English
Met Business Process Management (BPM) ga je efficiënter werken. Dat doe je door de processen in je organisatie te standaardiseren en optimaliseren. Je voorkomt onder meer menselijke fouten, legt tijdsverspilling bloot en motiveert je medewerkers. Op basis van een vijf-stappen aanpak en met een eigen set BPM-tools ondersteunt Workspace 365 je bij het optimaliseren van jouw bedrijfsprocessen.
Wat zijn je bedrijfsprocessen?
Wat doet jouw bedrijf voor haar klanten? Bedrijfsprocessen draaien om de handelingen die nodig zijn om jouw organisatie haar functie te laten vervullen. Ieder bedrijfsproces omvat zowel de handelingen die mensen uitvoeren als dat wat door ondersteunende systemen wordt toegevoegd om tot een resultaat te komen. Alle processen samen zijn (als het goed is) gericht op het ten uitvoer brengen van je bedrijfsstrategie. Hoe efficiënter je processen, hoe beter je marges en hoe blijer je klant.
Bestuderen, ontwerpen en modelleren
BPM draait om het bestuderen, ontwerpen en modelleren van jouw bedrijfsprocessen. Je kijkt naar de manier waarop ieder proces uitgevoerd wordt, monitort het verloop en ontdekt waar optimalisatiekansen liggen. Door je processen goed te organiseren zorg je dat de middelen die je hebt efficiënter worden ingezet om je bedrijfsdoelen te behalen. Dat levert kostenbesparingen op, verhoogt de productiviteit en maakt werk nog leuker ook.
Hoe begin je met BPM?
Reden genoeg om je met BPM bezig te houden. Maar hoe begin je? Keuze uit methodieken heb je genoeg. Six Sigma en Lean zijn twee zeer bekende plannen van aanpak. Wat je niet hebt, is één applicatie die je bij volledig bij BPM ondersteunt. Er zijn genoeg tools die je helpen om verschillende aspecten van BPM uit te voeren, maar de overkoepelende aanpak is mensenwerk. Workspace 365 kan je daarbij helpen.
5 stappen van Business Process Management
Wij baseren onze aanpak op de 5 stappen die in Business Process Management samen de BPM-levenscyclus vormen.
- Ontwerpen
- Modelleren
- Uitvoeren
- Bewaken
- Optimaliseren
Stap 1: Ontwerpen
Welke doelstellingen heeft jouw organisatie, en hoe zorgen jouw mensen dat die doelstellingen bereikt worden? In de ontwerpfase worden de bedrijfsprocessen in kaart gebracht. Uit gesprekken met belanghebbenden en met management ontstaat een duidelijk beeld van de werkwijze van de organisatie.
Stap 2: Modelleren
Op basis van de bevindingen in stap 1 kijk je waar aanpassingen in de huidige bedrijfsprocessen tot een betere manier van werken kunnen leiden. Is aanpassing niet toereikend? Dan kunnen in deze stap ook nieuwe processen bedacht worden ter aanvulling op, of ter vervanging van, bestaande bedrijfsprocessen.
Stap 3: Uitvoeren
Binnen BPM gooi je niet in één keer de hele organisatie overhoop. Voor je een nieuw proces breed uitrolt, test je eerst met een kleine groep medewerkers of het naar verwachting werkt. Als de kinderziekten eruit zijn en alles soepel loopt, rol je het uit binnen de gehele organisatie.
Stap 4: Bewaken
Key Performance Indicators (KPI's) vormen een belangrijke onderdeel van BPM. Dit zijn meetwaarden die je vooraf vaststelt om te bepalen of jouw optimalisaties het gewenste resultaat hebben. Door de KPI's in een dashboard zij-aan-zij te presenteren hou je overzicht op het volledige vernieuwingsproces en zie je wat werkt en waar bijsturing vereist is.
Stap 5: Optimaliseren
Met één ronde BPM ben je er niet. Het is een cyclisch proces. Op basis van de KPI's in stap 4 kun je bepalen waar de volgende optimalisatieslag mogelijk is. Als laatste stap verzamel je nieuwe aanknopingspunten voor de volgende optimalisatieslag. Daarna ga je terug naar stap 1.
Mooie theorie, maar wat kun je met BPM in praktijk?
Business Process Management is een geweldige tool om je organisatie digitaal te transformeren. Je kunt heel gericht technologie inzetten om meer voor elkaar te krijgen. Dat doe je dankzij BPM niet alleen op gevoel, maar onderbouwd met KPI's.
Flexibeler werken
Het belangrijkste voordeel dat je krijgt is meer flexibiliteit. Door je bedrijfsprocessen te stroomlijnen, kun je veel sneller omschakelen als de marktomstandigheden veranderen. Zijn grote veranderingen nodig? Dan heb je alle tools al in huis om in kaart te brengen wat je moet wijzigen. Je weet hoe je dat moet testen en kunt meten wat het resultaat is.
Betere marges
BPM heeft een positieve impact op je marges. Door af te rekenen met vertragingen, fouten en knelpunten kun je met dezelfde middelen meer doen. Of je nu effectiever gaat produceren of je klanten sneller van dienst bent, dit heeft een gunstig effect op je omzet zonder dat je navenant extra middelen in moet zetten.
Blijere medewerkers
Minstens zo belangrijk is het gunstige effect op je eigen mensen. Het eerste dat Business Process Management aanpakt zijn de saaie, repetitieve taken die een computer ook uit kan voeren. Mensen kunnen zich focussen op die kant van hun werk die uitdaging geeft. Daar krijgen ze ook nog eens gericht ondersteuning bij. Dat leidt tot minder vergissingen door routine, meer productiviteit en een hogere medewerkerstevredenheid.
Veilig en compliant
BPM heeft ook een goede invloed op je beveiliging en de naleving van wettelijke verplichtingen (compliance).
Door exact te registreren welke vrachtbrieven, vrijwaringen en andere documenten wanneer in het proces worden toegevoegd, zorg je dat je altijd aan de eisen voldoet. Je legt vast wie er wanneer met documenten werkt. Dat geeft een basis om je digitale beveiliging te verbeteren. Door de processen goed in de gaten te houden, komen eventuele gebreken in de navolging snel boven tafel en kun je die aanpakken.
Aan de slag met BPM
De digitale werkplek biedt een ideaal platform voor business process management. In Workspace 365 kun je jouw processen samenbrengen in één simpele interface. Ook kun je taken vanuit verschillende systemen samenbrengen om je processen te stroomlijnen. Daarnaast breng je de informatie die nodig is om je taken uit te voeren naar de werkplek. Zo heb je alles overzichtelijk op één plek.
Door BPM te overwegen zet je al de eerste stap naar efficiënter werken. De tweede stap is minstens zo eenvoudig: ga praten met experts. Workspace 365 helpt je graag met nadenken over hoe jij processen kunt optimaliseren en beheren binnen jouw organisatie met behulp van een digitale werkplek.
