Digitale werkplek inrichten: Vier typen werkplekken en medewerkers

Geüpdatet op 21 augustus 2020

Wanneer je een organisatie helpt naar een nieuwe digitale werkplek, is het belangrijk om te inventariseren waar hun behoeften liggen. Hierbij is het niet nodig om iedere keer opnieuw het wiel uit te vinden. Door gebruik te maken van een aantal vaste invalshoeken, zoals het type medewerker en werkplek, kun je eenvoudig bepalen hoe je de digitale werkplek inricht. In dit artikel geven wij een aantal invalshoeken aan de hand van drie typen medewerkers en vier typen werkplekken die je kunt gebruiken. Heb je na het lezen nog vragen over de ideale inrichting van de digitale werkplek voor jouw organisatie? Vraag ons dan om advies, wij denken graag met je mee.

Vier typen werkplekken

1. Beheerde persoonsgebonden apparaten
   Dit is de meest flexibele werkplek. Hierbij heeft de medewerker een beheerd apparaat die beveiligd wordt door de IT-afdeling/partner, vaak wordt hier bijvoorbeeld Microsoft Intune voor ingezet om het apparaat te beschermen. Daarnaast wordt de digitale werkplek Workspace 365 ingezet om medewerkers veilig toegang te geven tot applicaties met een enkele inlog, documenten overal beschikbaar te maken via een eenvoudige consistente weergave en tegelijkertijd ook om inzicht te geven in hun data en informatie via een rol-gebaseerde werkplek.

2. Beheerde gedeelde apparaten
   Wanneer meerdere medewerkers gebruik maken van dezelfde tablet of computer, raden wij het aan om gebruik te maken van apparaat(Windows)profielen. Door hier gebruik van te maken stel je de medewerkers in staat om al hun documenten ook te synchroniseren en de lokale officeprogramma’s te gebruiken. Door Microsoft Intune te gebruiken kun je ook deze apparaten beveiligen en bijvoorbeeld leeg maken van een afstand, om de data te beschermen bij verlies van het apparaat. Door Workspace 365 in te zetten hebben deze medewerkers op hun eigen devices (mobiel/tablet/laptop) toegang tot hun digitale werkplek. Zo kunnen zij ook vanaf andere apparaten toegang krijgen tot hun sociaal intranet, informatie en applicaties.

3. Onbeheerde persoonsgebonden apparaten (BYOD)
   Op het moment dat mensen in de organisatie hun eigen devices meenemen (BYOD) is het belangrijk om beveiligingsmaatregelen te treffen. Het liefste zou je uiteraard de apparaten in beheer nemen, maar mocht dit niet mogelijk zijn, dan heb je wel de verplichting om data zo goed mogelijk te beveiligen. In Workspace 365 geven we je daarom de mogelijkheid om het synchroniseren van bestanden uit te zetten vanuit de werkplek, of om bepaalde applicaties te blokkeren buiten het bedrijfsnetwerk, op een browsertype of zelfs op bepaalde apparaat typen. Daarnaast raden we aan om met Windowsprofielen te werken om de authenticatie te organiseren, zodat deze centraal te beheren valt vanuit Azure.

4.  Onbeheerde gedeelde apparaten (Let op: AvG)
   Deze laatste optie raden wij af. Bij sommige organisaties staat een computer met een enkel gebruikersprofiel, waarop iedere medewerker inlogt om vervolgens applicaties of documenten te openen. Eerder werkten zij vaak vanaf deze apparaten door in te loggen op een remote desktop, echter zie je nu dat deze computers ook gebruikt worden in combinatie met Office 365 of Workspace 365. Het risico wat je hiermee loopt is dat je niet kunt aantonen wie de computer gebruikt en zo ook niet wie bestanden aanpast of een datalek veroorzaakt. Hierdoor ben je als organisatie niet AvG-compliant.

Let op: Als je een gedeeld apparaat hebt, zorg dan dat iedereen een eigen profiel heeft. Daarnaast kun je met Workspace 365 ervoor zorgen dat mensen alleen de online Officeprogramma’s kunnen gebruiken zodat zij op deze manier hun bestanden bereiken, zonder iets te installeren, te downloaden of te synchroniseren.

Drie typen medewerkers

1. Kiosk
   Deze medewerker gebruikt vaak de werkplek als aanvulling op het werk. Vaak starten ze een enkele applicatie of krijgen ze via de werkplek inzicht in salarisstroken, nieuws uit de organisatie en kunnen zij deelnemen aan het sociale intranet. Meestal gebruiken deze medewerkers een complete cloud werkplek (Workspace 365 portal). Dit zijn mensen die weinig gebruik maken van IT; denk aan verplegers, chauffeurs, winkelpersoneel, bouwvakkers en andere taak-georiënteerde functies. Omdat deze medewerkers niet graag installaties of updates uitvoeren is het handig om ze een complete online werkplek te bieden, zodat je alles voor ze kunt beheren en ze alles centraal op één locatie kunnen bereiken.

2. Informatiemedewerker
   Dit type medewerker kan niet zonder IT. De medewerker gebruikt verschillende applicaties om data bij elkaar te zoeken en deze te gebruiken om taken uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan accountmanagers die gebruik maken van CRM om gegevens te zoeken en verwerken, of een binnendienst medewerker die offertes opstelt. Voor dit type medewerker is het belangrijk om rol-gebaseerd toegang te krijgen tot applicaties, informatie en bestanden. Ze werken graag samen, waardoor het belangrijk is om eenvoudig informatie en documenten te delen. Sommige medewerkers moeten nog gebruik maken van Windowsapplicaties op een Remote Desktop of hebben toegang nodig tot de fileserver, omdat deze gekoppeld is aan een applicatie of te complex is om op dit moment al te migreren naar de cloud. Bij deze groep medewerkers is het belangrijk te inventariseren of zij gebruik maken van de lokale Office applicaties en of zij een Remote Desktop of fileserver nodig hebben.

3. Leidinggevenden
   Als leidinggevende is het belangrijk om inzicht te krijgen in data. Om die reden ontsluit de werkplek naast nieuwsbronnen ook data uit applicaties middels Power BI. Zo krijgt een financieel directeur een werkplek met de laatste omzetgegevens, terwijl een commercieel directeur de progressie ziet van alle accountmanagers. Daarnaast kunnen zij eenvoudig applicaties of informatie toevoegen aan een groep, zodat deze direct voor de juiste medewerkers beschikbaar zijn.

Inrichting digitale werkplek

De digitale werkplek inrichten kan eenvoudiger worden gemaakt door een goede inventarisatie te maken. Bepaal aan de hand van bovenstaande omschrijvingen hoe de inrichting van de digitale werkplek eruit moet zien per afdeling, functie of medewerker. Lees daarnaast ook ons artikel over de adoptie van digitale werkplekken om te zorgen dat je goed voorbereid bent en weet wat de impact is van de transitie naar een digitale werkplek.

Heb je twijfels en weet je niet zeker wat de beste werkplektype is voor een klant, neem dan gerust contact met ons op zodat we kunnen helpen via: https://support.workspace365.net/