English
Overspannenheid, burn-outs, depressies, verminderde productiviteit en creativiteit: de gevolgen van informatiestress zijn niet mis. Maar wat is informatiestress precies? Wat zijn de oorzaken? Tot welke schadelijke gevolgen kan het leiden? En hoe kun je het - als bedrijf en als persoon - voorkomen?
Informatie: een groot goed met een zure nasmaak
Veel mensen hebben er last van: informatiestress, oftewel 'information overload' in het Engels. Tuurlijk, dankzij informatie kunnen we snel en uitgebreid communiceren met anderen, zijn we op de hoogte van wat collega's doen en weten we wat er in de wereld gebeurt. Maar voor veel mensen brengt dat een zure nasmaak met zich mee. Door de overweldigende hoeveelheid informatie vervaagt namelijk de grens tussen waardevolle informatie en afleiding en kunnen ze info steeds moeilijker bijhouden en filteren. Met informatiestress tot gevolg.
Wat is informatiestress?
We spreken van informatiestress als mensen lijden onder het feit dat de hoeveelheid informatie waarmee ze te maken krijgen, groter is dan hun capaciteit om die informatie te verwerken. Het is niet precies bekend hoeveel mensen hiermee kampen, maar in een groot onderzoek gaf één op de vijf Amerikanen aan hier last van te hebben.
Is het van alle tijden?
Misschien wel, althans: sinds de cognitieve revolutie 70.000 jaar geleden. In de dertiende eeuw werd bijvoorbeeld al geklaagd over de grote hoeveelheid informatie die men te verstouwen kreeg. Twee grote revoluties hebben bijdragen aan de informatiemoeheid die veel mensen tegenwoordig ervaren.
Sinds de uitvinding van de boekdrukkunst door Gutenberg rond 1430 kan bestaande informatie snel worden gerepliceerd. Door het digitaliseren van content en ICT-ontwikkelingen zoals de opkomst van het internet is het verspreiden van nieuwe informatie vele malen makkelijker, goedkoper en toegankelijker geworden. Gevolg: in de laatste tien tot vijftien jaar zou er zelfs veel meer informatie zijn gecreëerd dan in de volledige geschiedenis van de mensheid daarvoor.
Wat zijn de oorzaken van informatiestress?
Die gigantische berg informatie ligt natuurlijk ten grondslag aan het probleem van informatiestress. Omdat we tegenwoordig allemaal gebruik kunnen maken van internet, een smartphone en social media, is alle informatie altijd voorhanden. E-mails, appjes, foto's, video's en tekstberichten. Op en in Facebook, Twitter, Instagram, nieuwsmedia, apps, websites en bedrijfspresentaties... Het is nog maar een fractie van alle informatie die we tot ons nemen. Of - beter nog - die op ons af wordt gevuurd.
We consumeren veel informatie die vroeger nog niet bestond of waar we nog geen toegang toe hadden, maar waarvan we tegenwoordig vinden dat het onmisbaar is. Denk aan buitenlandse bronnen, blogposts van collega's of concurrerende bedrijven, online research en het intranet.
Met name de smartphone heeft een grote bijdrage geleverd aan het informatiestressprobleem. Al die informatie zit nu namelijk in je broekzak en is toegankelijk via een paar tikjes op je scherm. Voor alles hebben we een andere app, waarvan we allerlei soorten berichten en meldingen krijgen. Vaak wordt een beschuldigende vinger uitgestoken naar Big Tech-bedrijven zoals Facebook en Google, die ons dagelijks leven vullen met allerlei (verslavendmakende) triggers zoals push- en chatberichten, updates en aanbiedingen.
Tot slot: sommige experts, zoals de Wit-Russisische filosoof Evgeny Morozov, vermoeden dat ook een gebrek aan verveling bijdraagt aan het probleem. Met een smartphone op zak hoef je je nooit meer te vervelen, terwijl dat volgens hen wel goed is om (onder andere) alles even te laten bezinken.
De gevaren van information overload
Psychologen signaleren dat informatiestress ons kan uitputten en demoraliseren, wat resulteert in symptomen die lijken op de aandachtsstoornis ADD (attention deficit disorder). Uiteindelijk kan dit uitmonden in overspannenheid, een burn-out of een depressie. Het is één van de oorzaken van de alarmerende toename van burn-outs de afgelopen jaren: maar liefst één op de tien Europeanen heeft bijvoorbeeld burn-out-achtige gevoelens.
Psychosomatische klachten
Informatiestress kan leiden tot zogeheten psychosomatische klachten, oftewel lichamelijke klachten die worden veroorzaakt door psychische factoren. De auteur Linda Stone bedacht bijvoorbeeld de term e-mail apnea voor het fenomeen dat sommige mensen een onbewuste onderbreking van hun ademhaling ervaren wanneer ze hun e-mail afhandelen.
Verminderde productiviteit
Door al deze effecten heeft informatiestress een nadelige invloed op de productiviteit. Medewerkers die afgeleid zijn door (op dat moment) irrelevante informatie, kunnen de tijd die ze daaraan kwijt zijn per slot van rekening niet besteden aan nuttige werkzaamheden. Bovendien vergt het veel tijd en cognitieve energie om helemaal terug te keren naar het werk dat we deden voordat we werden afgeleid door bijvoorbeeld een notificatie of nieuw bericht.
Het zou zelfs 24 minuten kosten voordat medewerkers weer volledig terug zitten in de taak die ze deden voor het openen van een e-mail. Bijvoorbeeld omdat ze ook andere e-mails lezen of vrienden gaan appen, maar ook omdat ze tijd kwijt zijn aan het scrollen door openstaande applicaties om uit te zoeken waar ze ook alweer mee bezig waren (en daar weer door afgeleid raken). Een ongelezen e-mail zien terwijl je een taak moet vervullen, zou je effectieve IQ zelfs met tien punten verminderen. Ook jonge mensen - die opgegroeid zijn in een oerwoud van online afleidingen - blijken ononderbroken periodes nodig te hebben om uitdagende taken effectief te kunnen uitvoeren.
Afname in creativiteit
Er lijkt ook een verband te zijn met een afname in creativiteit. Word je overspoeld met informatie, dan heb je geen ruimte in je hoofd om nieuwe inzichten te laten ontstaan. Uit onderzoek bleek bijvoorbeeld dat we minder creatief zijn als allerlei onderbrekingen voor een gefragmenteerde werkdag zorgen.
Overige gevolgen
Ten slotte kan informatiestress een algeheel ongelukkig gevoel opleveren, een verslavende werking hebben en zorgen voor verzadiging: je krijgt er dan genoeg van, de informatie raakt je niet meer en je wordt oppervlakkig.
Wat kun je doen om informatiestress te voorkomen?
Er zijn tal van manieren om ervoor te zorgen dat je minder stress ervaart door de zee aan informatie om je heen. We noemen de belangrijkste.
Productivity management
Productiviteitsmethodes en -trucjes helpen je om de mentale belasting te verminderen, waardoor de balans tussen de hoeveelheid informatie en de verwerkingscapaciteit van je brein gunstiger uitslaat. Vooropgesteld: de methodes en trucjes moeten wel bij je passen, aangezien iedereen z'n eigen unieke karakter, vaardigheden en wensen heeft.
Je kunt bijvoorbeeld aanhaken bij bepaalde methodes van productiviteitsexperts, zoals Getting Things Done van David Allen of Inbox Zero van Merlin Mann. Getting Things Done is bijvoorbeeld gericht op het opschonen van je brein door een lijst te maken van alles dat rondzoemt in je hoofd. Het komt er in feite op neer dat je alles opschrijft dat afleidt van je werk. Daarna verdeel je alle taken onder in dingen die je vandaag moet doen, die je moet delegeren, die je deze week moet doen en die je moet laten schieten.
Een veelgehoord productiviteitsadvies is 'eat the frog': begin je dag met de belangrijkste of vervelendste taak, waarna je de dag kunt vervolgen met de fijne wetenschap dat het ergste of belangrijkste er in ieder geval al op zit.
Het is verder belangrijk om voldoende te pauzeren, liefst minimaal een kwartier per twee tot drie uur werken. Wandelen, een hazenslaapje doen, een paar liedjes luisteren: het is geen tijdsverspilling maar juist een investering. Je brein ondergaat een reset, waardoor je veel efficiënter bent op de lange termijn en je creativiteit een boost krijgt.
Verder: spaar alle taakjes die minder dan twee minuten op en doe ze achter elkaar, handel vergelijkbare taken meteen na elkaar af en stop onmiddellijk met multitasken.
Attention management
Attention management ligt in het verlengde van time management. Het gaat er echter niet om hoe je je tijd in goede banen leidt, maar je aandacht. Je moet in staat zijn om te kiezen wanneer en waarop je je concentreert. Het idee is dat je tijd niet kunt managen, maar je eigen aandacht wel.
Belangrijke elementen zijn onder meer het beheersen van de omgeving door dingen die je kunnen verstoren weg te nemen, je technologie te optimaliseren voor je aandacht en motivatie op te wekken omdat het een voedingsbodem is voor aandacht.
Bedrijfscultuur, protocollen en educatie
Alles begint bij bewustzijn: als organisatie kan het daarom verstandig zijn om je personeel voor te lichten. Besteed bijvoorbeeld aandacht aan de impact die de e-mailfunctie 'reply all' kan hebben en de noodzaak om zo bondig mogelijk te communiceren.
Zorg bovendien dat het probleem bespreekbaar wordt. De perceptie heerst dat zoveel mogelijk informatie en communicatie juist iets positiefs is, waardoor medewerkers makkelijk meegezogen worden in bepaalde gebruiken en wellicht minder makkelijk aan de bel trekken als de hoeveelheid informatie en communicatie wel een tandje minder kan.
Het kan wenselijk of zelfs noodzakelijk zijn om bepaalde protocollen rondom informatie en communicatie op te stellen dan wel gebruiken af te schaffen, onder andere omdat veel interne communicatie door medewerkers als nutteloos wordt ervaren. Denk aan een bedrijfsbrede afspraak om collega's niet meer te bellen, mailen, direct messagen of WhatsAppen na zes uur 's avonds, tenzij het bedrijf anders omvalt. Of stop ermee om wekelijkse verslagen van je afdeling naar alle afdelingshoofden te sturen als dit puur en alleen is bedoeld om 'zichtbaar' te blijven.
Mindset veranderen
Het is praktisch onmogelijk om je te onttrekken aan de informatiemaatschappij, maar je hebt wel invloed op hoe je die informatieberg beklimt. Het kost wat wilskracht, maar je kunt je mindset ten aanzien van informatie veranderen. Probeer daarbij vooral te accepteren dat er te veel informatie is. Je kunt simpelweg niet op ieder berichtje of notificatie reageren en je hebt geen tijd om alle blogposts, nieuwsberichten en social media-kanalen integraal tot je te nemen.
Meer verveling
Verveling voorkomt informatiemoeheid en stimuleert productiviteit en creativiteit. Met verveling wordt bedoeld: zorg dat je helemaal verstoken bent van prikkels van buitenaf, vermaak en activiteiten. Daardoor wordt, volgens professor cognitieve neurologie Erik Scherder, het zogeheten 'default mode network' in de hersenen flink actief, waardoor je op nieuwe gedachten kunt komen. Niet alle experts zijn het hiermee eens overigens, sommigen zien verveling vooral als iets negatiefs dat geen meerwaarde heeft.
Overige tips en tools
Tot slot:
- Houd de hoeveelheid notificaties beperkt tot een absoluut minimum.
- Organiseer je werk zo dat je niet tot heel laat door hoeft te werken (en trek aan de bel bij je leidinggevende als je structureel tot laat werkt).
- Meld je af voor e-mailnieuwsbrieven die je niet leest of die je niet interessant (genoeg) vindt.
- Stap uit nutteloze of oninteressante WhatsApp-groepen en zeg dat mensen je kunnen bellen of mailen voor belangrijke zaken.
Zo helpt een digitale werkplek
Met een digitale werkplek zoals Workspace 365 heb je al je applicaties, documenten en informatie bij elkaar op één plek. Ook beheer je er je taken en notificaties en is alles gemakkelijk doorzoekbaar met de globale zoekfunctie. Zo kun je de werkgerelateerde informatiestroom die op je afkomt beter managen. Daarnaast ben je in staat om je werk zowel beter te organiseren als slimmer uit te voeren, waardoor je meer mentale capaciteit hebt.
Dit wordt mogelijk dankzij een aantal functies. Met Micro Apps bijvoorbeeld kun je één specifieke taak voltooien vanuit de digitale werkplek, zodat je niet de hele tijd in externe programma's hoeft te zoeken. Omdat je daar niet onbedoeld rondkijkt, heb je minder afleiding. Ook kun je de hele applicatie openen met één klik als je meer acties moet uitvoeren.
De Activiteitenfeed van Workspace 365 laat je informatie uit verschillende applicaties (zoals e-mail en intranet) samenbrengen in één omgeving. Daardoor hoef je niet steeds te wisselen tussen de applicaties en raak je niet afgeleid door andere informatie die je daar ziet. Daarnaast scheelt het natuurlijk veel tijd.
Een adaptive workspace op basis van Conditional Access is aan te passen aan een individu of groep, maar past zichzelf ook automatisch aan op basis van iemands rol, locatie, apparaat en browser. Denk aan remote applicaties die niet zichtbaar zijn voor mobiele devices of aan tegels binnen de digitale werkplek die grijs worden als een applicatie niet beschikbaar is voor de browser in kwestie. Daardoor zien mensen vooral wat voor hen interessant is en lopen ze niet tegen irrelevante en afleidende mededelingen of notificaties aan. En dat maakt die enorme berg aan informatie die je moet beklimmen gelukkig een stuk minder steil.
