English
Nu digitale transformatie een steeds prominentere plaats inneemt in de bedrijfswereld, is het niet meer dan logisch om mee te gaan met de trends. Een van die trends is het oprichten van cross-functionele teams om het proces vlot te laten verlopen. Deze teams zijn een must aan het worden. Ze zijn de beste optie voor effectieve samenwerking.
Over samenwerking gesproken, iets wat vaak over het hoofd wordt gezien in deze teams is de relatie tussen IT en Communicatie. Ze lijken zo verschillend, toch? Niet dus. In feite liggen hun doelstellingen vaak op één lijn (en zouden dat ook moeten zijn).
In dit artikel onderzoeken we waarom deze samenwerking een van de belangrijkste factoren is voor digitale transformatie. We geven je ook een paar tips over hoe je die samenwerking kunt verbeteren!
Waarom is het belangrijk dat IT en communicatie samenwerken?
Dus, hoe overlappen de doelstellingen van elk van deze departementen elkaar precies? In het verleden was dat nauwelijks het geval. IT was verantwoordelijk voor het technologische aspect van het intranet. De communicatieafdeling was verantwoordelijk voor het gebruik van deze IT-tools om de aandacht en betrokkenheid te vergroten.
Maar nu de digitale transformatie toeneemt, groeit ook de behoefte om deze twee afdelingen te laten samenwerken aan gezamenlijke doelen. Onbewust hebben veel afdelingen al gezamenlijke doelen. Zo richten de meeste IT-leiders hun strategie op het verhogen van de bedrijfswaarde en het verbeteren van de digitale medewerkers ervaring. Terwijl communicatiemanagers zich richten op het versterken van de samenwerkingscultuur om de betrokkenheid van medewerkers te verbeteren.
Bij veel organisaties is IT al bezig met het implementeren van een digitale werkplek of applicatieportaal om het werk voor medewerkers te vereenvoudigen, zoals Microsoft 365, terwijl de afdeling Communicatie druk bezig is met het implementeren van een intranet om hun doelen te bereiken. Terwijl de digitale werkplek en het intranet in veel gevallen vergelijkbare problemen kunnen oplossen.
Het is duidelijk dat deze afdelingen hetzelfde willen: de mensen in hun organisatie tevreden en productief houden. Zonder een goede samenwerking tussen de twee, kan er een gebrek aan consistentie en coördinatie zijn, een verdubbeling van taken en nog erger, ze zouden beide veel geld en tijd kunnen spenderen aan de implementatie van nog een platform voor mensen om te controleren. Dat is waarom deze twee afdelingen zouden moeten samenwerken.
4 Tips om de samenwerking tussen IT en communicatie te verbeteren
Uit bovenstaande blijkt duidelijk dat de relatie tussen je IT- en communicatieafdeling de digitale medewerkers ervaring drastisch kan beïnvloeden. Daarom zijn hier 4 manieren om deze interne samenwerking te verbeteren:
1. Stel een cross-functioneel team samen en plan vergaderingen
Cross-functionele teams zijn de sleutel tot succes in digitale transformatie. Met een team dat alle verschillende soorten ervaring, vaardigheden en expertise omvat, kun je je doelen beter bereiken.
Cross-functionele teamleden hebben allemaal iets toe te voegen. Teamwork (als het gezond is en als er wordt samengewerkt) kan een van de belangrijkste drijvende factoren zijn, als het gaat om het succes van een bedrijf of project. Dit is niet anders als het gaat om samenwerking tussen IT en Communicatie.
Het is dan ook van het groot belang een omgeving te creëren waarin deze twee afdelingen ideeën kunnen uitwisselen en samen aan hun doelstellingen kunnen werken. Tenslotte zijn deze doelstellingen (zoals we hebben gezien) bijna hetzelfde.
To Do: Selecteer je teamleden en creëer een virtueel team om gezamenlijke doelen te ontdekken
Creëer een goede vergaderfrequentie. Doe eerst een kick-off (zie stap 2), plan daarna terugkerende vergaderingen en gebruik een projectmanagementtool die voor alle teamleden toegankelijk is om de taken bij te houden.
2. Stel vanaf het begin duidelijke doelen
We hebben het er dus al over gehad dat cross-functionele teams allemaal samenwerken aan één einddoel. Natuurlijk zullen er binnen deze teams vertegenwoordigers van verschillende afdelingen zijn. Dit geldt ook voor IT en communicatie, die samen moeten werken aan gezamenlijke doelen.
Maar hoe zorg je ervoor dat deze doelen vanaf het begin duidelijk worden gesteld? Hoewel het doel hetzelfde is (mensen die de digitale werkplek en het intranet gebruiken productief houden en effectieve interne communicatie vereenvoudigen), zijn er verschillende manieren om dit te bereiken. Er zullen dus ongetwijfeld conflicterende ideeën zijn.
De beste manier om doelstellingen op elkaar af te stemmen is door de doelstellingen van de verschillende afdelingen of teamleden duidelijk te omschrijven. Iedereen moet weten waar ze aan moeten werken en hoe het bijdraagt aan het grotere geheel.
To Do: Laat elke afdeling strategische doelen voor het komende jaar presenteren
Vertegenwoordigers van elke afdeling kunnen de doelstellingen van hun afdeling presenteren. Hierbij is het belangrijk om te bespreken of de hogere doelstellingen met dezelfde tools kunnen worden bereikt.
3. Houd iedereen op de hoogte
Een IT-afdeling en een communicatieafdeling zonder samenwerking kan leiden tot chaos. Werk kan dubbel worden gedaan, waardoor tijd verloren gaat. Daarom wil je ervoor zorgen dat je een open communicatiesysteem hebt, zodat iedereen op de hoogte blijft als het gaat om het stellen van doelen, de voortgang van projecten en andere specifieke teamdoelstellingen.
To Do: Maak een chat kanaal of een social feed voor het project
De makkelijkste manier om mensen op de hoogte te houden is door een chat kanaal te creëren in Teams of een social feed met een tool zoals Yammer. Hier kan iedereen in het projectteam de voortgang delen, de taken zien en feedback krijgen.
4. Creëer persona's voor je digitale werkplek
Deze laatste tip is misschien wel de nuttigste van allemaal. Aangezien het je kan helpen om alles te bereiken wat we tot nu toe hebben besproken.
Met een goede vormgegeven persona's voor je digitale werkplek kun je ervoor zorgen dat efficiëntie en productiviteit op een ongekend hoog peil staan. Digitale werkplekken worden steeds populairder voor digitale bedrijven. Het stelt teams in staat naadloos samen te werken via een gebruiksvriendelijke interface, zodat ze op de hoogte kunnen blijven van hun werk en contact kunnen houden met hun collega's.
Met persona's kun je de focus houden op de ervaring van de medewerker. Het stelt iedereen in je team in staat om vragen te stellen en te beantwoorden zoals "Hoe zou zorgverlener Carry het intranet gebruiken?". Zo kunnen je teams bijdragen aan het doel dat voor ogen staat.
To Do: Creëer persona's voor je digitale werkplek
Maak, zoals hierboven beschreven, je eigen persona's voor je digitale werkplek. Voel je vrij om deze persona templates te gebruiken om je op weg te helpen.
Laatste gedachten
Samenwerking tussen je IT- en Communicatieteams is essentieel om je digitale bedrijf soepel te laten draaien. Door samen te werken kunnen deze afdelingen ervoor zorgen dat je intranet en digitale werkplek de best mogelijke ervaring voor je medewerkers bieden. Uiteindelijk zal dit leiden tot een betere productiviteit en samenwerking tussen je medewerkers.
Als je nog maar net begonnen bent met het proces naar digitale transformatie, ben je waarschijnlijk op zoek naar de perfecte oplossing. Bekijk de gratis demo van Workspace 365. Deze laat je precies zien hoe je een adaptive workspace kunt creëren die voldoet aan je zakelijke behoeften.
