English
Hoe helpt de Activiteitenfeed van Workspace 365 om overzicht te creëren in het werk en alle notificaties? Er zijn oneindig veel mogelijkheden om applicaties te integreren en meldingen te ontvangen binnen de digitale werkplek. In deze blog geven wij voor verschillende afdelingen voorbeelden van integraties zodat informatiemanagers of managers van afdelingen de juiste informatie, op het juiste moment, bij de juiste mensen kunnen brengen.
Wat is een Activiteitenfeed?
De Activiteitenfeed in Workspace 365 brengt alle activiteiten, nieuws en notificaties samen in de digitale werkplek. Hiermee zorg je dat mensen kunnen focussen op hun werk doordat hun notificaties en activiteiten gefilterd worden.
Met de Activiteitenfeed ontvangen medewerkers notificaties over toegang tot applicaties, aankomende agenda afspraken (met mogelijkheid om meteen deel te nemen), nieuwsberichten en mededelingen uit het mededelingencentrum. Verder kun je door middel van een API ook applicaties van derden koppelen om ook die notificaties en activiteiten te ontvangen binnen de werkplek.
Notificaties per afdeling
Elke afdeling en team werkt met verschillende applicaties, zo werkt Marketing met Office-applicaties, social media, planning applicaties en tools zoals Google Analytics. Human Resource Management (HRM) gebruikt applicaties voor het invoeren van contracten, verlofdagen enzovoort. Om je op weg te helpen bij het integreren van applicaties beschrijven we per afdeling een aantal processen die handig zijn om te integreren in de digitale werkplek. Naast de notificaties per afdeling zijn er ook algemene notificaties.
Ondersteun de planning met extra herinneringen
Koppel een planningsysteem aan je digitale werkplek om je komende afspraken te tonen. Door Microsoft Exchange (Microsoft 365) te koppelen aan je digitale werkplek, is het mogelijk om direct deel te nemen aan online afspraken met slechts één klik.
Notificaties voor supporttickets en meer voor de IT-helpdesk
De IT-helpdesk moet zich kunnen focussen op het helpen en draaiende houden van de primaire processen van medewerkers. Om te zorgen dat de IT-helpdesk de focus hierop heeft liggen, kun je notificaties uit supportsoftware (zoals Zendesk, TOPdesk, Autotask en ServiceNow) toevoegen aan je digitale werkplek.
Vaak gebruikt de IT-helpdesk diverse software pakketten die belangrijke meldingen geven. Door alle belangrijke meldingen te sturen naar de digitale werkplek wordt het voor de IT-helpdesk makkelijker om vanaf ieder apparaat snel op de hoogte te zijn.
Voorbeelden van notificaties:
- Meldingen van nieuwe supporttickets op jouw naam
- Meldingen van storingen bij een software oplossing
- Meldingen van potentiële beveiligingslekken
- Meldingen van verzoeken om apparaten
- Meldingen van benodigde apparaat installaties
Notificaties richting de gehele organisatie en voor de communicatie afdeling
Deze afdeling maakt gebruik van veel verschillende applicaties en is ook verantwoordelijk voor de interne communicatie. Zij dienen, samen met de informatiemanagers, als beste op de hoogte te zijn van de mogelijkheden van de Activiteitenfeed.
Het is voor de marketingcommunicatie afdeling belangrijk om continu up-to-date te zijn van de laatste trends en ontwikkelingen binnen de markt. Als communicatie of marketing manager communiceer je continu over lopende campagnes, marketingplannen, strategieën en meer. Voor deze groep zijn er daarom twee toepassingen van de Activteitenfeed, namelijk voor informatiestromen binnen de afdeling en informatiestromen richting de gehele organisatie.
Notificaties vanuit communicatie naar de gehele organisatie
Stimuleren van sociale interactie en vergroten bereik van nieuws
Binnen de digitale werkplek komen mensen elke dag om hun applicaties, documenten en informatie te zoeken en ermee te werken. Het is dan ook de perfecte plek om mensen te bereiken met nieuws of om ze te stimuleren kennis te delen.
Hieronder volgen voorbeelden die communicatiemanagers in staat stellen om intern en extern nieuws, belangrijke documenten, video's en meer onder de aandacht te brengen (uit bijvoorbeeld RSS, een intranet of SharePoint).
Voorbeelden van notificaties:
- Stuur een notificatie als er een nieuw bericht gepubliceerd is op het intranet
- Stuur een notificatie bij aanpassingen aan belangrijke documenten
- Stuur een notificatie als er een nieuwe video gepubliceerd is
- Stuur een notificatie als er een document waar jij auteur van bent bewerkt is
- Stuur een notificatie als iemand iets plaatst of reageert in de social feed
Notificaties richting marketing- en communicatiemedewerkers
Projectmanagement
Binnen marketing is een goede planning cruciaal. Met projectmanagement tools (zoals Monday.com of Asana) heb je een teamplanning en is iedereen van elkaar op de hoogte. Door medewerkers aan de taken toe te voegen, weet iedereen waar hij of zij aan toe is en kun je bijhouden welke afdelingen tijd vragen zodat je bij uitbreidingen makkelijk hierop kunt inspelen.
Voorbeelden van notificaties:
- Melding als er een nieuwe taak toegewezen is
- Melding wanneer je een deadline hebt die bijna verloopt
- Melding als je feedback gewenst is
- Melding als een taak is afgerond waaraan jij hebt meegewerkt
Notificaties voor verlofaanvragen, nieuwe kandidaten en meer voor HRM
Om te zorgen dat HRM zich kan focussen op het aannemen en coachen van medewerkers is het belangrijk om al hun processen en notificaties samen te brengen. Binnen Workspace 365 kun je met de Activiteiten feed meldingen ontvangen vanuit veel gebruikte HRM-systemen zoals Workday, Recruitee, Afas en Exact.
Door meldingen te tonen in je digitale werkplek heeft de HRM medewerker in één oogopslag inzicht in de belangrijkste notificaties zonder eerst de applicaties hiervoor te openen. Zo kunnen ze vanuit één werkplek toegang krijgen tot de meest recente documenten, informatie uit verschillende systemen en al hun notificaties. Overal beschikbaar en automatisch aangepast op basis van hun rol, apparaat, locatie en meer.
Voorbeelden van notificaties:
- Stuur managers een notificatie om een verlofaanvraag goed te keuren
- Stuur recruiters een notificatie bij de aanvraag voor een vacatureplaatsing
- Stuur recruiters een notificatie bij goedkeuring van een kandidaat
- Stuur teamleiders een notificatie bij ziekmeldingen
- Stuur recruiters een notificatie bij het ontvangen van nieuwe kandidaten
- Stuur het team een notificatie om nieuwe medewerkers te introduceren
Notificaties voor interessante deals en meer voor sales
Door de Activiteitenfeed van Workspace 365 krijgt de verkoopafdeling inzicht in al hun activiteiten door het CRM-systeem (zoals Salesforce, Pipedrive of Hubspot) en contract management systemen (zoals Pandadoc) te koppelen aan Workspace 365. Op deze manier krijgt het sales team een beter inzicht in welke taken open staan en herkennen zij eerder kansen. Overal en vanaf elke locatie en elk apparaat, krijgt het sales team inzicht en kunnen zij snel schakelen en inspelen op het juiste moment.
Notificaties voor sectorspecifiek pakketten.
Als de API van een applicatie het toestaat is het mogelijk om notificaties uit het softwarepakket te sturen naar Workspace 365's Activiteitenfeed. Zo is het voor IT-dienstverleners of IT-afdelingen mogelijk om zelf koppelingen te maken met o.a. zorgapplicaties, leerlingvolgsystemen en andere sector specifieke software.
