De Digital Employee Experience is essentieel voor het succes van jouw organisatie. Het geeft aan hoe tevreden medewerkers zijn met de tools die hen geboden worden en de manier waarop met technologie gewerkt wordt binnen de organisatie. En tevreden medewerkers zijn de basis van een organisatie. Dus hoe kun je de adaptive workspace gebruiken om een sterke Digital Employee Experience te creëren?

Wil je meer weten over wat de Digital Employee Experience is? Bekijk dan deze blog.

Hoe de adaptive workspace de Digital Employee Experience verbetert

Voordat we ingaan op de manieren waarop je jouw werkplek kunt optimaliseren om de Digital Employee Experience te verbeteren, bespreken we eerst de manieren waarop het gebruik van de adaptive workspace in het algemeen al jouw Digital Employee Experience naar een hoger niveau tilt.

Vereenvoudig werk door alles samen te voegen in één werkplek

Complexiteit in de IT-systemen veroorzaakt frustratie, improductiviteit en bergen verloren tijd. Niemand wil zijn tijd verdoen met zoeken naar inloggegevens van de zoveelste web applicatie, of zelfs naar de applicatie zelf, elke keer een omweg moeten nemen om één specifieke applicatie te openen via de Remote Desktop, of zoeken tussen een berg documenten naar de juiste versie. Een versnipperde werkplek kost tijd, moeite en onnodig denkwerk, wat ervoor zorgt dat mensen zich een stuk minder op hun primaire taken kunnen focussen.

Met Workspace 365 verenig je alles wat je nodig hebt om te werken in één werkplek, waar je alles bereikt met één klik door middel van Single Sign-On. Van applicaties en informatie, tot documentmanagement systemen, nieuws, intranet en meer. Het is zelfs mogelijk om legacy software, zoals de Remote Desktop en fileserver, te integreren en op een conforme manier aan te bieden.

Zo hebben mensen één centraal startpunt van hun dag, waar vanuit ze alles kunnen bereiken wat ze nodig hebben op dezelfde, eenvoudige manier. Hiermee bespaar je hen niet alleen tijd, maar ook een hoop frustratie.

Creëer een persoonlijke en adaptieve werkplek

Alles in één werkplek is veel. Te veel. Niet iedereen heeft hetzelfde nodig binnen een organisatie; het is dan ook niet slim om iedereen een werkplek te geven met al dezelfde applicaties en informatie. Daarom is de werkplek eenvoudig aan te passen aan een specifieke groep of individu, en past de werkplek zichzelf automatisch aan om werken gemakkelijker te maken. Zodoende ziet elk individu alleen de applicaties en informatie die voor hem of haar relevant zijn.

De werkplek past zich onder andere aan op basis van iemands rol, locatie, apparaat en browser. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat remote applicaties niet zichtbaar zijn voor iemand die op zijn of haar telefoon zit, of dat als iemand in een browser werkt waar een bepaalde applicatie niet beschikbaar is, de tegel grijs wordt en er een melding verschijnt wanneer diegene probeert de applicatie te openen. Op deze manier is het een stuk duidelijker voor mensen hoe ze wel en niet kunnen werken, en hoeven ze zich geen zorgen te maken over applicaties die het “om de één of andere reden niet doen”.

Ondersteun mobiliteit en flexibel werken

Dat de werkplek zich automatisch aanpast, maakt het ook een stuk gemakkelijker om vanaf verschillende apparaten te werken. Daarnaast komt nog het feit dat aangezien de werkplek zich in de browser bevindt, het eenvoudig bereikbaar is vanaf elk apparaat, of dit nou een desktop, laptop, tablet of mobiele telefoon is. Zodoende neem je gemakkelijk je hele werkplek met je mee, als dat nodig is.
Dit is niet alleen geschikt voor mensen met een mobiele functie, zoals ambulante zorgmedewerkers of sales-medewerkers. Ook mensen die af en toe vanaf huis werken, zoals steeds vaker gebeurt, leraren die steeds in andere ruimtes werken en thuis nakijkwerk doen, of mensen die gewoon behoefte hebben aan iets meer flexibiliteit profiteren hiervan.

Betrek meerdere afdelingen (HR & Communicatie)

Wanneer we het hebben over de Digital Employee Experience, ligt de focus niet alleen op het ‘Digital’-gedeelte. Uiteindelijk is het de Employee Experience waar het allemaal om draait. Daarom is de Digital Employee Experience, in tegenstelling tot wat veel mensen denken, niet alleen de verantwoordelijkheid van de IT-afdeling. Communicatie en HR spelen bijvoorbeeld ook een grote rol hierin.

Met de adaptive workspace kan de IT-afdeling Communicatie en HR betrekken bij het optimaliseren van de Digital Employee Experience en ze hier de juiste tools voor geven. Zo kunnen werkplekbeheerders ze bijvoorbeeld Eigenaren maken van specifieke app groepen, of bepaalde tools. Welke tools dit precies zijn gaan we later in deze blog op in.

Een automatisch veilige werkplek

Elke organisatie wilt uiteraard dat hun werkplek veilig is. Maar daarentegen wilt niemand te maken hebben met ingewikkelde processen of omslachtige veiligheidsprocedures. Met Workspace 365 kunnen werkplekbeheerders veiligheidsinstellingen op zo’n manier hanteren dat beveiliging een natuurlijk proces wordt.

Dit kan onder andere door het eerdergenoemde aanpassingsvermogen van de werkplek; werkplekbeheerders kunnen er bijvoorbeeld voor zorgen dat gevoelige informatie niet geopend kan worden buiten het bedrijfsnetwerk.
Daarnaast zijn er verschillende extra veiligheidsmaatregelen die genomen kunnen worden, zoals het instellen van Multi-Factor Authenticatie met Azure. Zo voeg je een extra beveiligingsstap toe aan de toegang tot de gehele werkplek of specifieke applicaties, waar iemand zijn identiteit moet verifiëren.
Ook kun je er bijvoorbeeld voor zorgen dat mensen veilig kunnen e-mailen, door onze integratie met SmartLockr, en kun je extra toegangsbeheer en Life Cycle Management toevoegen met onze integratie met HelloID.

Door gebruik te maken van de extra beveiligingsopties zorg je ervoor dat werknemers niet meer zelf hoeven na te denken over veiligheid, maar dat dit voor hen gedaan wordt. Zo ben je er zeker van dat werknemers niet (per ongeluk) verkeerde keuzes maken, in de stress raken of teveel tijd zijn met het nadenken over veiligheidsoverwegingen.

Hoe je de adaptive workspace kunt optimaliseren voor een ultieme Digital Employee Experience

Het is dus duidelijk dat het gebruik en het goed inrichten van een adaptive workspace je al een heel eind op weg helpen naar een betere Digital Employee Experience. Maar er zijn binnen deze digitale werkplek nog talloze extra stappen die je kunt nemen om de Digital Employee Experience te verbeteren. We nemen er een aantal door.

Adoptie en onboarding: bied training en ondersteuning in de werkplek

Niet iedere werknemer heeft dezelfde digitale vaardigheden. Er zullen altijd mensen zijn die wat extra ondersteuning kunnen gebruiken, of het nou gaat om een medewerker tijdens het adoptieproces of een nieuwe medewerker die de werkplek nog niet kent. Ook mensen die al wel gewend zijn aan het werken met de werkplek kunnen af en toe (technische) ondersteuning gebruiken. Je wilt echter niet dat elke keer wanneer iemand een vraag of probleem heeft, deze met hun laptop bij de IT Servicedesk staan, of dat iedereen hun vragen stuurt per mail of chat; dat is simpelweg onoverzichtelijk en inefficiënt. Er zijn echter verschillende manieren waarop je via de werkplek IT ondersteuning kunt bieden.

Maak gebruik van de How-to tile

De How-to tegel is vooral een uitkomst voor mensen die de basis van de werkplek aan het leren zijn. In deze tegel staan korte how-to video’s die uitleggen hoe men specifieke onderdelen van de werkplek gebruikt. Deze tegel werkt op basis van permissies, zodat mensen alleen de how-to video’s zien van de functies die zij daadwerkelijk kunnen gebruiken.
Met de How-to tegel kunnen mensen zelfstandig leren over het gebruik van de werkplek en zelfstandig informatie opzoeken wanneer ze dat nodig hebben.

Voer taken uit in de werkplek met Micro Apps en Microsoft Power Apps

Mensen zijn vaak onnodig veel tijd kwijt aan standaard bedrijfsprocessen, zoals declaraties, tijd- en kilometerregistraties, het aanvragen van werkkleding en werken met offertes. Deze taken (en meer) kun je vereenvoudigen met Micro Apps in Workspace 365. Dit zijn simpele apps gericht op het uitvoeren van een specifieke taak en kun je koppelen aan bijvoorbeeld documenten en e-mails. Zo kunnen mensen gemakkelijk deze taken uitvoeren zonder de werkplek te verlaten en zonder gebruik te hoeven maken van grote organisatieapplicaties met een hoop overbodige functies. Een goed voorbeeld hiervan is de Vilans KICK Micro App.

Je kunt ook Micro Apps creëren met Microsoft Power Apps. Hiermee ontwikkel je zelf specifieke applicaties om jouw bedrijfsprocessen te vereenvoudigen. Deze integreer je in een paar eenvoudige stappen in jouw werkplek.

Integreer support tickets

Een manier om IT-ondersteuning gemakkelijker te maken aan beide kanten, is door het gebruik van een service management systeem. Deze kun je ook integreren in jouw adaptive workspace, zodat mensen altijd vanaf hun dashboard hun support tickets kunnen zien. Je kunt op het moment gebruik maken van zowel een TOPdesk live tile als een ConnectWise live tile. Wil jij graag een andere integratie zien? Dien een feature request in.

Integreer een chatfunctie

Voor de situaties die wat urgentere ondersteuning vereisen, kun je een chatfunctie integreren in jouw adaptive workspace met behulp van HTML. Dit biedt vooral een uitkomst voor mobiele medewerkers die ondersteuning op locatie nodig hebben. Via de chatfunctie kunnen ze snel ondersteuning vragen en ontvangen, zodat ze meteen weer aan het werk kunnen, waar ze ook zijn.

Maak handleidingen en protocollen snel bereikbaar

Mensen zijn vaak best bereid om zelf te zoeken naar antwoorden op hun vragen. Maar dan moet het wel duidelijk zijn waar deze antwoorden te vinden zijn. We zien vaak dat organisaties wel handleidingen en protocollen beschikbaar hebben, maar deze verloren gaan in een ingewikkelde map structuur. Dit resulteert vaak in dat de zoekende persoon veel tijd kwijt is met zoeken, en het uiteindelijk toch aan iemand vraagt. Dit is frustrerend voor de mensen die tijd verspillen met zoeken en wachten op antwoord, en voor de mensen die deze vragen keer op keer krijgen.

Om deze informatie snel en gemakkelijk bereikbaar te maken, kun je mappen met handleidingen en protocollen integreren in de Documenten live tile. Zo hebben mensen deze snel bij de hand en kunnen ze met de zoekfunctie meteen vinden waar ze naar zoeken.

Geef medewerkers een stem

Het opzetten en inrichten van werkplekken is een proces waarbij veel tijd en aandacht wordt besteed aan wat medewerkers nodig hebben en aan het trainen en inlichten van medewerkers. Een goede zaak natuurlijk, maar wat gebeurt er na dit proces?

Het antwoord hierop is eigenlijk dat er geen ‘na dit proces’ is. De wereld is constant in ontwikkeling, evenals jouw medewerkers. Jouw werkplek moet dit ook zijn. Het is daarom belangrijk om steeds te blijven vragen aan medewerkers wat ze nodig hebben, wat hun uitdagingen zijn en waar ze extra ondersteuning bij kunnen gebruiken. Dit kun je doen door regelmatig een enquête af te nemen onder jouw medewerkers, met behulp van Microsoft Forms. Deze integreer je eenvoudig in de werkplek. Zo kun je de werkplek voortdurend blijven verbeteren en aanpassen op basis van de behoeften van jouw medewerkers.

Monitor gebruik door analytics te integreren

Een optimale digitale werkplek is dus niet een kwestie van één keer inrichten, en je bent klaar. Het is constant onderhouden en verbeteren. Een andere manier waarop je dit kunt monitoren is door het integreren van analytics, wederom door het gebruik van HTML. Zo houd je toezicht over het gebruik van de werkplek en kun je door middel van feiten en cijfers zien hoe goed de adoptie van (onderdelen van) de werkplek verloopt. Wordt er bijvoorbeeld weinig gebruik gemaakt van een bepaald onderdeel, maar is het wel de bedoeling dat mensen het gebruiken? Dan vinden mensen dit onderdeel misschien lastig, en kunnen ze extra training gebruiken. Door de analytics in de gaten te houden spot je uitdagingen en kansen voor verbetering, die anders misschien niet aan het licht zouden komen.

Verbeter digitale communicatie en samenwerking

Een groot onderdeel van de digitale beleving is hoe men online communiceert en samenwerkt met anderen. Om mensen in teams, afdelingen of bedrijfs-breed gemakkelijker te laten samenwerken en overleggen, kun je tools als Microsoft Teams of Yammer integreren.

Communicatie is ook zeer belangrijk voor HR en, uiteraard, de Communicatie-afdeling. Hiervoor zijn het Mededelingencentrum en de Mededelingen tegel belangrijke tools. Hiermee kunnen berichten worden geplaatst in een tegel op het dashboard, of kunnen omvangrijke berichten worden gepusht naar de medewerker in de vorm van een pop-up.
Met deze tools blijven medewerkers moeiteloos op de hoogte van het laatste bedrijfsnieuws en mededelingen. Het is ook een manier om mensen digitaal te verbinden aan de organisatie en de cultuur; om je interne merk te bouwen.

DEX als onderdeel van EX

De Digital Employee Experience focust misschien op het digitale stuk, maar maakt hoofdzakelijk deel uit van de Employee Experience. Het is deel van de manier waarop medewerkers zich voelen binnen jouw bedrijf, en voor jou een manier om ze te betrekken, te motiveren en intern de cultuur te versterken. Het draait om meer dan alleen het pushen van tools en het bieden van bedrijfsinformatie, maar is de manier waarop jij digitaal een community creëert en mensen motiveert.
De adaptive workspace biedt je een platform om dit te doen. Om meer dan alleen werktools te integreren, maar om jouw bedrijf elke dag sterker te maken.

Wil je meer weten over de adaptive workspace? Download dan onze whitepaper of vraag een gratis demo aan.

Wat is Workspace 365 whitepaper banner

Ontvang ons nieuws

* indicates required


Snel up-to-date!

LinkedIn
Youtube
RSS
Twitter
Facebook
Georgien Modijefsky

Georgien Modijefsky

Master of Content

Heb je verdere vragen over de demo omgeving, Workspace 365 of heb je feedback voor ons? Stuur een bericht naar: georgien@workspace365.net

Zelf de werkplek proberen?

Interesse in Workspace 365

Bedankt voor het aanmelden, de demo wordt na bevestiging verzonden naar je mailbox.