tijdens de transitie. Het geeft jou niet alleen de kans om feedback te verzamelen en de werkplek voor hen te verbeteren, maar het geeft hen ook een kans om input te geven op de manier waarop zij zullen gaan werken; het gevoel dat ze gehoord worden verhoogt de kans dat ze de werkplek zullen omarmen.

Geen CEO

Het is misschien verleidelijk om de CEO of hoger management op te nemen in jouw test groep, echter zouden wij je adviseren ze in een later stadium te betrekken. In het eerste stadium hebben zij andere prioriteiten en taken om zich mee bezig te houden – stoor ze niet met de kleinere details van het proces. Door de werkplek eerst te verbeteren met jouw testgroep, kun je problemen oplossen voordat ze aan het licht komen tijdens het uitrollen.

Stap 4: Geplande lancering

Heb je werkplekken gecreëerd op basis van jouw persona’s, ze getest, feedback verzameld en ze verbeterd? Mooi! Nu kun je de werkplek organisatiebreed lanceren.

Het lanceren van de adaptive workspace bestaat niet gewoon uit het geven van de link en logingegevens aan iedereen – het vergt werk en het is een voortdurend proces

Het draait om mensen

Laat de lancering om de mensen draaien, niet om de technologie of het product. Neem jouw bedrijfswaarden en gedeelde doelen er in op. Leg aan iedereen uit hoe het zal helpen hun uitdagingen op te lossen, hun werk te versimpelen en ze flexibeler te maken, laat ze zien hoe het nieuwe kansen zal creëren. Het draait niet om de hardware of software, het draait om vooruitgang, ontwikkeling en samen de toekomst in gaan.

Gebruik tools en sleutelrollen

Er zijn verscheidene tools die je kunt gebruiken voor de lancering. Je kunt bijvoorbeeld video’s gebruiken om uit te leggen hoe (delen van) de werkplek werkt/werken en om te informeren over de doelen en voordelen. Dit zou een mooie taak kunnen zijn voor jouw Sponsors, om het goede voorbeeld te geven en iedereen te laten zien waarom deze verandering positief is.

Als iedereen hun nieuwe digitale werkplek begint te gebruiken, komen jouw Captains in actie. Het is hun taak om hun team of afdeling te helpen om optimaal gebruik te maken van hun nieuwe werkplek en om vragen te beantwoorden. Het is ook hun taak om feedback te verzamelen; wat ons brengt bij de volgende stap.

Stap 5: Feedback verwerken

Zorg dat je feedback verzamelt en verwerkt, zodat je de digitale werkplek kunt vormen naar de wensen en behoeften van de medewerkers.

Zoals we in het begin van deze gids besproken hebben, is het succesvol maken en behouden van een verandering een voortdurend proces. Captains spelen hierin een sleutelrol, door het doorgeven van de feedback die ze ontvangen aan de Success Makers, zodat zij dit kunnen gebruiken om de werkplek verder te verbeteren en om te zien waar extra ondersteuning en training(smateriaal) nodig is.

Het verzamelen van feedback is echter niet alleen een taak van de Captains – het is een gezamenlijke inspanning. Het is daarom noodzakelijk om regelmatige feedback sessies in te plannen, waarin je kunt ontdekken welke (persona) groepen meer training, aanpassingen of ondersteuning nodig hebben. Deze sessies geven je ook de kans om extra functionaliteiten en voordelen te ontdekken die je aan de werkplek kunt toevoegen, om het gebruik hiervan te verhogen. Op deze manier kun je constant jouw nieuwe digitale werkplek verbeteren en er de meest mogelijke waarde uit halen.

Om feedback te verzamelen kun je ook gebruik maken van formulieren die je in de werkplek zelf kunt integreren.

We zijn er om te helpen + hulpbronnen

Wij zijn toegewijd aan het jou succesvol maken met Workspace 365. Daarom bieden we jou het Embracing Workspace Programma aan, waarin we jou door de stappen richting de adoptie van de digitale werkplek leiden.

Door met ons samen te werken kunnen we gezamenlijk een Embracing Workspace Programma op maat opzetten, om het gewenste effect en de adoptie van de digitale werkplek te maximaliseren, zodat jij er de meeste waarde uit kunt halen. Samen kijken we naar de persona’s van jouw organisatie, creëren we matchende adaptieve werkplekken en gaan we door de feedback die je ontvangt, zodat we samen de werkplek kunnen verbeteren voor jouw werknemers. Op deze manier kunnen we werk voor hen blijven vereenvoudigen, elke dag.

Contact het Customer Success Team

Hulpbronnen

Om jou verder te ondersteunen in jouw digitale werkplek adoptie proces, hebben we verschillende gratis hulpbronnen die je kunt downloaden. Je hebt ze misschien al in het artikel gevonden, maar voor je gemak hebben we ze hier ook allemaal op een rijtje gezet: