Zorg & ICT: blik op de digitale werkplek

Hoe mooi is het dat het weer mogelijk was om samen te komen om na te denken over de huidige staat en toekomst van Zorg & ICT. In juni vond Zorg & ICT plaats in de Jaarbeurs te Utrecht. Hier kwam een mix van zorgverleners, applicatiebeheerders, IT- & informatiemanagers, softwareleveranciers en IT-dienstverleners samen. In dit artikel geef ik een korte samenvatting van de gesprekken die wij gevoerd hebben, en de belangrijkste lessen die je hier als organisatie en/of IT-dienstverlening van kan leren.

Zorgverleners over de digitale werkplek

Hoe mooi is het dat je als softwareontwikkelaar in gesprek kan komen met de mensen die het ‘echte werk’ doen? Op het evenement spraken we zowel met zorgverleners die al gebruik maken van Workspace 365, als zij die dit nog niet doen. In het kort waren dit de punten die terug kwamen in gesprekken:

Zorgverleners zonder Workspace 365

• “Ik kan helaas niet werken vanaf m’n mobiel. Ik moet alles registreren op een computer of thuis op mijn laptop.”
• “Vaak doe ik het registreren buiten officiële werktijden omdat ik er bij de cliënt niet aan toe kom.”
• “Ik moet wel honderd keer per dag inloggen.” (Ze gaf toe dat honderd overdreven was, maar zo voelde het wel)

Zorgverleners met Workspace 365

• “Het prettigste vind ik dat we alles gewoon op één plek hebben met die tegeltjes.”
• “Ik vind het handig dat ik niet meer dat gedoe met wachtwoorden heb.”
• “Het ziet er gewoon eenvoudig uit, niet allemaal informatie die we niet nodig hebben.”

Wat mij opviel aan deze gesprekken is dat zorgverleners heel veel waarde hechten aan het gemak. De digitale werkplek moet er makkelijk uitzien en niet technisch overkomen. Hier zou ik bij het inrichten van de werkplek rekening mee houden. Richt het in op basis van functie, zodat alleen hetgeen wat voor de medewerker belangrijk is zichtbaar is.

Informatie- en IT managers over de digitale werkplek

Zoals verwacht heeft geen enkele zorgverlener gesproken over de cloud, remote desktop of netwerkschijven. Dat is iets waar zij, gelukkig, niet mee bezig zijn. Maar wel iets wat we vaak terug hoorden van de informatie- en IT managers. Een aantal zinnen uit gesprekken die mij bijgebleven zijn:

• “Tijdens COVID hebben we Teams uitgerold. Hierdoor merken we dat onze remote desktop omgeving vaak trager werkt. We willen nu kijken of we de remote desktop kunnen afschalen voor alleen de mensen die het nodig hebben.”
• “We maken nu nog gebruik van Office licenties die we ingekocht hadden, maar willen toch over naar Microsoft 365 en misschien iets doen met SharePoint.”
• “Ons huidige intranet is niet goed beschikbaar op mobiele telefoons. Ze (zorgmedewerkers, red.) kunnen alleen vanaf een laptop hun applicaties openen vanuit het intranet.”
• “Het intranet past zich niet automatisch aan op rollen, locatie of apparaten.”

De meeste organisaties hebben naast hun intranet ook nog een applicatieportaal, HR-portaal en diverse kritische bedrijfsapplicaties die ook graag het startpunt willen zijn voor de medewerkers. IT- en Informatiemanagers zoeken daarom naar manieren om dit samen te brengen. Dit laat zien dat ze meedenken over de beleving en processen van medewerkers.

Softwarebedrijven over de digitale werkplek

Bij een evenement spreken wij ook altijd graag met andere softwareontwikkelaars. Hoe zien zij de toekomst voor zich? Zijn er kansen om samen meer tijd te besparen voor  zorgverleners?

Ook bij Zorg & ICT hebben we gesproken met verschillende aanbieders van intranetten, EPD’s en HR-software. Onze Integratie Partner Manager, Mark Godthelp, ging in gesprek en deelt graag zijn bevindingen:

“Het is mooi om te zien dat de andere softwareleveranciers ons zien als een verlengstuk richting hun klanten. We kunnen niet allemaal het startpunt zijn en luisteren dan ook naar onze eindgebruikers om het werken met de verschillende gespecialiseerde oplossingen zo eenvoudig mogelijk te maken. Dit is ook een vraag die we tijdens de Zorg & ICT veelvuldig hebben gehoord.

Binnen Workspace 365 kunnen we deze oplossingen samenbrengen en zijn dan ook erg blij dat veel softwareleveranciers hieraan meewerken.

Zo zijn we afgelopen maand officieel onderdeel geworden van het TOPdesk partner eco-systeem, werken we samen met AFAS, Nedap Ons, Vilans Kick, en Zenya Doc. Tegelijkertijd zijn we actief in gesprek met diverse andere leveranciers van zorg-specifieke oplossingen om de digitale werkplek verder te verrijken met informatie uit deze applicaties en het in één overzicht beschikbaar te stellen op ieder apparaat. Op het moment en de locatie waar de zorgmedewerker het nodig heeft.”

IT-dienstverleners over de digitale werkplek

Binnen Nederland zijn er inmiddels 140+ IT-dienstverleners die Workspace 365 aanbieden. Bij het evenement spraken we met diverse IT partners (zoals Arcus IT, Axians, Detron, Ictivity, SLTN, TCC) die gespecialiseerd zijn in IT-beheer en digitale werkplek-trajecten binnen zorginstellingen (inclusief migraties, infrastructuur, verbindingen, etc.). Ook hier is een sterke focus te zien op de eindgebruikers.

Zo heeft bijvoorbeeld Ictivity een groot onderzoek uitgevoerd onder zorgverleners om de grootste frustraties en verbeterpunten te ontdekken rond de digitale zorgwerkplek. De resultaten kun je teruglezen in hun whitepaper: Hogere kwaliteit van zorg en lagere kosten: zorgwerkplek op maat.

Belang van adoptie en het betrekken van zorgmedewerkers

In een theatersessie interviewden we pre-sales consultant Berry Roemgens van The Computer Company (TCC) over zijn ervaring met zorgorganisaties.

Tijdens de sessie deelde hij dat IT onlosmakelijk verbonden is met het hedendaagse zorgproces, maar dat het verlenen van zorg met stipt op #1 staat. Hierbij is het noodzakelijk dat de digitale werkplek zo simpel en betrouwbaar mogelijk het zorgproces ondersteunt. Om dit voor elkaar te krijgen deelde hij een aantal tips:

• Betrek zorgmedewerkers zo vroeg mogelijk; het gaat om hun werkprocessen
• Maak gebruik van Floorwalkers: mensen die vragen kunnen beantwoorden bij de uitrol van de werkplek
• De digitale werkplek is geen doel op zichzelf. Het is een ondersteuning die continu blijft ontwikkelen en deel uitmaakt van je routekaart voor de toekomst

Hij ging in op het belang van een goed adoptietraject. Hier worden ook instrumenten ingezet om  die medewerkers te bereiken die niet alle nieuwsberichten volgen op het intranet. Bijvoorbeeld door de inzet van posters of klassikale trainingen. Zo deelde hij ook hoe zorgorganisatie Envida gebruik maakte van ‘floorwalkers’ die herkenbare t-shirts droegen en mensen hielpen bij de eerste uitrol van de werkplek.

Zorgmedewerkers zijn digivaardig – nu  de tools nog

Wie denkt dat zorgmedewerkers niet digivaardig zijn heeft het mis. In hun vrije tijd is er geen enkel probleem bij het installeren van apps op hun smartphone of het aanmaken van accounts en uploaden van foto’s. Wellicht ligt het aan de tools die hen geboden wordt. In de sessie van PieterJan Hilbers, zelfstandig Management & ICT Consultant, ging hij in op het vertrouwen op en betrekken van zorgmedewerkers. Een aantal van zijn tips:

• Betaal niet teveel voor het opnieuw opstellen van persona’s. Deze heb je waarschijnlijk al en kun je aanvullen. Daarnaast is een intramurale zorgmedewerker in jouw organisatie niet heel anders dan in een andere organisatie.
• De tijd van zorgmedewerkers is schaars. Huur daarom werkstudenten in via een uitzendbureau om tijdens de uitrol van de zorgwerkplek mensen te ondersteunen. Dat scheelt een hoop tijd in het beantwoorden van eenvoudige vragen en verlicht de druk op IT support.
• Betrek de zorgmedewerkers bij het inrichten van de werkplek zodat het hun werkprocessen ondersteunt.

Toekomst van de zorgwerkplek: Bespaar tijd

De druk op de zorg is enorm. Het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport verwacht dat het personeelstekort nog verder oploopt naar 135.000 vacatures in 2031. Daarnaast gaan we komende jaren nog meer effecten zien van vergrijzing. Er komen namelijk in de periode tot 2041 wel 2 miljoen extra ouderen bij. Dat is een verdubbeling. Met andere woorden: iedere minuut die we als betrokkenen in de IT kunnen besparen voor zorgmedewerkers is een enorme winst. Uiteindelijk hebben de zorgverleners daardoor net wat extra tijd voor de zorg van onze (groot)ouders, familie en vrienden.

Ook voor het kantoorpersoneel bij zorginstellingen is het belangrijk om te kijken naar een moderne omgeving die locatie-onafhankelijk is. Want volgens het FNV geven 70% van de kantoormedewerkers aan liever thuis te werken. Om toekomstbestendig en weerbaar te zijn is het daarom belangrijk om de digitale werkplek klaar te maken voor de toekomst.

Volgens bijna 5.000 gebruikers van Workspace 365 besparen ze meer dan 30 minuten per dag. Ben je benieuwd hoe zij dit doen? Bekijk dan hier een online sessie over de dag van zorgmedewerkers.