Verbeter jouw Digital Employee Experience

Het belang van de digital employee experience (afgekort DEX) neemt in rap tempo toe. Steeds meer organisaties gebruiken de term en verkennen het concept erachter, analyseren hun algehele employee experience, maar focussen zich ook met name op het digitale element.

De digital employee experience is erg belangrijk omdat het impact kan hebben op de betrokkenheid, doeltreffendheid en productiviteit van werknemers. Dit heeft op zijn beurt weer invloed op van alles, van personeelsverloop tot winstgevendheid. In dit artikel bespreken we wat digital employee experience precies is, en zullen we tien tips geven om de DEX te verbeteren.

Wat is Digital Employee Experience (DEX)?

Klanten stellen ons vaak de vraag: 'Wat is DEX?'. Op hoog niveau is digital employee experience de manier waarop je werknemers technologie op hun werkplek ervaren. Er is een holistische, strategische en een gezamenlijke kijk nodig op alle digitale contactmomenten die werknemers hebben met hun werkgevers gedurende de periode waarin ze voor een organisatie werken. Het beschouwt technologie ook vanuit het perspectief van de werknemer - een goede digital employee experience is vooral gericht op de behoeften van werknemers. Een makkelijkere manier om dit te beschrijven is het 'digitale' deel van de algehele employee experience.

Alhoewel er overeenstemming is over de globale betekenis van DEX is er geen overeenstemming over de specifiekere betekenis van de term. Verschillende interpretaties van digital employee experience leggen de nadruk op verschillende dingen; bijvoorbeeld het positioneren van het concept zodat het gelijk staat aan 'klantervaring' maar dan toegepast op werknemers, of als de digitale ervaring die wordt aangeboden aan werknemers gedurende de levenscyclus van een werknemer binnen een organisatie, van onboarding tot aan het moment dat ze de organisatie verlaten. Wat er precies onder 'digital employee experience' valt verschilt in feite van organisatie tot organisatie.

Welke factoren hebben impact op de DEX?

Er moet met een aantal verschillende factoren rekening gehouden worden bij het leveren van de DEX. Hieronder vallen:

• De mogelijkheid om efficiëntie te verbeteren en het mogelijk maken voor werknemers om dingen snel gedaan te krijgen.
• Gebruiksvriendelijke en intuïtieve interfaces.
• Het voorkomen van een informatie-overload door niet over een enorm aantal apps of systemen te beschikken.
• Eenvoudige workflows die een soepele overdracht van kennis binnen de organisatie mogelijk maken.
• De mogelijkheid om vanaf elke locatie te werken, op elk tijdstip en op elk apparaat.
• Technologie die aansluit op de behoeften van diverse arbeidskrachten.
• Nuttige hulpmiddelen tijdens belangrijke momenten, zoals de onboarding van werknemers.
• Communicatie- en samenwerkingstools die ervoor zorgen dat iedereen een stem heeft.
• Goede vindbaarheid zodat werknemers kunnen vinden wat ze nodig hebben.

10 tips om de digital employee experience te verbeteren

Er zijn veel verschillende tactieken en benaderingen om je te helpen een sterke DEX te leveren die alsmaar beter en beter wordt. Hier zijn tien tips om dat te doen.

1. Onderzoek de behoeften van de medewerkers

Begrip hebben voor hoe medewerkers technologie gebruiken en wat ze nodig hebben is misschien wel het belangrijkste uitgangspunt wanneer je voor een geweldige DEX wil zorgen. Wat zijn de hoofdtaken die ze moeten uitvoeren? Waar lopen ze tegenaan? Wat werkt goed? Hoe veranderen hun behoeften gedurende de dag? Wat werkt en wat werkt niet? Hoe voelen ze zich, zowel bewust als onbewust? Om een sterke digital employee experience te creëren moet je jouw werknemers en de manier waarop zij werken kennen.

Uitgebreid en doorlopend onderzoek doen is de sleutel tot succes. Er zijn een hoop verschillende technieken die je hiervoor kunt gebruiken waaronder enquêtes, gegevensanalyses, interviews, workshops, observaties, bruikbaarheidstests, registratie van activiteiten en meer. Van hieruit kun je user journeys van werknemers in kaart brengen, persona's creëren en prototypes gebruiken om door te gaan met het ontwikkelen van een digital employee experience die echt een verschil gaat maken.

2. Focus op een moderne, digitale mindset

Bij ontwikkelingen rondom de digital employee experience is het goed je te beseffen dat verwachtingen van werknemers gevormd worden door hun digitale ervaringen buiten werk, door hun gebruik van mobiele apps, social media en digitale assistenten. Ze zoeken dingen op met Google, kopen spullen op Amazon en kijken films op Netflix. Ze willen dat hun ervaring met digital workplace technology gelijk is aan, en net zo modern is als hun 'consumentenervaring'. In de praktijk is dit niet altijd mogelijk, maar het helpt om te streven naar een digital employee experience die aantrekkelijk is voor een moderne digitale mindset.

3. Richt je op verschillende, diverse groepen

De meeste organisaties hebben hele diverse arbeidskrachten met verschillende behoeften. Iets wat voor één groep een goede digital employee experience kan zijn, zal niet hetzelfde zijn voor een andere groep. Dit is niet universeel!

Daarom is het belangrijk om er zeker van te zijn dat je inspanningen om een digital employee experience te leveren gepersonaliseerd zijn en zoveel mogelijk op elk individu en zijn of haar behoeften gericht zijn. Persona's hebben die gebaseerd zijn op gebruikersonderzoek en de mogelijkheid voor individuele werknemers om hun eigen ervaring met technologie te configureren kan hier erg belangrijk zijn. Het is bijvoorbeeld bewezen dat de mogelijkheid tot leveren van sterk gepersonaliseerde ervaringen in Workspace 365 een belangrijke factor is in het waarborgen van goede DEX.

4. Creëer het juiste bestuurskader en de juiste bestuursprocessen

Het leveren en verbeteren van de digital employee experience vereist altijd coördinatie en management op de achtergrond, dus is het belangrijk om het juiste bestuurskader en de juiste bestuursprocessen te creëren die een sterke DEX ondersteunen. Hieronder valt:

• Het hebben van de juiste basisprincipes om gegevensprivacy -en beveiliging te waarborgen.
• Het hebben van ontwerp -en merkstandaarden om continuïteit te creëren.
• Het implementeren van processen om integratie van nieuwe technologieën in je digital employee experience toe te staan.
• Het vaststellen van duidelijk eigenaarschap en verantwoordelijkheden voor aspecten van jouw digitale werkplek.

Bestuur is een belangrijk onderwerp op zich, en moet altijd in het achterhoofd gehouden worden.

5. Empower jouw werknemers door ze verantwoordelijkheid te geven 

Een goede algehele werknemerservaring zal ervoor zorgen dat individuele werknemers zich vertrouwd voelen en voelen dat hun stem telt. Op dit principe moet ook in de digital employee experience gereflecteerd worden. Het empoweren van je werknemers om digitale hulpmiddelen op hun eigen, creatieve manier te gebruiken zodat het op hun behoeften aansluit is belangrijk.

Samenwerkings- en communicatiehulpmiddelen zijn belangrijke elementen in elke digitale werkplek; geef je werknemers genoeg verantwoordelijkheid, autonomie en keuze in het gebruiken van deze hulpmiddelen om ze op hun eigen manier te laten werken en hun stem te laten gebruiken.

6. Gebruik systemen die je digitale processen ondersteunen

Eén van de taken van een sterke digital employee experience is om werknemers te helpen dingen gedaan te krijgen en taken snel en efficiënt af te krijgen, pijnpunten te verwijderen, barriëres op te heffen en helderheid te scheppen. Om je digital employee experience te verbeteren helpt het heel erg om te focussen op de juiste gebruikssituaties en ervoor te zorgen dat je met systemen werkt die een paar van je belangrijkste organisatorische processen ondersteunen.

Een HR-systeem zoals Workday kan jouw belangrijkste processen van HR en talentmanagement ondersteunen; Salesforce en Dynamics staan waarschijnlijk centraal in je verkoopactiviteiten en marketingactiviteiten; je kunt een organisatorisch Enterprise Resource Management systeem gebruiken; je IT of HR-helpdesk zou ServiceNow kunnen gebruiken; jij gebruikt waarschijnlijk Microsoft Teams.

Als je hard werkt aan het verbeteren van de digital employee experience, bijvoorbeeld door het creëren van een enkele digitale werkplek die toegang biedt tot je volledige digitale ecosysteem of het bouwen van integraties en workflows, moet je ervoor zorgen dat je de juiste systemen binnen je bereik hebt.

7. Beschik over de juiste digitale infrastructuur om verbetering te ondersteunen

Het is belangrijk om de juiste digitale infrastructuur en set-up te hebben voor het configureren en beheren van een digital employee experience die in ontwikkeling is. Het kan bijvoorbeeld al moeilijk en erg duur zijn om kleine verbeteringen te maken als je gepersonaliseerde portalen of intranets hebt die zijn ontwikkeld om één plek te bieden waar alle werknemers de hulpmiddelen en materialen die ze nodig hebben kunnen vinden.

Een cloud-based omgeving die je gemakkelijk kunt configureren om kleine doorlopende wijzigingen te maken als gevolg van de feedback van werknemers maakt het makkelijker voor jou om voortdurende verbeteringen te realiseren en ondersteunen. Dit hebben we ook gezien bij onze klanten die ons vertellen dat de configureerbaarheid van het Workspace 365 platform ze goed helpt bij het focussen op de DEX.

8. Betrek werknemers bij het digitale ontwikkelproces

Een goede tip om je digital employee experience te verbeteren is om je werknemers bij het digitale ontwikkelproces te betrekken. Dit kan op verschillende manieren gedaan worden, onder andere door de feedback te gebruiken die je hebt gekregen van werknemers om verbeteringen te realiseren, ze betrekken bij het testen en zelfs door ze te vragen om als digitale kampioenen op te treden zodat ze de adoptie bij hun collega's kunnen promoten.

Het betrekken van werknemers heeft drie hoofdzakelijke voordelen:

• Je ontvang veel data zodat je je kunt richten op verbeteringen die echt een verschil zullen maken
• Je kunt de buy-in van werknemers stimuleren wat de adoptie kan bevorderen
• Het kan een cultuur van innovatie en verbetering stimuleren, evenals een flexibele mindset

9. Blijf digitaal ontwikkelen

We leven in een razendsnelle, onstabiele wereld waarin voortdurend veranderingen optreden. De COVID-19 pandemie heeft ons laten zien hoe de prioriteiten van zowel organisaties als hun werknemers plotseling kunnen veranderen. Organisaties zijn zich constant aan het herstructureren, technologie ontwikkelt zich op een hoog tempo, en de verwachtingen van werknemers over de digital employee experience kunnen ook rap veranderen door de apps die zij buiten hun werk gebruiken.

Dit alles betekent dat het noodzakelijk is om digitaal te blijven ontwikkelen, nieuwe functies te introduceren, bestaande mogelijkheden bij te stellen en ervoor te zorgen dat je aan de behoeften en verwachtingen van werknemers voldoet. Dit is makkelijker gezegd dan gedaan, en vereist factoren zoals flexibele processen, terugkoppelingen en een digital-first mindset om ervoor te zorgen dat je digital employee experience meegaat met de behoeften van je werknemers.

10. Vergeet de vindbaarheid en inhoud niet

Wanneer je je richt op de digital employee experience, focussen veel teams zich op de middelen die zijn gebruikt en de gebruikerservaring. Twee andere belangrijke factoren zijn de content en de vindbaarheid. De content die mensen gebruiken is een heel belangrijk deel van de digital employee experience - als het relevant, nuttig en boeiend is dan zal het iets goeds doen.

Vindbaarheid is ook erg belangrijk - kunnen mensen de apps en informatie die ze nodig hebben gemakkelijk vinden door te zoeken of browsen? Voor medewerkers is er niets wat frustrerender is dan tijd verspillen omdat je niet kunt vinden wat je op dat moment nodig hebt. Wanneer je verbeteringen voor de DEX overweegt, zorg er dan voor dat je content en zoeken daarin meeneemt.

Focus je altijd op de DEX!

De Digital Employee Experience is belangrijk bij het ondersteunen van adoptie, productiviteit, betrokkenheid en meer. Het is een belangrijk onderdeel van de manier waarop we werk ervaren, vooral met de huidige situatie waarin veel werknemers vanuit huis werken, en een digitale werkplek zoals Workspace 365 kan een groot verschil maken.